Para conseguir obtener el máximo rendimiento a las herramientas de gestión de proyectos, es indispensable conocer cuál es la metodología y filosofía sobre la que se han desarrollado.
Nuestro experto en PRIMAVERA ORANCLE, Luis G. Mittenholff, nos habla en este artículo sobre la relación existente entre la metodología de PMI (Project Management Professional) y la herramienta, uno de los software más potentes del mercado.
Aplicación de la filosofía y metodología PMI a Oracle Primavera P6
A día de hoy, la gestión de proyectos se antoja como una parte esencial para llegar a la consecución exitosa del mismo. Está comprobado que una correcta gestión de éstos influye notoriamente en el grado de éxito y, por lo tanto en una mejor aceptación por parte del cliente.
Son muchas las formas de gestionar un proyecto, es más, cada persona puede tener la suya propia y será la misma persona la que valore si dicha gestión se está haciendo de una manera correcta o no. Pero además, existen muchas metodologías de gestión de proyectos basadas en las experiencias de expertos en la materia. Algunas de éstas son muy conocidas, como pueden ser PRINCE2, PMP, AgilePM, IPMA…
Sin lugar a dudas, la metodología de gestión de proyectos más conocida mundialmente es sobre la que se basa la certificación de PMP (Project Management Professional), perteneciente al Project Management Institute (PMI). Esta metodología se basa en la experiencia contrastada de distintos Project Managers expertos en sus campos de gestión.
PMI edita el PMBOK (Project Management Book of Knowledge), el cual no es más que una guía en la que se recogen los conocimientos de dirección y gestión de proyectos, y que son generalmente reconocidos como “buenas prácticas”.
Al decir buenas prácticas el PMBOK las describe como que “existe un acuerdo general en el que aplicando las herramientas y técnicas descritas en dicha guía, la posibilidad de éxito del proyecto es mucho mayor que si no se aplicaran”.
Pero… ¿qué relación hay entre el PMI, el PMBOK y el software Oracle Primavera P6?
Oracle Primavera P6 mantiene una estricta relación con el PMI y la metodología explicada en el PMBOK.
Si pensamos en la creación de un proyecto desde el incio, Oracle Primavera P6 se guía por las metodologías y, sobre todo, por los diagramas de procesos que se exponen en el PMBOK. Así, como decía, si se pretende crear un proyecto, Oracle Primavera P6 viaja por diferentes ventanas dentro del software las cuales van guiadas por los diagramas de procesos del PMBOK.
A modo de ejemplo, cuando se crea un proyecto, PMI expone que, obviamente un proyecto es muy difícil de gestionar “de golpe”, por lo que se debe dividir en partes más pequeñas o manejables que se denominan entregables (expuestos en el tema 5 del PMBOK Gestión del Alcance). Estas partes están a su vez subdivididas dentro de una estructura jerárquica, que se denomina la Estructura Desagregada del Trabajo, Estructura de Desglosa de Tareas, Work Breakdown Structure…y es aquí donde Oracle Primavera P6 “copia” dicha metodología, teniendo una ventana específica para dividir el proyecto en entregables, denominada ventana de la WBS.
En el ejemplo de la imagen podemos apreciar como un proyecto, denominado Proyecto de Vivienda unifamiliar está subdividido en distintos entregables, y éstos a su vez están subdivididos en otros para un correcto nivel de gestión.
Los procesos de PMBOK
Al hablar anteriormente de los diagramas de procesos descritos en el PMBOK, Oracle Primavera P6 los toma como guía. En especial hace hincapié en dos de ellos, que son:
– Diagrama de procesos del tema 5. Gestión del Alcance del Proyecto.
– Diagrama de procesos del tema 6. Gestión del Tiempo del Proyecto.
Al analizar y ver estos diagramas, con sus entradas y salidas, se podría redactar un diagrama de flujo que fuera de aplicación para el manejo de Oracle Primavera P6, el cual es el siguiente:
Primeramente, y antes que nada, se debe crear la Gestión ambiental de la Empresa, es decir, como está compuesta nuestra empresa (departamentos por ejemplo) y como están compuestos los proyectos que la empresa posee. Este paso es esencial para la asignación de usuarios en Primavera P6, el cual se expuso en el artículo anterior de “El uso de Primavera en Grandes Proyectos: un camino para los profesionales”.
Posteriormente, se definirá y creará un proyecto, el cual se dividirá en partes más pequeñas y manejables (entregables).
Cuando se tenga dividido, se insertarán las actividades bajo los entregables. Estas actividades son el nivel de gestión temporal, y se define como el trabajo necesario para ejecutar dichos entregables.
Las actividades llevan recursos asignados, que son los encargados de realizar el trabajo de las actividades, deben de tener una duración que irá en función de los recursos que trabajen en dicha actividad, y tienen costes y gastos asociados, que van insertados nuevamente en los recursos.
Obviamente estas actividades deben de estar relacionadas entre sí, y deben de llevar una secuencia lógica entre ellas.
Una vez que se hayan desarrollado todos los pasos anteriores, se tendrá creado el cronograma o plan de proyecto, en el cual irán insertadas las líneas base de alcance, costos y cronograma. Todo ello servirá para controlar y monitorear el proyecto, analizando lo que está pasando o pasará en un futuro dentro del mismo.
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