Desde hace tiempo estamos viviendo una transformación de nuestra forma de trabajar y cómo se comunican nuestros equipos, avanzando hacia el teletrabajo y a la utilización de equipos virtuales localizados en diferentes partes del mundo. Actualmente esta tendencia, debido a la situación actual, se ha acelerado de forma exponencial y las organizaciones se han visto obligadas a organizarse de forma no presencial.

Esto ha generado un aumento muy importante del número de reuniones virtuales, y no siempre están funcionando bien. La falta de experiencia en el uso de plataformas de comunicación online, la no aplicación de buenas prácticas e incluso la propia cultura empresarial influye de forma decisiva en el resultado final.

 

Cambio de paradigma: reunión vs comunicación

No hay que recordar los principios a aplicar para realizar una reunión eficiente. Y, el primero de todos es:

“No hagas una reunión si puedes conseguir tus objetivos de otra forma”.

Este concepto sigue aplicando hoy en día. No hay que olvidar que la organización de una reunión -incluso virtual- consume recursos y va a exigir que los participantes dediquen tiempo tanto a la planificación, conexión, desarrollo y participación y a las acciones que se deriven de ella. Así, el primer aspecto que tenemos que decidir es si tenemos un objetivo concreto para la reunión, o lo que pretendemos es aumentar -mantener- la comunicación entre el equipo y que éste se mantenga conectado y focalizado en el proyecto.

Así, si queremos es que nuestro equipo se mantenga en contacto, os propongo dos acciones concretas:

  • Realizar daily meetings: Este tipo de reuniones son muy utilizadas en entornos ágiles y su objetivo es que todos los participantes conozcan la situación del proyecto y el trabajo que cada uno de los participantes está y prevé realizar. De hecho, hay que realizarlas todos los días antes del inicio de la jornada (a la hora más conveniente para tod@s) y no debería durar más de 10 – 12 minutos. Todos los participantes responden a las preguntas ¿qué hice ayer? ¿qué voy a hacer hoy? ¿hay algo que me lo impide?.
  • Tener un canal de comunicación siempre abierto: La idea es disponer de un canal de comunicación informal abierto en el que todo el mundo pueda participar en cualquier momento. Puede ser un chat o una plataforma de comunicación que incorpore posibilidad de visualizar a los participantes.

 

Si nuestro objetivo es conseguir algo concreto, podemos realizar una reunión formal. Para que sea eficiente debemos aplicar los pasos estándar:

  • Planificación: Determinar quién debe asistir, horario, fijar duración, determinación de agenda y explicitar el objetivo/s de la misma.
  • Desarrollo: Focalización sobre cada tema evitando la dispersión y tratar temas no definidos en la agenda.
  • Cierre y conclusiones: Determinación de acciones a desarrollar una vez finalizada la reunión con sus responsables y objetivos temporales. Puedes usar TRELLO o similar.

 

El factor humano

El riesgo que se corre al usar masivamente la comunicación virtual es que, paulatinamente, se produzca un alejamiento y pérdida de contacto directo entre los miembros del equipo. Debemos ser conscientes de ello y pensar en estrategias para conseguir mantener a todo el mundo focalizado en los objetivos, pero también motivados y con confianza.

Os propongo algunas actuaciones que han demostrado ser muy útiles:

  • Toda reunión tiene que aportar valor: Fundamental que los participantes perciban que el tiempo que van a invertir y dedicar a la reunión va a servir para obtener cosas que aporten valor a su gestión.
  • Siempre pon un facilitador@: Cuando se empiezan a realizar reuniones y comunicaciones virtuales todo el mundo suele estar muy motivado y participa, pero un riesgo que se corre es que, poco a poco, el entusiasmo vaya decayendo y, sin darnos cuenta, se dejan de hacer las reuniones o éstas ya no tienen la periodicidad deseada. O, simplemente, dejan de ser eficientes al abandonar las buenas prácticas. De ahí que es fundamental que tengamos a un facilitador que esté pendiente de que todo se vaya realizando conforme se desea. En un artículo anterior hablábamos del concepto de Pastor of fun.
  • Haz que todo el mundo encienda su cámara: La comunicación ideal es face-to-face y de forma presencial. Y cada vez que nos alejamos, se pierde algo. Esto es así ya que la comunicación no verbal es muy importante y el ser humano transmite mucha información a través del lenguaje gestual.
  • Deja un tiempo para hablar de temas personales antes de empezar: Si la reunión de ha planificado a las 10:00, abre el canal de comunicación entre 20 y 30 minutos antes de forma que todo el que quiera puede unirse antes y tener la oportunidad de hablar con los compañeros de cualquier tema. De esta forma, podremos empezar la reunión a la hora prevista sin afectar a su dinámica.
  • Manten la disciplina: Siempre empieza a la hora prevista, esté quien esté, y sigue las normas que se haya pactado. De hecho, es muy importante definir con el equipo, antes de comenzar a trabajar todos juntos, las reglas básicas que se van a seguir (Ground Rules), lo que va a ayudar a mantener un ambiente más profesional y estable.
  • Graba lo que sea útil para todos: Una opción super interesante es la de grabar la reunión -o parte de ella- para que esté disponible para cualquiera que le pueda interesar o que no ha podido asistir a la misma.
  • Planifica con tiempo: En cualquier situación, es necesarios que cada miembro del equipo conozca con antelación las reuniones a las que tiene que asistir, por lo que se deben identificar y planificar con cierta antelación. Os recomendamos hacerlo a corto plazo: la semana siguiente y a medio plazo: las que se deben realizar en el mes siguiente. Intentando -salvo que sean realmente necesario- organizar reuniones de un día para otro.
  • Limita el número de reuniones: Como hemos indicado antes, no hay que confundir la comunicación con las reuniones. Apostar por definir una estrategia de comunicación continua y estable, en la que podemos incluir las reuniones mínimas necesarias.
  • Pide feedback: Al finalizar la reunión -o periódicamente- pregunta a los participantes si las reuniones están siendo realmente útiles y cómo se pueden mejorar. Conseguirás aumentar la implicación en las mismas al mismo tiempo que puedes ir mejorándolas.

¿Cómo lo hacemos?: plataformas disponibles.

Como much@s sabréis hay muchas opciones en el mercado. Si bien, y debido a la gran demanda que se ha producido actualmente en muy poco tiempo, se están produciendo algunos fallos en las conexiones y las eventuales grabaciones que puedan estar disponibles. Os apuntamos algunas que utilizamos nosotros y que os pueden funcionar. Muchas de ellas tienen una versión básica para uso personal, y otras opciones más pro para la organización de reuniones con varias personas.

  • WEBEX: De CISCO, con mucha experiencia en el mercado y que hace poco ha realizado una actualización de su entorno. La usamos desde hace muchos años y es de nuestras favoritas.
  • ZOOM: Empezó como una start-up y ya tiene más de 200 millones de usuarios. Ha crecido de forma exponencial, lo que le ha generado algún problema de seguridad.
  • TEAMS: De Microsoft. De las más usadas por razones obvias.
  • GOTOMEETING.

 

Por lo tanto, cada vez tenemos que conseguir ser más eficientes en el mundo virtual, aprovechando las herramientas disponibles. Las reuniones son una herramienta muy potente y útil, eso sí, si se realizan de forma adecuada. Por lo que, no te las tomes a la ligera y piensa, antes de planificarlas, cuál es la mejor estrategia para tu proyecto y para mejorar la comunicación en tu equipo y con el resto de agentes o stakeholders.