Realmente no hay una forma o método correcto a la hora de gestionar proyectos, de hecho, la manera de saberlo es sencillamente, si se consigue el éxito del mismo y el producto o servicio obtenido, cubre las necesidades del cliente y que su inversión ha merecido la pena.
Así, si coincidimos con esta opinión, los directores de proyectos, debería tener una mentalidad abierta y no utilizar una metodología sin más; bien porque la conocen o porque su organización o cliente la usan, sin estar seguros que es el mejor approach para su desarrollo.
¿Ágil o predictivo?
Básicamente, cuando un Project Manager se enfrenta a un proyecto, puede elegir sobre al menos cuatro enfoques básicos diferentes, a saber:
En búsqueda de la eficiencia perdida
En cualquier caso, cuando nos enfrentamos a un proyecto, lo fundamental es analizar, por una parte, la complejidad del proyecto, su importancia en la estrategia de la organización, el nivel de definición y el entorno –interno y externo- en el que se desarrollará, como por otra, el enfoque o approach a utilizar.
Que el proyecto, en términos de gestión, sea más o menos eficiente –que use adecuadamente los recursos y que con los mismos recursos obtenga mayores resultados-, depende de cómo se gestionará éste, teniendo en cuenta el nivel de control deseado y también, el equipo disponible y sus características.
De hecho, en un reciente informe de la consultora internacional McKenzie, llegó a una conclusión terrible; más del 60% del tiempo se dedica a gestionar el trabajo en vez de realizarlo.
Cómo agilizar un método predictivo
Ser ágil en el desarrollo de productos, es una ventaja competitiva realmente importante, ya que la organización que aplica correctamente los principios ágiles y dispone de un equipo con las características adecuadas. Pero esto no siempre ocurre, de hecho, si no se pone en marcha correctamente el enfoque ágil, el proyecto puede quedar completamente fuera de control. De hecho, Jeff Sutherland opinaba sobre SCRUM:
SCRUM es sencillo, pero no fácil.
Además, no para todos los proyectos –ni todas las organizaciones-, es adecuado usar un marco SCRUM. Y hacerlo con modelos más predictivos realmente se podrían obtener mejores resultados y se puede integrar más fácilmente con los sistemas de la organización; es menos disruptivo.
Pero, desde luego, sería una pena el no aprovecharse de los claros beneficios que aporta el enfoque ágil. El reto es saber cómo hacerlo. Según mi opinión, se pueden conjugar la mayoría de los principios ágiles, siendo las dos mayores diferencias las siguientes:
Agilizamos por fases
De hecho, si queremos agilizar nuestros proyectos predictivos, podemos hacer muchas cosas, pero en este artículo me gustaría resaltar lo siguiente:
Identificar las diferentes fases de gestión: Este tipo de fases, secuenciales, hace que el proyecto no se autorice “de golpe”, sino que se haga fase a fase. Así, el Director del Proyecto puede pactar con el Patrocinador o cliente, las diferentes fases que compondrán su ciclo de vida, identificando los entregables a producir en cada una de ellas.
Y ahí, podemos ser ágiles ya que al final de cada una de las fases, el cliente puede revisar los entregables que se hayan predefinido y valorar el curso a seguir en las siguientes fases. Pudiendo seguir el plan previsto, o si el entorno, nuevos requisitos identificados o cualquier otro aspecto, modificarlo y volver a re-planificar a alto nivel el proyecto y en detalle para la siguiente fase.
Conclusiones
Así, hoy en día, donde nos encontramos que los proyectos se desarrollar en entornos cada vez más complejos y cambiantes, los directores de proyectos no pueden seguir ciegamente una metodología, sino disponer del conocimiento necesario; ágil y predictivo, para… acertar.
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