Una vez que un proyecto se ha definido y se ha puesto en marcha, no hay duda que van a surgir muchas opciones y cambios; tanto para rectificar posibles desviaciones, como para mejorarlo.
La decisión final, la debe tomar el propietario del proyecto (el cliente/ promotor/patrocinador), y para ello debe disponer de toda la información necesaria, del impacto que la solución producirá en el proyecto, tanto en tiempo como en coste y por supuesto en otros aspectos que se pudiesen ver afectados.
Los cambios generan riesgos
Pero esto no es suficiente. Sin duda, cada cambio que se produzca en un proyecto generará unos nuevos riesgos y el identificarlos e informarlos, de forma que el designado para la toma de decisiones, conozca con detalle el alcance del cambio propuesto.
Desde el punto de vista del patrocinador, el riesgo que genera cada cambio es clave, ya que dependiendo de su nivel de tolerancia al riesgo (favorable, neutro o adverso), y teniendo en cuenta el impacto del cambio, tomará una decisión.
El valor añadido del Project manager en la propuesta de cambios: confianza!
Así, cuando el director del proyecto, recoge la propuesta de un cambio por parte de cualquiera que participe en el proyecto, además de evaluar su impacto, también evaluará sus riesgos y además se deberá hacer de forma sistemática y no sólo identificándolo, también deberemos incluir:
Todo este trabajo, lo que busca es aumentar la confianza del patrocinador en el director del proyecto; en su gestión y en el control que ejerce sobre el mismo. De forma que cuando se propone un cambio, se perciba que todo está bajo control y por lo tanto, la toma de decisiones se centre en las bondades del mismo y no en las incertidumbres que pudiese generar.
Un ejemplo!
Imaginemos que en un proyecto de desarrollo de un producto, el departamento comercial, propone cambiar la caja de embalaje, pasando de una estándar a otra diseñada especialmente para él.
El director del proyecto analiza la propuesta y determina que el presupuesto del proyecto se incrementará en 15.000€ y que no se verá afectado el plazo. Además realiza la gestión de riesgos e identifica varios riesgos, como por ejemplo que, debido a la complejidad de la nueva caja, y aunque la actual fábrica indica que las ejecutará a tiempo, es factible que se pueda retrasar.
Así, evalúa que es probable que sea así, pero en un escenario negativo, el retraso podría afectar al proyecto en dos semanas, lo que afectaría a la entrega del producto. Con esta información el patrocinador probablemente no estaría dispuesto al cambio.
Pero, el Project ha diseñado una estrategia, que consiste en que la empresa realice un prototipo con el que se podrá comprobar que es posible realizar el trabajo a tiempo, identificando posibles problemas. También ha pensado en un plan de contingencia por si se retrasa, y sería cambiar de proveedor. Pero para ello y dentro de su estrategia, se va a buscar proveedores alternativos y con garantías.
Además, se va a diseñar un cronograma muy exhaustivo con hitos clave, de forma que si no se cumplen, se active de forma inmediata el plan de contingencia. Este cronograma actuará como disparador del riesgo, y garantiza que si finalmente se retrasa el fabricante, se disponga de tiempo suficiente para actuar.
Confianza!
Como hemos indicado al inicio del artículo, la decisión final dependerá del cliente/promotor/patrocinador, pero creo que no hay duda, que cuanto más información objetiva se le facilite, añadido a una buena gestión de riesgos, ésta será más fácil de tomar y se realizará con mucha más confianza.
