Gestión de deadlines, un ejemplo: serie: “La Fortuna”

El marcar objetivos de tiempo y cumplirlos siempre es un reto y que merece dedicar tiempo y esfuerzo para lograrlo. No es suficiente con decir que queremos hacer un determinado trabajo, sino que hay que analizar el esfuerzo necesario, los recursos disponibles y el tiempo que nos llevará, o si seremos capaces de conseguir finalizar la tarea dentro del plazo deseado en el caso de tener un dead line o fecha tope.

Seguro que podemos recordar muchos ejemplos de lo que acabo de comentar, tanto en el ámbito personal como profesional y, de hecho, y para ilustrar esta cuestión, me gustaría exponer la planificación que pudimos ver en el primer capítulo de la serie española “La Fortuna” de Amenabar.

Mucho trabajo, pocos recursos y… ¿días libres?

Sin ánimo de hacer spoiler, no voy a decir nada de la trama, pero para explicar el caso, tan solo comentar que hay que identificar un pecio en el mar y en dicho capítulo se manifiesta que para poder hacerlo es necesario revisar los archivos de la armada. De hecho, hay una imagen sobrecogedora, en. La que, sobre una mesa infinita, se apilan decenas de carpetas y archivos que deben ser analizados. Los recursos disponibles son más que escasos y se intuye que la tarea es ardua.

El siguiente ingrediente que nos encontramos es un dead line que no se puede aplazar ya que hay que presentar los resultados a un tribunal y su importancia es vital para el éxito de su misión. Por lo que podemos afirmar que es un hito clave y que, sin conseguir terminar el trabajo, todo se perdería y habría que cerrar el proyecto. Así, el tiempo disponible inaplazable es de 7 días.

La mezcla es demoledora y se aprecia cierto desánimo y desesperación en los miembros del equipo ya que el trabajo es ingente, los recursos mínimos y el dead line muy agresivo.

Calendario de tareas: misión imposible

Aparece una imagen en la serie, que reproducimos a continuación, en la que, de los 7 días, los dos primeros no cuentan porque ya han pasado, los dos siguientes caen en fin de semana y no se trabaja, por lo que tan solo quedan cuatro días disponibles, lo que empeora completamente la situación y la convierte en desesperada incluso antes de empezar.

De ahí que, del análisis de lo indicado, y pensando en cómo gestionar el tiempo disponible en los proyectos, me surgen las siguientes reflexiones:

• El primer error es no valorar la carga de trabajo y el tiempo disponible de forma que, cuanto antes, nos demos cuenta de que no va a ser posible acabar el 100% del trabajo según nos gustaría. Lo que nos puede llevar a diseñar una estrategia sobre qué trabajo habría que hacer primero y que sería lo que más valor aportaría.
• Principio de inspección (transparencia) y empiricismo: no sabremos lo que nos cuesta hasta que lo hagamos: Hasta ahora todo son conjeturas, pero hay que ponerse manos a la obra. Así, podemos utilizar cada uno de los días como un ciclo de un proyecto, planificando qué vamos a hacer (tiene que encajar con nuestra estrategia global y con la visión del proyecto), ejecutando el trabajo y, fundamental, analizar a modo de retrospectiva el resultado al final del día. Esto, sin duda, permitirá conocer con más precisión el rendimiento de equipo y si nuestras hipótesis y estimaciones fueron correctas. Normalmente no lo serán por lo que el conocimiento ganado de la experiencia permitirá refinar las estimaciones para el trabajo futuro y descubrir con mayor confianza si podremos, finalmente realizar dicho trabajo.
• La motivación del equipo es la clave: Como se puede ver en la captura que hemos realizado del calendario, los dos días del fin de semana no se marcan como lectivos e incluso los miembros del equipo terminar su trabajo conforme su jornada laboral (es de día cuando ya no están en su puesto). Esto nos hace pensar sobre el nivel de motivación e involucración que debería tener nuestro equipo para afrontar situaciones como las que se describen y que son absolutamente críticas para la organización (en la serie el propio estado español), de forma que se pueda tener la capacidad de exprimir al máximo el tiempo disponible por un bien superior. Evidentemente nuestro équido debe sentir que su esfuerzo (puntual) será valorado, aunque debo decir que, según mi experiencia, en estos casos, el ser capaz de transmitir la importancia del reto y su relevancia en la organización o en la sociedad, suele ser un motivador mucho mayor que cualquier incentivo económico. Así, el reconocimiento y el saberse partícipe de algo memorable es fundamental.

Por tanto, como conclusión, podemos afirmar que antes de lanzarse a realizar una tarea o un proyecto en un entorno de cumplimiento de objetivos temporales muy exigentes, tenemos que valorar muchos aspectos, tales como valorar el trabajo y los recursos disponibles, sin olvidar cómo seremos capaces de involucrarlos en su consecución. Finalmente, indicar, que para facilitar este reto, hay que definir correctamente dichos objetivos. Os adjuntamos algunos artículos que hemos desarrollado al respecto y que pueden ser de vuestro interés.