Cómo agilizar un proyecto predictivo

Realmente no hay una forma o método correcto a la hora de gestionar proyectos, de hecho, la manera de saberlo es sencillamente, si se consigue el éxito del mismo y el producto o servicio obtenido, cubre las necesidades del cliente y que su inversión ha merecido la pena.

Así, si coincidimos con esta opinión, los directores de proyectos, debería tener una mentalidad abierta y no utilizar una metodología sin más; bien porque la conocen o porque su organización o cliente la usan, sin estar seguros que es el mejor approach para su desarrollo.

 

¿Ágil o predictivo?

Básicamente, cuando un Project Manager se enfrenta a un proyecto, puede elegir sobre al menos cuatro enfoques básicos diferentes, a saber:

  • Métodos predictivos (waterfall) en los que prima el disponer de un plan adecuado y que servirá de guía para los miembros del equipo. Los más representativos son el definido por PMI® en el PMBOK® y el método PRINCE2®.
  • Métodos ágiles (por ejemplo, SCRUM), que se podría aplicar en entornos de incertidumbre o donde los cambios de requisitos y del entorno son continuos, por lo que la planificación detallada no sería adecuada, ya que probablemente, sería perder el tiempo; se estaría re-planificando constantemente y esto no sería eficiente.
  • Métodos híbridos; cuando se usan en un mismo proyecto tanto enfoque ágil como predictivo. O por fases o por la incorporación de sus diferentes principios.
  • El método ELCUSV; “El Que Cada Uno Se Inventa”, y sería la forma en que un profesional ha podido desarrollar a lo largo de su carrera profesional y que puede incorporar, o no las buenas prácticas y conocimiento de los enfoques anteriormente definidos.

 

En búsqueda de la eficiencia perdida

En cualquier caso, cuando nos enfrentamos a un proyecto, lo fundamental es analizar, por una parte, la complejidad del proyecto, su importancia en la estrategia de la organización, el nivel de definición y el entorno –interno y externo- en el que se desarrollará, como por otra, el enfoque o approach a utilizar.

Que el proyecto, en términos de gestión, sea más o menos eficiente –que use adecuadamente los recursos y que con los mismos recursos obtenga mayores resultados-, depende de cómo se gestionará éste, teniendo en cuenta el nivel de control deseado y también, el equipo disponible y sus características.

De hecho, en un reciente informe de la consultora internacional McKenzie, llegó a una conclusión terrible; más del 60% del tiempo se dedica a gestionar el trabajo en vez de realizarlo.

 

Cómo agilizar un método predictivo

Ser ágil en el desarrollo de productos, es una ventaja competitiva realmente importante, ya que la organización que aplica correctamente los principios ágiles y dispone de un equipo con las características adecuadas. Pero esto no siempre ocurre, de hecho, si no se pone en marcha correctamente el enfoque ágil, el proyecto puede quedar completamente fuera de control. De hecho, Jeff Sutherland opinaba sobre SCRUM:

SCRUM es sencillo, pero no fácil.

Además, no para todos los proyectos –ni todas las organizaciones-, es adecuado usar un marco SCRUM. Y hacerlo con modelos más predictivos realmente se podrían obtener mejores resultados y se puede integrar más fácilmente con los sistemas de la organización; es menos disruptivo.

Pero, desde luego, sería una pena el no aprovecharse de los claros beneficios que aporta el enfoque ágil. El reto es saber cómo hacerlo. Según mi opinión, se pueden conjugar la mayoría de los principios ágiles, siendo las dos mayores diferencias las siguientes:

  • Horizonte de planificación: Este concepto nos indica hasta donde somos capaces de definir suficientemente el trabajo a realizar. De forma que en proyecto que gestionemos con metodologías ágiles, éste es muy corto, entre 2 a 6 semanas. Y en un proyecto más predictivo, éste suele ser mayor.
  • Los roles y responsabilidades de los agentes clave del equipo: Encontramos una diferencia básica entre el Director del proyecto –Project manager-, figura básica en los métodos predictivos y que es el responsable del proyecto, quien toma las decisiones y dirige al equipo. Pero en SCRUM, esta figura se diluye y el protagonismo pasa a manos del equipo de gestión del proyecto, quienes se auto-organizan y dirigen, encontrándonos con el rol de Scrum Master, quien, no actúa como el Project Manager, sino que aplica un estilo de líder servil, ayudando a que el equipo desarrolle su trabajo lo más eficientemente posible.

 

Agilizamos por fases

De hecho, si queremos agilizar nuestros proyectos predictivos, podemos hacer muchas cosas, pero en este artículo me gustaría resaltar lo siguiente:

Identificar las diferentes fases de gestión: Este tipo de fases, secuenciales, hace que el proyecto no se autorice “de golpe”, sino que se haga fase a fase. Así, el Director del Proyecto puede pactar con el Patrocinador o cliente, las diferentes fases que compondrán su ciclo de vida, identificando los entregables a producir en cada una de ellas.

Y ahí, podemos ser ágiles ya que al final de cada una de las fases, el cliente puede revisar los entregables que se hayan predefinido y valorar el curso a seguir en las siguientes fases. Pudiendo seguir el plan previsto, o si el entorno, nuevos requisitos identificados o cualquier otro aspecto, modificarlo y volver a re-planificar a alto nivel el proyecto y en detalle para la siguiente fase.

 

Conclusiones

Así, hoy en día, donde nos encontramos que los proyectos se desarrollar en entornos cada vez más complejos y cambiantes, los directores de proyectos no pueden seguir ciegamente una metodología, sino disponer del conocimiento necesario; ágil y predictivo, para… acertar.

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Ángel Nájera Pérez 

CEO Wolf Project: Senior Trainer & Consultant Project Manager

PhD. Doctor en Ingeniería por la UA

PMP PRINCE2 PMI-RMP SDC/SMC/SPOC  Auditor ISO 21500:2103

(+34) 607 147 641

angelnajera@wolfproject.es

www.wolfproject.es

2017-02-13T10:25:45+00:00