Una de las claves del éxito en la gestión de un proyecto es elegir cuál es su mejor enfoque. Así, dependiendo del nivel de definición de los requisitos y de la incertidumbre del mismo, podríamos utilizar modelos predictivos o basados en una planificación detallada, o al contrario, si se prevén cambios en los requisitos y poca definición, la orientación puede ser diferente, debiendo ser más flexible y adaptable a estos cambios, de forma que el producto que se obtenga coincida con las necesidades tanto del cliente como de los usuarios.
Así, el otro día nos comentaba un responsable de una importante empresa de retail, que a menudo sufren un problema; definen cómo debe ser el alcance de un determinado proyecto y aceptan una planificación detallada, pero a la finalización del mismo, con el producto ya concluido, el responsable de desarrollarlo lo presenta y… ¡no sirve!.
¿Qué ha pasado?
Pueden ser muchas las causas, pero en muchas ocasiones, el cliente no es capaz de determinar con exactitud los requisitos o incluso aunque así sea, éstos pueden cambiar a lo largo del proyecto conforme también lo haga el mercado y los usuarios a los que puede estar dirigido.
En estos casos, el reto es idear cómo gestionar un entorno tan cambiante y además ejercer el control necesario.
De hecho, este tipo de proyectos cada vez es más común y por tanto las metodologías ágiles como Scrum, cada vez tienen una mayor implementación, como demuestra el interés en las búsquedas en google. En el siguiente gráfico indicamos las tendencias en las búsquedas de los tres enfoques más generalizados, como son PMP, PRINCE2 y Scrum. Como se puede ver, en estos momentos están convergiendo, lo que nos da una idea de la importancia de conocer esta forma de gestión.
Las bases del Scrum
En 1990 Jeff Satherland y Ken Schawaber, establecieron un modelo progresivo de generación del proyecto, que asimilaron a cómo avanzaba un equipo de futbol americano (o se rugbi). De forma que hasta llegar al objetivo final, van consiguiendo avances cortos y concretos, scrums.
Y esa es su filosofía principal; ir generando progresivamente un producto, focalizándose principalmente en la priorización del esfuerzo sobre los requisitos principales del proyecto.
Sus principios son:
Posteriormente un grupo de expertos desarrollaron el Manifiesto Ágil, en el que para proyectos con alta incertidumbre, se pueden tener en cuenta muchos aspectos, pero se debe hacer énfasis en los siguientes:
Y establecen “Aunque valoramos los elementos de la derecha, valoramos más los de la izquierda”.
Esto nos da una idea de cómo se desarrolla un proyecto bajo un entorno ágil y en concreto con Scrum.
Funcionamiento básico de un proyecto con Scrum
Así, para poder gestionar un proyecto adecuadamente con Scrum, se debe conocer con detalla y precisión tanto los principios como los artefactos y las reuniones que se desarrollan. De hecho, es muy recomendable el SBOK (Scrum Body of Knowledge), desarrollado por SCRUMStudy y que es de facto un estándar para la gestión de proyectos con Scrum.
Así, en primer lugar, hay que definir las necesidades por las que se debe desarrollar el proyecto y establecer por tanto un documento en el que se explicite la justificación comercial del proyecto (Business Case), a partir del cual se defina la Declaración de Visión del Proyecto sobre la que el equipo y el resto de agentes basarán su trabajo posterior.
Así, se identifican los requisitos fundamentales del producto y que se deben priorizar (Backlog del Producto) y planificar los diferentes sprints o esfuerzos para ir progresivamente desarrollando el producto. De forma que al final de cada uno de estos sprints, el cliente pueda valorar su resultado y planificar uno nuevo, y así sprint a sprint ir completando el producto.
El proceso lo podemos ver en el siguiente esquema.
Enfoque necesario
A la vista de los expuesto anteriormente, considero que conocer este enfoque de gestión de proyectos es sumamente interesante para valorar su posible uso en nuestros proyectos y así optimizar los recursos de nuestros clientes.
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