El principal reto de muchas empresas y organizaciones actualmente, es el de consolidar sus negocios y, además, aumentar la eficiencia de sus recursos. En un entorno tan competitivo y en el que, afortunadamente, se está produciendo una mejora en las previsiones empresariales, es cuando es el momento de afinar y de hacer que sus equipos se centren en conseguir que los productos y servicios que ofrecen, se realicen lo mejor posible.
Así, el éxito de estas empresas se basa en cómo son capaces de poner en el mercado dichos productos y/o servicios; aprovechando las ventanas de oportunidad, ofreciendo más funcionalidades que la competencia o sin más, conseguir hacerlo más barato.
No se puede mejorar lo que no se puede medir.
Como establecía Edwards H. Demming; lo que no se mide, no se mejora. Personalmente creo firmemente en este principio y si una organización quiere mejorar y por tanto, ser más eficiente y competitiva, debe, sin duda, conocer con la máxima exactitud posible –y razonable- cuál es la su situación real. De forma que, a partir de ella, pueda comprobar su evolución.
Desde hace muchos años, es habitual encontrar empresas que han intentado sistematizar sus procesos de negocio apoyados en la aplicación de la norma ISO 9000, de forma que se establezca una cultura de calidad y de mejora continua.
Los procesos de gestión de proyectos
Pero lo que nos encontramos muy a menudo es que lo que no es tan habitual es encontrar empresas que hayan decidido documentar y sistematizar sus procesos en el área de gestión de proyectos. En mi opinión es fundamentalmente, porque, de hecho, la gestión de proyectos ha sido algo muy personal de cada responsable del mismo, de forma que, cada uno, se ha enfrentado y enfocado las soluciones de forma espontánea, sin exportar a un método que sirviese para aumentar la eficiencia global de la organización en esta área.
Además, el desconocimiento de las buenas prácticas de los cuerpos de conocimiento internacionalmente reconocidos, como el PMBOK® (Project Management Body of Knowledge, de PMI®), o la norma ISO 21.500:2.013, ha impedido que éstas sean aplicadas con intensidad.
¿Mejoramos?
Por tanto, de lo dicho en el punto anterior, sería fundamental para todas las empresas capturar las experiencias, las buenas prácticas y los métodos exitosos –y los que no, también-, y ponerlas a disposición de sus equipos, para que éstos se aprovechen de este conocimiento clave. De hecho, si lo pensamos bien, lo que se busca es fundamentalmente, conseguir que cada proyecto sea más eficiente que el anterior y que por tanto al evitar cometer los mismos errores recurrentes, también se evita malgastar recursos económicos.
Un alumno al que tuve la suerte de tutorizar en un Trabajo de Fin de Máster, y que había trabajado en una gran constructora, realizó un compendio de lo que había aprendido en tres proyectos muy concretos; en su empresa le habían encargado realizar la gestión de la construcción de tres teatros. Fue un trabajo realmente interesante, y siempre recordaré un comentario que me hizo “mi empresa ha pagado mi formación para gestionar teatros, con los errores que cometí”. Efectivamente, cada error que se podría haber evitado por un fallo recurrente, hace que el director de proyecto involucrado aprenda y sea mejor profesional, pero si esta información no es recopilada por la organización, ésta volverá a pagarlo en cada uno de los siguientes proyectos similares donde coloque a un nuevo director. No parece muy inteligente, ¿verdad?.
Gestión por procesos
Así, la mejor forma de proceder es la de diseñar procesos que sean realmente eficientes, teniendo en cuenta tanto el entorno y características de la organización, como el tipo de proyectos a desarrollar por la misma. La gestión por procesos, ayuda y facilita la identificación de las actividades clave que realiza la organización, detectando ineficiencias y actividades superfluas.
Dibujar para ver: los mapas de procesos
Yo no soy partidario de los manuales de procesos extensos, con mucha literatura, sin optar por formatos visuales, claros y prácticos. Por lo que, apuesto sin duda, en dibujar a través de un mapa de procesos, tanto las actividades, las miembros o personas implicadas en el mismo e incluso los documentos que se deben usar en cada una de ellas.
Para conseguirlo adecuadamente, hay que pasar por varios pasos que considero obligatorios y que me gustaría compartir con vosotros:
Por tanto, la implantación de procesos en gestión de proyectos es fundamental y una herramienta de ventaja competitiva sobre la competencia, pero también hay que tener en cuenta que puede fracasar, y el esfuerzo realizado quede en “agua de borrajas” y que el mapa se convierta en un bonito cuadro colgado en la pared.
Para evitarlo, es fundamental motivar e integrar al equipo, disponer del apoyo de la dirección –por supuesto-, y… hacer que sea un ente vivo y que nunca deje de evolucionar.
