Cada vez que una compañía desarrolla un proyecto, genera una gran cantidad de información y de conocimiento sobre cómo se ha desarrollado éste; cómo ha resultado el rendimiento de su equipo, los sistemas usados, los proveedores y agentes participantes y un largo etcétera. No siempre se recoge y guarda adecuadamente, de forma que pueda servir como punto de partida a la hora de desarrollar los siguientes proyectos.
De hecho, es habitual que permanezca en las personas que han participado y que si éstas abandonan la empresa, también lo hace el conocimiento y por tanto una parte muy valiosa sale por la puerta.
Recopilar las lecciones (aprendidas)
Así, se antoja fundamental el desarrollar un sistema adecuado para ir recopilando tanto los registros e información generada, como las lecciones aprendidas, es decir, las situaciones tanto positivas como negativas que son relevantes para futuras actuaciones. En este punto es muy interesante que la organización disponga de una estructura auxiliar y de apoyo que establezca cómo hacerlo y que vigile que así se haga. Para posteriormente, también hacer que las lecciones aprendidas no se queden en un papel sino que efectivamente, mejoren los siguientes proyectos.
La PMO (Project Management Office) puede ser un ente realmente útil para este fin de hecho y según aparece en el último número de PM Network, publicación periódica de PMI, el 90% de las organizaciones que realizan una transferencia efectiva del conocimiento, disponen de una PMO. Algo realmente notable, si lo comparamos con el 16% en organizaciones con una baja eficiencia en este aspecto.
Sin duda sirve para «afilar el lápiz» y conseguir que la organización sea más eficiente.
La clave es la mejora continua
Efectivamente, del área de conocimiento de calidad hemos aprendido que “en la calidad no hay línea de meta”, es decir que siempre se puede mejorar algo y que muchos pequeños cambios y mejoras producen un gran resultado.
Esta misma reflexión la podemos aplicar a una organización que desarrolla proyectos u operaciones en el tiempo. Parte de una situación inicial, y cada proyecto, tanto exitoso, como –probablemente más importante- si no ha conseguido sus objetivos, supone dar pasos hacia la excelencia y a un mejor desempeño del proyecto en todas sus áreas.
Depende de la mentalidad
Si es algo tan importante y tan básico para el éxito de una organización, nos podríamos preguntar por qué no se aplica siempre y en todas los sectores y tipo de empresa. Muchas son las razones, pero me gustaría resaltar dos:
Sea cual sea la causa de que en una organización no se esté gestionando adecuadamente el conocimiento, sin duda debería ser una de las líneas de mejora.
