Cada vez es más habitual que las empresas y organizaciones, sea cual sea el sector, se organicen por proyectos, es decir que se transformen en Project Based Organizations o PBOs. Esto quiere decir, que sus beneficios los obtienen a través del uso o puesta en el mercado de los productos que generan a partir de sus proyectos.
De hecho, grandes gurús de la gestión de proyectos como Harold Kerzner ya anunciaba en 2.003 el cambio de paradigma que, a su juicio, se estaba produciendo en el mundo de la gestión empresarial y su orientación hacia los proyectos y afirmaba que: “Si bien hace 20 años, las empresas tenían la opción de elegir utilizar project management. Hoy algunas de ellas, -estúpidamente- piensan que todavía pueden hacerlo. Y nada más lejos de la realidad; su supervivencia depende de cómo implementen los procesos de gestión de proyectos y lo rápido que lo hagan”.
Los pasos hacia la excelencia
Pero, paso a paso; en un primer momento, cuando una organización decide cambiar su estructura de gestión tradicional, -dominada por las decisiones de los departamentos-, hacia una más proyectizada, -donde se designa a un responsable para cada proyecto (director del proyecto), que será el que siguiendo las directrices de la organización planifica y gestiona a los diferentes agentes y recursos para alcanzar los objetivos deseados-, lo fundamental es determinar la estrategia de cómo proceder.
Así, en primer lugar hay que determinar el estado actual en términos de aplicación de buenas prácticas de gestión de proyectos, para seguidamente, determinar cuál será el nivel de excelencia deseado. Esto determinará el gap o el trabajo necesario para lograrlo.
El proceso completo lo podemos representar en el siguiente esquema:
Un aspecto importante es la determinación real de la situación y para ello, es fundamental contar con el apoyo y ayuda de un experto. Pero las habilidades del mismo, no deben quedarse tan sólo en el conocimiento de la gestión de proyectos, sino que como se ve en el esquema anterior, la decisión de cuál debe ser el enfoque más adecuado para cada organización, involucra aspectos clave como son la gestión del porfolio, la gestión de programas, conocimientos en la gestión de riesgos, de estrategia empresarial y en general debe ser capaz de disponer de una visión global integradora.
PMI® (Project Management Institute USA), ha desarrollado un modelo o marco para poder establecer tanto el nivel de madurez de la organización, así como las aspectos clave para alcanzar la implementación de procesos deseada. Se denomina OPM3 Organizational Project Management Maturity Model 3rd Edition y que es un estándar fundacional y básico para este cometido.
Shu – Ha – Ri
El maestro del kendo Endō Seishirō decía que para el aprendizaje hay que pasar por tres estadios; el primero denominado Shu, el alumno debe repetir lo que otros ya han desarrollado, es decir, hay que aplicar lo más fielmente posible las metodologías y buenas prácticas existentes. De forma, que lo más eficiente –y efectivo- sería usar y “copiar” un método testado y validado, hasta que se comprenda y domine. Una vez conseguido esto, se puede pasar al siguiente escalón, denominado Ha, donde se pueden realizar innovaciones y adaptaciones al método existente. Para finalmente en el Ri –si se alcanza-, ser completamente rompedor y liberarse de cualquier atadura o corsé. Como ilustramos en la figura siguiente:
En el OPM3, también se aplica esta filosofía y, en realidad también se indica en la mayoría de los enfoques de gestión de proyectos y programas, además de ser recomendado por múltiples expertos. De lo que se deduce, que no es buena idea diseñar nuestros procesos sin contar con las metodologías existentes.
Mejor si te basan en lo conocido…
Concluyendo; la clave está en gestionar los proyectos correctamente, y en una empresa donde coexistan varios directores de proyectos, es fundamental que se estandaricen los procesos, formatos y en general la forma en cómo se gestionan los proyectos. Lo que generará predictividad y seguridad tanto en los directores de proyectos, como en los patrocinadores, directores de programa o portfolio y en general en los diferentes interesados. La clave es cómo hacerlo y para eso, se tiene que usar el cocimiento existente.
Si necesitas más información sobre cómo implementar procedimientos de gestión de proyectos efectivos en tu organización, puedes contactar conmigo.
