Una de las cosas que podemos hacer para mejorar la gestión y el control de nuestros proyectos es dividirlos en fases. De esta forma, podemos analizar periódica y puntualmente el estado del proyecto y decidir si merece la pena el seguir adelante con el mismo, reorientarlo o definitivamente abandonarlo.
Por partes, mejor!
Si queremos controlar nuestro proyecto, el primer paso sería identificar las fases diferentes pos las que va a circular, es lo que se denomina el Ciclo de Vida del Proyecto (Project Life Cycle PLC) .
Así, cuando se finaliza cada una de ellas, se puede analizar cómo se ha desarrollado el proyecto en ella y si se han alcanzado los objetivos de la misma. Además se tiene la oportunidad de analizar de nuevo la necesidad de seguir adelante con el proyecto; si se mantiene la necesidad del proyecto y su viabilidad.
Sistema de puertas
De forma que cuando se cierra una fase, debemos conocer con exactitud qué rendimiento ha tenido el proyecto hasta entonces y por tanto “cerramos” la puerta de esa fase. El número de fases dependerá de la complejidad del proyecto y del nivel de control que se quiera aplicar.
Tipos de fases
Da igual el proyecto que se trate, deberemos filetearlo en fases!. Fijaros de la importancia de este concepto, que en la metodología PRINCE2© uno de sus principios es gestionar por fases y dispone de una temática concreta que se denomina progreso, en la que la estrategia de fases es uno de sus pilares.
Por ejemplo podríamos dividir un proyecto cualquier en las siguientes fases:
Y a la vista del mismo se aprecian dos tipos de fases:
- Fases de gestión: Que serían las que dividen el proyecto y que sin aprobar la anterior no se puede pasar a la siguiente (también autorizada).
- Fases técnicas: Pueden ser transversales y pasar por diferentes fases de gestión.
En el gráfico anterior podemos ver cómo las fases técnicas cruzan las de gestión, pero una buena práctica es determinar qué tipo de productos o entregables se deben obtener en las fases técnicas cada vez que se cierra una de gestión.
De esta forma, nos aseguramos el control deseado del proyecto y que no se realiza trabajo y gastan recursos de forma incontrolada.
Así, el proyecto anterior, podría quedar de la siguiente forma:
Una fase: un entregable
O más… un aspecto importante es determinar qué entregables se generarán en cada fase, de forma que se relacione el completar, validar y aceptar los entregables que se deben producir, con el cierre de la fase.
Estrategia del proyecto
Resumiendo, podemos afirmar que una de las primeras acciones que hay que realizar cuando atacamos un proyecto es analizar la estrategia global de gestión, lo que nos gusta definir como el approach al proyecto; determinar las fases de gestión, definir el producto del proyecto, determinar el equipo de gestión, etc. En general fijar las bases para una gestión eficaz y eficiente del proyecto.
No cargan las dos imágenes de esta página.
Hola Fran,
Hace unos días publicamos la nueva web, algunas imágenes se habían perdido en el proceso, pero ya las recuperamos.
Muchas gracias por comentarlo.