La influencia que tienen los diferentes agentes que son afectado –o afectan- al proyecto, tanto durante su desarrollo como cuando el proyecto ha finalizado y pasa a un entorno de operaciones (los denominados stakeholders), puede ser clave a la hora de alcanzar el éxito.
De hecho, según mi propia experiencia y de lo que me comentan nuestros clientes, incluso aunque seas capaz de planificar tu proyecto, desarrollar una estrategia correcta y tengas todo bajo control, el olvidar a un actor clave en el proyecto o el infravalorar su influencia, puede ser todo un problema, incluso puede llegar a hacer naufragar tu proyecto.
Así, en todos los marcos de gestión de proyectos se tiene muy en cuenta la forma en cómo gestionar a los stakeholders. De forma que, independientemente de si estamos en un marco predictivo o ágil, debemos estar muy pendientes de ellos.
Categorizar e identificar a los agentes clave
Evidentemente, no todos los agentes tienen ni la misma importancia ni el mismo interés en el proyecto. Pero realmente, hay que realizar un esfuerzo en identificar a todos los stakeholders y, posteriormente, categorizarlos y analizar sobre cuáles debemos focalizar nuestro interés. Es fundamental no olvidar a ninguno, aunque nos parezcan poco relevantes en este momento, ya que su situación actual podría cambiar a lo largo de la vida del proyecto y el realizar un seguimiento periódico, ayuda a mantener el control sobre ellos y, por tanto, reducir el riesgo.
Así, podemos analizar a los agentes teniendo en cuenta tanto el apoyo al proyecto, como su poder a la hora de influir y tomar decisiones, como vemos en el siguiente esquema:
PITA: Pain in the Ass
En este caso, el objetivo es identificar a los agentes que no “quieren” al proyecto, probablemente les afecte en su día a día y le obligue a realizar un trabajo extra, bien por la modificación de su forma de trabajo o directamente porque tienen que realizar alguna acción.
Estos son los más peligrosos y los que van a poner piedras en el camino. En cualquier caso, el enfoque que el director de proyecto, no debe ser el enfrentamiento, sino intentar involucrarlos de alguna forma en el proyecto.
Una buena estrategia es la comunicación; establecer un canal de comunicación directo, intentando aumentar la confianza. Hay que poner el foco en tratar de explicar a estos agentes, los beneficios que el proyecto generará en la organización y, por ende, en su propio puesto (aunque sea indirectamente).
Estrategia
El director de proyecto, una vez haya identificado a los PITA, debe pensar y establecer una estrategia concreta para conseguir reducir su resistencia. En cualquier caso, requieren una atención y dedicación especial, por lo que, efectivamente, son más complicados y más pesados de gestionar.
