Una de las características básicas de los proyectos, es que se desarrollan en entornos de incertidumbre, ya que cuando se conciben y planifican, no se sabe con exactitud cómo se van a desarrollar, qué les va a ocurrir y cuál será el resultado final. De hecho, esto es así incluso cuando abandonan esta fase de desarrollo virtual y pasan a su ejecución; reduciéndose la incertidumbre conforme se acerca al cierre del mismo.
De la comprensión de este hecho, más o menos marcado, dependiendo de tipo de proyecto y su complejidad, se deduce que cualquier dato, plan o informe que se emita de un proyecto, para que sea válido, deberá incluir una lista de los posibles riesgos a los que se puede enfrentar y superar para alcanzar sus objetivos.
Control vs Seguimiento
Así, cuando decidimos poner en marcha un proyecto y aceptamos un presupuesto, no hemos hecho más que empezar; a lo largo de todo su ciclo de vida, éste se podrá ver afectado por muchos factores: incrementos de costes, errores en mediciones, mejoras propuestas por la propiedad o los clientes, modificaciones de normativas, huelgas,… y un largo etcétera.
Por lo que si queremos hacer un buen management del presupuesto, no debemos sólo controlar cómo se producen los gastos, sino que debemos realizar una análisis continuo y profundo no sólo del proyecto sino de se entorno, de forma que seamos capaces de detectar estos posibles cambios, incluso antes de que se produzcan.
No es cuestión de ser adivino, aunque este anuncio tiene su gracia; «La verdad aunque duela«. Es cierto, cuanto antes sepamos cuál es la situación real del proyecto, mejor.
Así, dispondremos del máximo tiempo para poder tomar las medidas oportunas y reconducir, en su caso, el presupuesto. O aceptar el incremento del mismo.
El objetivo no es saber qué nos estamos gastando, sino cuánto nos gastaremos al cierre del proyecto, pero saberlo lo antes posible.
Gestión de riesgos
Para apoyar el desarrollo de la gestión del presupuesto, es por tanto, necesario aplicar técnicas de gestión de riesgos. Hay varios modelos y estándares, pero en muchos casos, podemos aplicar un sistema básico, consistente en identificar los riesgos más importantes e intentar cuantificar su impacto.
Esto nos va a permitir valorar las reservas o colchón que debemos disponer en nuestro proyecto para evitar sobrecostes y poder finalizar el proyecto sin sobresaltos presupuestarios.
SIGC
Como hemos indicado, una vez disponemos del presupuesto inicial, probablemente se realizarán cambios y modificaciones. Éstos deberán estar perfectamente controlados y autorizados. Normalmente se puede usar un documento denominado «orden de cambio«, donde se debe indicar cuál es el cambio propuesto, y su impacto tanto en coste como en tiempo en el proyecto.
Este documento es muy importante, ya que sin su aceptación no se podrá modificar el presupuesto del proyecto e incluso sirve como herramienta para implementar los cambios en el alcance del proyecto. «Sin que esté aceptado, no se implementa el cambio«.
En la gestión de un proyecto hay que ser muy disciplinados y no permitir excepciones, ya que de esta forma, podremos asegurar que no se realizan trabajos no aceptados, con los consiguientes problemas que acarrean.
Codificar para analizar
Cada uno de los cambios que se implementen deberán estar codificados por grupos de modificaciones, de forma que al cierre del mismo, se pueda tener una visión global de las razones de las desviaciones del proyecto. Lo que, sin duda, ayuda a tomar decisiones para el futuro.
En este ejemplo, que acabamos de usar en un workshop, podemos ver cómo se ha ido modificando el presupuesto de un proyecto.
Si tratamos a todas las desviaciones por igual, vemos que el presupuesto se ha desviado casi un 14%, por lo que a simple vista, el responsable del proyecto, no parece haber hecho un buen trabajo. Pero, en amarillo hemos marcado las modificaciones que el cliente ha solicitado como mejoras y que no estaban incluidas en el alcance del proyecto.
En este caso, descontando las mejoras, vemos como la desviación ha sido de un 3,21%. El coste del proyecto ha sido el mismo, pero la percepción de control es muy superior si se dispone de la información adecuada.
Conclusión
Para gestionar correctamente un presupuesto, no basta con saber y apuntar lo que se consume o factura, hay que ser capaz de adelantarse y prever cuál será el presupesto final,… lo antes posible.
