7 reglas de oro para que la comunicación en tu proyecto no te haga fracasar

La comunicación es un instinto integral en todos los seres vivos. La buena comunicación no es sólo un proceso de transferencia de información; es un arte.

Las barreras pueden hacer que su mensaje se distorsione y por lo tanto correr el riesgo de perder tiempo, dinero y causar confusión en el equipo.

Según un estudio que ha publicado The Economic Intelligence Unit denominado Barriers in the Modern Workplace (2018) en el que analiza, entre otras cuestiones, las consecuencias que se producen cuando no existe una buena comunicación.

¿Cuáles son las más significativas? ¿Hasta qué punto puede dañar una mala comunicación un proyecto?. Estas consecuencias añaden estrés, provocan retrasos o incluso el fracaso de proyectos y rebajan la moral y, por tanto también, la motivación del equipo.

No hay duda que son aspectos más que relevantes ya que, incluso si somos capaces de crear una buena planificación y hacer muchas cosas bien, si la comunicación falla… ¡Houston tenemos un problema!.

Dentro de las áreas de conocimiento que se incluyen en el PMBoK® (Project Management Body of Knowledge de PMI®-USA), se encuentra la comunicación. Es más que recomendable analizar los procesos que se describen, así como las buenas prácticas que se indican, con el objetivo de hacer que la comunicación sea eficiente y que la información fluya adecuadamente hacia los diferentes interesados o stakeholders del proyecto, y, que éstos puedan, en base a ella, poder tomar decisiones conscientes.

A modo ilustrativo, os adjunto un esquema en el que podéis ver tanto los procesos como las entradas y salidas más importantes de cada uno.

 

Las causas de la mala comunicación

En este informe, también se identifican las causas principales de este problema y como podemos ver, la principal causa tiene que ver con las personas: diferentes estilos de comunicación. En un equipo o centro de trabajo, nos podemos encontrar con gente muy diferente, de diferentes edades, culturas y con un mayor o menor manejo de las nuevas tecnologías. Esto puede derivar en incomprensión y fustración.

 

La clave: identificar la mejor forma de comunicar

De hecho, el primer proceso es el que vamos a utilizar para desarrollar el plan de comunicación del proyecto, en el que se debe describir cuál va a ser la estrategia en esta área. De forma que exista una base acordada sobre cómo proceder.

Evidentemente, muchos son los aspectos a tener en cuenta, y me gustaría resaltar los que, a mi juicio y según mi experiencia, las 7 reglas que me han funcionado muy bien:De hecho, el primer proceso es el que vamos a utilizar para desarrollar el plan de comunicación del proyecto, en el que se debe describir cuál va a ser la estrategia en esta área. De forma que exista una base acordada sobre cómo proceder.

Evidentemente, muchos son los aspectos a tener en cuenta, y me gustaría resaltar los que bajo mi punto de vista y según mi experiencia, estas son las 7 reglas que mejor me han funcionado para traspasar las barreras de la comunicación y fortalecer un equipo.

Crea reglas básicas de funcionamiento. “Ground Rules”.

Junto con el equipo y haz que participe en su definición y que éstas sean consensuadas. Un ejemplo sería usar de forma discriminada “poner en copia” a todo el mundo.

Limitar al máximo el uso de email y fomentar las comunicaciones personales cara a cara.

Promover el face-to-face. En mi opinión, el uso excesivo de emails crea pérdida de confianza y una falsa sensación de “estar a salvo” y de haber transferido responsabilidades a terceros dejando las “cosas por escrito”. Pero, en la mayoría de ocasiones, se suele malgastar demasiado tiempo y esfuerzo y esto hace que se pierda el foco en lo importante. Incluso si tenemos miembros que están des-localizados, hay que intentar abrir canales de comunicación con herramientas como Skype, Webex, etc con las que se puede estar en línea todo lo que sea necesario. En este caso, otro aspecto importante es contar con un equipo adecuado para que el sonido sea bueno a muy bueno y no hacer que la experiencia sea complicada o de mala calidad, lo que podría desmotivar la comunicación con estas personas y, por tanto, de alguna forma, quedasen apartadas de la dinámica del equipo.

Aumenta la confianza del equipo.

Es difícil pensar que si hoy existe una buena relación y confianza se pueda aplicar lo expuesto en los puntos anteriores, por lo que es básico crear relaciones sólidas entre el equipo.

Usar sistemas y/o herramientas sencillas:

Hoy en día has aplicaciones como Trello, Asana, etc, que pueden hacer que todo sea más fácil ;-).

Comunicar de forma estructurada.

Si bien, cuanto más complejo sea el proyecto y si, especialmente, participan personas de diferentes países con distintos idiomas, más formal y más tiempo se tiene que dedicar a comunicar de forma estructurada. Puedes aplicar el método de la hamburgesa.

Definir los informes/reportes

Los informes tienen que, periódicamente, exponer el estatus del proyecto, sus entregables, etc en los diferentes niveles de gestión. Fundamentalmente desde los Team Managers o especialistas al Project Manager y desde éste/a hacia la Junta de Proyecto. Para no fallar en este aspecto y definir correctamente sus contenidos, siempre hay que consultar a quién va a recibir la información, qué es lo que realmente necesita y para qué lo quiere, de forma que los reportes que creemos sean útiles. De la misma forma, también debemos valorar el formato y la periodicidad de los mismos.

Monitorizar la comunicación

Y por último, pensar que la comunicación es algo vivo que va desarrollándose conforme lo hace el proyecto y tenemos que ir monitorizando y controlando que está funcionando correctamente, para poder re-adaptarnos lo antes posible.

Extra: no olvides la comunicación

Así, no se debe evitar, cuando tengas que gestionar un proyecto o un equipo, dedicar tiempo y esfuerzo –cuanto antes mejor- a diseñar una estrategia de comunicación adecuada y adaptada tanto a tu propio equipo, como a los agentes con los que se tienen que comunicar.

Como personas, necesitamos expresar y comprender las expresiones de los demás. Nos guste o no, la sociedad se nutre de la comunicación. Las organizaciones han crecido y perecido en función de los buenos que fueron para mantener relaciones sólidas con los demás.

Todo lo que necesitamos es un esfuerzo de nuestra parte para identificar y evitar las barreras a la comunicación efectiva.

2019-09-06T14:36:59+00:00

Sobre el autor:

Ángel Nájera Pérez
PhD en Gestión de Proyectos
PMP® PRINCE2® Practitioner RMP® P3O® PMO-CP® SDC/SMC/SPOC®, Auditor ISO 21.500,
CEO Wolf Project
+34 607 147 641
angelnajera@wolfproject.es

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