Un proyecto pasa por diferentes fases, diferentes dependiendo de cada proyecto e industria, y a lo largo de ellas se van desarrollando los procesos necesarios para gestionar el proyecto. Estos procesos, según el PMBoK (Project Management Book of Knowledge) son iniciación, planificación, ejecución, control y cierre.
En este artículo de nuestro compañero y colaborador Luis Gonzaga Mittenhoff, experto en planificación con ORACLE PRIMAVERA, y que actualmente está operando este software en proyectos tan importantes como la nueva sede del BBVA en Madrid, nos comenta cómo se articulan estos conceptos dentro de este potente software de planificación.
Iniciación
Estamos en la fase inicial del proyecto, se están definiendo todos los patrones y piezas que se enlazarán posteriormente. Así, se define el alcance del proyecto (muy importante!), se estiman los recursos financieros necesarios, se identifican los “stakeholders” y se nombra al responsable del proyecto y al equipo del proyecto.
Estas últimas premisas tienen aplicación en el software Primavera P6. Una de las principales ventajas de este software es que te permite añadir la estructura de la empresa o, en este caso, de la persona/as encargada/as de todo o de partes de un proyecto (entregables). A cada miembro de la empresa o miembro, en este caso, del equipo de proyecto, se le puede asignar una responsabilidad dentro de ese proyecto, e incluso de los proyectos que la empresa esté llevando a cabo. A esto se le denomina la OBS (Organizational Breakdown Structure), y es la estructura jerárquica de la organización, los miembros que componen dicha organización y su responsabilidad dentro de ese proyecto.
Esas responsabilidades no son más que la asignación de un miembro del equipo sobre un proyecto/os e incluso sobre un entregable/es. A esta premisa se le denomina en Primavera P6 la EPS (Enterprise Project Structure), y entre la OBS antes nombrada y la EPS se le asignan responsabilidades dentro de la organización, y éstas responsabilidades no son más que el permitir que un miembro del equipo trabaje sobre un grupo de proyectos, un proyecto en concreto, un grupo de entregables o un entregable en concreto.
Planificación
Una vez establecidos todos los parámetros de la fase de iniciación, se comienza a planificar “progresivamente”. Raro es el proyecto que se planifica todo y con el nivel de desglose que se requiere desde el principio. Lo más común es planificar y conforme se vaya teniendo conocimiento e información del mismo proyecto, se van afinando todas sus vertientes. Para Primavera P6, es la fase fundamental, y es el eje sobre el que va a pivotar todo el proyecto. No hay que olvidar que las fases más importantes para P6 son la planificación (se puede planificar temporal y presupuestariamente) y la fase de monitoreo/control (lo veremos en el próximo punto). Como guía, en P6 se planifica de la siguiente forma:
Pues sí, salvo el inicio (que no tiene predecesora) y el final (que no tiene sucesora) todas las actividades del programa tienen y deben de estar relacionadas.
Ejecución y Monitoreo/Control
Cuando se tiene planificado “todo”, se comienza a ejecutar lo planificado. Ese “todo” es debido a que, como he dicho antes, la planificación en la mayoría de los proyectos es progresiva.
Prácticamente a la misma vez que se ejecuta, se realiza el monitoreo y control, y es uno de los pasos clave en el proyecto. Primavera P6 es una herramienta que ofrece, sobre todo, control. Control sobre actividades, control sobre recursos, control sobre “lo ejecutado” vs “lo planificado”, control sobre el coste, estimaciones hasta la conclusión, valor ganado, etc…te permite controlar y a su vez, prever, sobre todos los campos mencionados y que constituyen una parte fundamental para la consecución del mismo.
Cierre
Una vez que se va controlando, se finalizan algunas actividades. Cuando se finalicen todas las actividades que constituyen un entregable, éste mismo se cierra (previa aceptación por parte del cliente), y una vez que se hayan finalizado todos lo entregables (o no) se dará por concluido el proyecto.
Con Primavera ocurre lo siguiente. Conforme se vayan cerrando actividades (una actividad cerrada es una actividad con inicio y con fin real) se van cerrando a su vez sus entregables. Un entregable cerrado es cuando la primera actividad que inicia dicho entregable tiene una fecha de inicio real y cuando la última actividad del entregable tiene un final real.
En conclusión
Primavera P6 está presente en todas las fases del ciclo de vida de un proyecto, y será el propio Project Manager el encargado de intensificar su trabajo en estas fases, dependiendo del momento en que se encuentre el proyecto y en función de las necesidades que el propio proyecto nos vaya mostrando.
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