Buenas prácticas a la hora de planificar grandes proyectos

Cada proyecto es único y su enfoque y estrategia también debe ser específica y especialmente adaptada a él. Pero hay factores que en ocasiones sobrepasan el ámbito más técnico y que son fundamentales para el éxito del proyecto, como la propia cultura del país en que se desarrollan.

Nuestro compañero Luis Mittenhoff, experto en planificación de proyectos mediante herramientas de gestión de proyectos como PRIMAVERA, nos explica a partir de esta reflexión las buenas prácticas a aplicar en grandes proyectos como en lo que está participando.

Os invito a leerlo con mucha atención.

Buenas prácticas en grandes proyectos

Haciendo memoria, voy a narrar un hecho que me ocurrió con un amigo que trabajaba en Alemania.

Hablando acerca de cómo llevaban los proyectos antes de, y durante su ejecución, esta persona me comentaba una diferencia fundamental en la forma de estudiar y ejecutar los proyectos entre Alemania y España, y exponía:

“… he estado trabajando tanto en el mercado español como ahora, en el alemán, y existe una gran diferencia en lo que se refiere a la planificación entre estos países…”,

y a continuación, me lo explicó con un dibujo muy aclaratorio:

¿Llevaba razón o no?

A mi entender, sí. Realmente, pocas son las obras que se planifican en España, y que en base a esa planificación se ejecutan los trabajos, aunque también es cierto que últimamente la tendencia a planificar tanto temporal como económicamente va creciendo en nuestro país.

Así, a continuación os dejo un decálogo de buenas prácticas en el que explica punto por punto como planificar una obra desde su inicio, y como usar esa planificación como base para la ejecución (y posterior control) de la misma.

1. Estudia en profundidad el proyecto que quieres planificar.
2. Haz la descomposición de ese proyecto en función de lo estudiado en el punto anterior (por fases, por tipología, por ciclo de vida…).
3. Aquí viene lo difícil…no subdividas el punto 2 en exceso! Tienes que encontrar el nivel óptimo de subdivisión, si no perderás demasiado tiempo, o por el contrario no tendrás un proyecto planificado que te permita ejecutarlo y controlarlo correctamente en un futuro.
4. Una vez subdividido, empieza a insertar/dibujar las actividades del proyecto que compondrán el cronograma.
5. Calcula la duración de las actividades, justificando dicho cálculo, y establece el “link” entre ellas. En este punto es de suma importancia el punto nº1.
6. Cuando ya tengas realizado el cronograma…úsalo como base de ejecución de los trabajos. Y aquí hago un hincapié. Es el punto de inflexión entre planificar y ejecutar. Todos los proyectos importantes llevan a cabo una planificación exhaustiva de los trabajos. Pero ojo! Con esto no quiero decir que no se pueda planificar una obra de mediano-pequeño tamaño. Si se tiene una visión general de los trabajos a realizar, se puede ahorrar mucho dinero en costes que caen en saco roto (como pueden ser los costes indirectos)
7. Cuando se esté ejecutando tu base… haz mediciones “on site” de cómo va el proyecto (Datos de desempeño del trabajo).
8. Refleja esas mediciones de campo en tu cronograma, te ayudarán mucho a saber qué está pasando en el proyecto (y sí, estoy hablando de introducirlos en un programa específico de planificación de obra…como Primavera P6!)
9. Y, como el punto anterior, si eliges a Primavera P6 como herramienta de planificación, podrás asignarle a cada actividad un coste, y esto te dará una estimación aproximada de lo que se lleva cada actividad por período de tiempo (el denominado “Cash Flow”).
10. Y aquí es cuando empieza ese camino reiterativo de gestionar – monitorear/controlar – (aceptación por parte del cliente) – cerrar!…, siendo uno de los pilares básicos de la metodología de PMI.

Si quieres avanzar en el conocimiento de las herramientas de gestión de proyectos, te proponemos realizar cualquier de nuestros programas de formación que puedes encontrar en nuestra web www.wolfproject.es

En concreto Luis es nuestro experto y formador en PRIMAVERA ORACLE y puedes asistir a unos de sus cursos como el de PLANIFICAR PROYECTOS CON PRIMAVERA PLANNER DE ORACLE.