Las claves de las oficinas de proyectos (PMO) – Axelos Project Office P3O® Foundation & Practitioner

///Las claves de las oficinas de proyectos (PMO) – Axelos Project Office P3O® Foundation & Practitioner

Las claves de las oficinas de proyectos (PMO) – Axelos Project Office P3O® Foundation & Practitioner

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¿Qué es una Oficina de Gestión de Proyectos o PMO?

AIPMO (Association of International Project Management Officers) la define como:

Cualquier organismo organizativo o entidad que opere como parte de una o varias entidades y es responsable de proporcionar uno o más servicios relacionados con un proyecto, programa o portfolio de proyectos”.

¿Y qué es una P3O?

Project / Programme / Portfolio Management Office

Es el modelo o estructura que permite la toma de decisiones y proporciona soporte para todos los cambios comerciales y de negocio dentro de la organización.

Incluye:

  • Estructuras físicas o virtuales únicas o múltiples.
  • Proporcionar una combinación o funciones y servicios centrales y localizados.
  • Integración con arreglos de gobierno y otras funciones corporativas de soporte.

 

A lo largo del curso iremos desarrollando y perfilando lo que podemos esperar –y pedir- a una P3O. Tenemos que tener en cuenta que ésta entidad debe disponer de una imagen global de la organización, lo que los anglosajones definen como “Big Picture”, incluyendo tanto los proyectos, programas, portfolios, los cambios e iniciativas de la organización y las operaciones normales del negocio (BAU Buisiness As Usual).

Con más detalle:

  • P3O® es un marco para el diseño e implementación de oficinas de proyectos y es compatible y está alineado con PRINCE2®, MSP®, M_o_R® y MoP®. Agrupando un amplio conjunto de principios, procesos y técnicas para ayudar a la gestión de la Oficina de Proyectos (PMO).
  • Es un enfoque flexible para apoyar, controlar y asegurar iniciativas de cambio porque “una talla única no sirve para todos” y su versión de una P3O debe adaptarse a su entorno y las necesidades de la organización.

¿Porqué mi organización debe contar con una Oficina de Proyectos?

La ineficiente gestión de proyectos produce cuantiosas pérdidas en los presupuestos de las empresas. El informe que ha desarrollado Brightline Iniciative, afirma que US$1.000.000 se pierde cada segundo en ineficiencias y fallos en los proyectos. Además, Pulse of the Profession, el estudio económico sobre el sector de gestión de proyectos que anualmente presenta PMI®, indica que el 9,9% de cada US$ que se invierte en proyectos se pierde.

Seamos los champions

Pero desde luego no todo está perdido; en el informe de PMI® que reseñábamos anteriormente se diferencian dos tipos de empresas, a saber: las que cumplen sus objetivos y las que no. A las primeras las denomina Champions y casualmente, su nivel de madurez en la aplicación de la gestión de proyectos es claramente superior a las que suelen fallar. Lo que indica que, sin duda, existe una relación directa entre el nivel de implementación y de madurez de las empresas en términos de sistematizar su gestión, y el éxito de las mismas.

 

 

Alineación con la estrategia de la organización

Un aspecto muy importante a la hora de gestionar proyectos y que éstos sean exitosos, es asegurar que estén alineados con la estrategia de la organización y que generen los beneficios esperados por ellos.

Para conseguirlo, la estrategia que se está mostrando como más eficaz es la de crear estructuras que puedan vigilar y guiar a los diferentes proyectos y programas adecuadamente; las oficinas de proyectos son ese ente, ya que más del 40% de las empresas que tienen una EPMO (Enterprise Project/Programme/Portfolio Management Office) piensan que sus proyectos están claramente alineados con su organización.

Dinamizador del cambio

Según nuestra experiencia cuando una empresa desea realizar un cambio en su manera de gestionar proyectos, menos funcional y jerarquizada, hacia una gestión más orientada hacia los proyectos (sean más predictivos, ágiles o híbridos), el disponer de una PMO es aumenta significativamente las posibilidades de éxito y sobre todo de sus sontenibilidad en el tiempo.

Beneficios del marco P3O®

  • Información y asesoramiento para la toma de decisiones de la alta dirección sobre:
    • Alineación estratégica.
    • Priorización.
    • Utilización de recursos.
    • Gestión de riesgos.
  • Identificación y comprensión de resultados y beneficios comerciales.
  • Optimización de recursos para cumplir con éxito los objetivos comerciales.
  • Como una fuente única de “verdad” sobre el estado de todas las iniciativas de cambio en el portafolio.
  • Informes oportunos y precisos que sean entendidos fácilmente por todos los interesados.
  • Entrega exitosa de proyectos y programas, que permiten la obtención de beneficios, ajustándose a las restricciones de tiempo, costo y calidad.

 

 

Y sobre todo hay que asegurar que genere valor a la organización.

Para dotar de un aspecto práctico al curso y exponer las últimas tendencias en la materia, a la finalización del curso realizaremos una práctica sobre la metodología PMO de Value Ring del PMO Global Alliance.

En el que analizaremos los pasos que se definen en el modelo y trabajaremos con el software que han desarrollado, de forma que se pueda poner en práctica los conocimientos teóricos expuestos durante las sesiones anteriores.

Objetivos de este curso

1.- Exponer los principios y las bases de las Oficinas de Proyectos, Programas y Portfolio.

2.- Conocer los pasos adecuados para identificar las necesidades, seleccionar las funciones y servicios de una PMO para poder diseñarlas correctamente.

3.- Como implementar y mantener con éxito una Oficina de Proyectos.

4.- Que los asistentes adquieran el conocimiento suficiente para integrarse y/o dirigir una PMO.

5.- Adquirir los conocimientos suficientes para afrontar con éxito los exámenes P3O Foundation y P3O Practitioner.

6.- Conocer las últimas tendencias en la gestión de oficinas de proyectos.

7.- Que los asistentes “practiquen” cómo diseñar e implementar una Oficina de Proyectos.

Al finalizar el Curso P3O® Foundation & Practitioner, los participantes podrán:

  • Describir el modelo P3O y conocer las diferencias entre portfolio, Programa y Gestión de Proyectos.
  • Conocer las motivaciones para el establecimiento de un modelo P3O y medir su éxito.
  • Describir la finalidad y los contenidos principales de todas las funciones.
  • Comprender las principales funciones y servicios de un PMO.
  • Describir las herramientas y técnicas utilizadas por un PMO Manager.
  • Aprender a desarrollar una estructura de gobierno que ayuda a optimizar la inversión de una organización en cambio.
  • Identificar el mejor enfoque para cubrir las necesidades de una organización a través de la Oficina de Proyectos.
  • Identificar los beneficios y funciones de las PMO.
  • Definir las diferentes tipologías y clases de Oficinas de proyectos.
  • Aplicar el método de Value Ring de PMO Global Alliance en la creación de una PMO.

Dirigido a:

  • Aspirantes a Jefes de Proyectos/Programas
  • Jefes de Proyectos/Programas Senior
  • Miembros de la oficina de Proyectos
  • Altos directivos
  • Las personas recién nombradas a roles en las oficinas de carteras, programas o proyectos o aquellos que deseen obtener la certificación después de alguna experiencia en la oficina de apoyo.
  • Personas que aspiran a un rol de alta dirección.
  • Personal clave de portfolio, programa u oficina de proyectos

In God we trust, all others must bring data Edwards Deming



Vamos a desarrollar los contenidos del curso en base al esquema de P3O® que define AXELOS®. Y la estructura la podemos esquematizar de la siguiente forma en cuanto al proceso de hacer funcional y eficiente una PMO:

  1. Introducción a Oficina de Gestión de Proyectos: ¿Por qué es necesaria?

    1. ¿Cuál es el objetivo de la PMO/P3O?
    2. Conceptos básicos.
    3. ¿Qué son las Oficinas de Gestión de Proyectos?
    4. Ciclos de vida de Portfolio, Programa y Proyectos.
    5. Gobernanza y la PMO/P3O
  2. Diseñando un modelo de PMO/P3O

    1. Factores que afectan el diseño
    2. Consideraciones de diseño
    3. ¿Qué funciones y servicios debe ofrecer una Oficina de Gestión de Proyectos, Programas y Portfolio?
    4. Roles y responsabilidades
      1. Gestión
      2. Generales
      3. Específicos
    5. Dimensionamiento y adaptación del modelo P3O
    6. Business case y visión como clave del éxito.
  1. ¿Por qué tener una Oficina de Gestión de Proyectos, Programas y Portfolio?

    1. ¿Cómo aporta valor una PMO?
    2. Maximizando ese valor
    3. Obtener inversión para la oficina de gestión de proyectos.
    4. Superando las barreras comunes
    5. Tiempo de desarrollo: Plan de implementación.
  2. Como implementar o repotenciar una PMO

    1. Ciclo de vida para la implementación de una PMO permanente
      1. Indentificar
      2. Definir
      3. Entregar
      4. Cerrar
    2. Ciclo de vida para un programa u oficina de proyectos temporal
      1. Contexto organizacional
      2. Definición e implementación
      3. Ejecución
      4. Cierre
      5. Mejora continua
  1. Como operar una PMO

    1. Resumen de herramientas y técnicas
    2. Beneficios de usar las herramientas y técnicas estándar
    3. Factores críticos del éxito
    4. Herramientas para PMO
    5. Técnicas para PMO
  2. Caso práctico desarrollado con Value Ring.

    1. Identificación del caso.
    2. Uso de la herramienta.
    3. Desarrollo.
    4. Conclusiones.
    5. Aplicación práctica.

Aplicamos nuestra metodología original, orientada hacia la consecución de la certificación, basándonos en el entendimiento de la filosofía de gestión de proyectos, programas y portfolios.

En las sesiones presenciales u online en directo, se conseguirá comprender los diferentes procesos y conceptos de P3O y su aplicación práctica. Una vez concluido del curso y determinada la fecha del examen de los alumnos, diseñaremos un plan de trabajo individualizado para cada aspirante, de forma que conozcan con exactitud el trabajo a realizar.

Dentro de este programa, se incluye una sesión, en la que se desarrollará un ejemplo práctico de implantación de una PMO, siguiendo el modelo Value Ring de PMO Global Alliance.

La documentación del curso y la interacción con el alumno, la realizamos en entrono moodle.

El curso se realizará en castellano, si bien al ser los exámenes de P3O en inglés se expondrán todos los conceptos también en inglés.

 

El curso incluye:

  • La asistencia al curso genera 36 PDU´s para la renovación de las acreditación PMP©.
  • Posibilidad de recuperar clases.
  • GARANTÍA DE ÉXITO: Una vez realizado el curso, se puede volver a realizar las veces que fuese necesario, hasta conseguir las certificaciones (versión presencial si hay plazas).
  • Precios especiales para desempleados y estudiantes.
  • Descuentos para antiguos alumnos.
  • Tutorías presenciales, on line y telefónicas.
  • Seguimiento y asesoramiento hasta la realización de los exámenes.
  • La documentación del curso y las exposiciones serán en Castellano.
  • Coffee breaks en los descansos.
  • Inclusión en los grupos de debate el curso en nuestra aula virtual y en el grupo de linkedin.

La gestión de la documentación del curso se realizará a través de nuestra aula virtual en entorno moodle.

Ángel Nájera Pérez

Senior Consultant, Trainer & Speaker Project Manager CEO Wolf Project Management

Desde el comienzo de mi carrera profesional he estado relacionado con la gestión de proyectos y portfolios. Es por lo que me he especializado en las metodologías más reconocidas y aplicadas a nivel internacional, tanto en las más predictivas, como en las ágiles, de forma que con la aplicación conjunta de ambas se obtiene una ventaja competitiva.

Una de mis habilidades es el análisis y de la determinación de la estrategia más adecuada a implementar dependiendo del entorno y los requisitos del cliente.

PhD Doctor en Ingeniería por la UA.
PMP® Project Manager Professional PMI® & PMP ©Trainer.
PMI-RMP® Risk Management Professional
PRINCE2™ Practitioner
P3O® Practitioner Certificate in Portfolio, Programme and Project Offices
PMO-CP Project Management Office Certified Practitioner
SDC ™ SMC ™ SPOC ™
: SCRUM Developer-Master-Product Owner Certified
SCT ™ SCRUM Certified Trainer
Auditor ISO 21.500:2.013
Master Project Manager en Edificación y Urbanismo.
MBA MADEI Master en Administración y Dirección de Empresas.

Más de 15 años de experiencia en la gestión de proyectos, consultoría y formación.

Profesor Asociado de Dirección Integrada de Proyectos de la Universidad de Alicante (UA) y la Universidad Miguel Hernández de Elche (UMH).

Algunos de mis proyectos

  • Implementación procesos de gestión de procesos en empresa de servicios de project management.
  • Diseño de procesos de proyectos y operaciones de diversos grupos de empresas.
  • Dirección de proyecto de desarrollo de software para la gestión de activos.
  • Diseño e implantación de programa de change management.
  • Programas de formación de gestión de proyectos para multinacionales.
  • Dirección de porfolio de proyectos en varios grupos de empresas.
  • Gestión e implantación de departamento comunicación y ventas distintos grupos de empresas.

Contacto:

Fechas y horarios del curso

  • Inicio: 12 de noviembre de 2018.
  • Finalización:  29 de noviembre de 2018.
  • Fechas: 12, 15, 19, 22, 26 y 29 de noviembre.
  • Horario: 16.00 a 20.00.
  • Duración: 6 sesiones. 24 horas.

Precio y forma de pago

Precios especiales para la primera edición.

  • Tarifa general: 650 €
  • Antiguos alumnos y colectivos con convenio: 550 €
  • Desempleados: 475 €

Exámenes P3O Foundation + P3O Practitioner: 650€ (sólo empresas; particulares consultar)

Incluye

  • Presentaciones resúmenes de generación propia de todos los temas (en español).
  • Portfolio, Programme and Project Offices P3O® Official Pocket Book (en inglés).
  • Exámenes tipo.
  • Tutorías on line o telefónicas durante la duración del curso y los siguientes 3 meses.
  • Los alumnos interesados en presentar el examen de certificación, tendrán una clase adicional de preparación (fecha por definir).
  • Diseño de programa personalizado de trabajos hasta el examen.
  • Asistencia en el proceso de alta a Axelos® y de aplicación a los exámenes P3O® Foundation y P3O® Practitioner, así como en la resolución de las posibles incidencias y auditorías de Axelos®.

 No incluye

  • Tasas de los exámenes P3O® Foundation y P3O® Practitioner.
  • Manual oficial de AXELOS. Puede adquirirlo siguiendo éste enlace.
  • Cualquier otro concepto no incluido en esta propuesta.

Idiomas disponibles

El curso y la documentación propia son en castellano, si bien al ser los exámenes de P3O en inglés, se expondrán todos los conceptos también en inglés.

Lugar de impartición:

Sede de Wolf Project Management, S.L.

C/ Tridente 12, oficina 7. 03540. Cabo de las huertas – Alicante.

Se puede acceder fácilmente con transporte público a través del la L4 del TRAM (parada TRIDENTE) o de la L22 de autobuses.

 

El curso está orientado a obtener las certificaciones Axelos Project Office P3O Foundation y Practioner.

Una vez realizado el curso, es posible obtener otras, tales como PMO-CP de Value Ring. Durante el curso se comentará el procedimiento para su obtención.

Foundation Certification

The purpose of the Foundation certification is to confirm that you have sufficient knowledge and understanding of the P3O guidance to interact effectively with, or act as an informed member of, an office within a P3O model. The Foundation certification is a pre-requisite for the Practitioner certification.

2013 edition

  • Multiple choice examination questions
  • 75 questions – 70 live questions and five trial
  • 60 minutes’ duration
  • 35 marks required to pass (out of 70 available) – 50%
  • Closed book.

 

Practitioner Certification

The purpose of the Practitioner certification is to confirm whether you have achieved sufficient knowledge and understanding of the P3O guidance to design, implement, manage or work within any component office of a P3O model. A successful candidate will have an overall understanding of the elements, roles, functions and tools and techniques deployed in a generalized P3O model. Additional training may be required if you are intending to take up one of the specialist roles in the P3O organization.

2013 edition

  • Objective testing
  • Four questions of 20 marks each – 80 marks in total
  • 150 minutes’ duration
  • 40 marks required to pass (out of 80 available) – 50%
  • Open book – (Portfolio, Programme and Project Offices: P3O guide only).

 

Los dos exámenes están disponibles en inglés. Más información en https://www.axelos.com/certifications/p3o-certifications

Debido a la gran variabilidad de situaciones en las que nos podemos encontrar a la hora de diseñar o implementar una P3O, más que estar focalizados en usar una técnica concreta, la tendencia es la de establecer unos principios muy sólidos y asegurarnos que, en cualquier caso, los apliquemos.

Govern effectively Governance framework SROs (Senior Responsable Owner) Project Executives Project Boards Portfolio governance consistent with the organization Limits of autority Tolerances Escalation rules and routes Risks, issues and changes Gated reviews

Hold people to account Clear accontability of project outcomes and benefits SROs Project Executives Clarity of roles and responsabilities Provide standard role descriptions Ensure right decisions are escalated to the right peoplePrioritize investment align and adjust to business strategy Prioritize business change Balanced portfolio “Must do” aligned with strategic objectives All initiatives aligned with business strategy Should we kill the project?Saveguard value Continuous Business Justification All investements have valid BC throughout the lifecycle Business Case Invest in people and process Strategy Reward & recognition Programme and project execution Ppm skills PRINCE2™ MoR™ ITIL™ Tailor approaches Training Track progress through highlight and exception-based reporting Timely reporting Exeption management service Data collection process works effectively Balance Score Card Management Dashboards

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