En la gestión de un proyecto cada vez es más importante cómo involucrar a los miembros del equipo y crear un ambiente adecuado de colaboración entre ellos. Los proyectos los desarrollan personas y su éxito se verá enormemente afectado en la manera en que éstas estén motivadas y tengan un objetivo común claramente identificado.
De hecho, un equipo desmotivado es garantía de problemas. En muchas ocasiones nos encontramos equipos multiculturales, de diferentes nacionalidades y generaciones que tienen diferentes motivadores. Mucho se h habla sobre las diferencias entre generaciones y, lo que para una persona de una generación reciente sería un motivador, no lo es para otra que pertenezca a otra generación diferente. Pero, todas ellas participan en el mismo proyecto y deben trabajar conjuntamente y en total coordinación y colaboración para la consecución del objetivo del proyecto.
En este artículo no vamos a tratar cómo motivar al equipo, pero sí me gustaría analizar si la motivación debe venir a través de premiar el rendimiento o si, al contrario, se debería primar el comportamiento.
Así, si establecemos un esquema de bonus por rendimiento individual, podemos encontrarnos en un entorno muy competitivo dentro del propio equipo, de forma que una persona del mismo, ante la disyuntiva de tener que tomar una decisión que beneficie al proyecto o a uno mismo, tendría un conflicto de intereses. Hay muchos ejemplos de los posibles aspectos negativos que puede generar esta situación, como, por ejemplo, las hipotecas subprime, en las que los gestores recibían bonus por la venta de los productos, sin tener en cuenta los aspectos negativos que se producirían.
Premiar el buen comportamiento
Otra opción es buscar aspectos motivadores de otro tipo, por ejemplo; el transmitir la relevancia que el proyecto tiene para la organización y/o la sociedad (pensemos en los equipos que participaron en el desarrollo de las vacunas del COVID), la evolución personal, la pertenencia a un grupo, y muchas otros ayudan a crear una motivación interna en la persona que es más sólida y positiva.
Así, técnicas incluidas en el Management 3.0 se centran en este aspecto, y en establecer acciones y estrategias que premien el comportamiento esperado dentro del equipo.
Un ejemplo interesante serían los KUDOS (Del griego kydos: “gloria” y “fama”). Consiste en realizar un reconocimiento público de un colega por una contribución al equipo. Esto refuerza el sentimiento de colaboración y de pertenencia, a la vez que se establecen valores de agradecimiento.
Si queremos “aterrizar” estas ideas, una gran idea es identificar clara y explícitamente el comportamiento esperado en el equipo y los pongamos en un “papel” que, idealmente podríamos imprimir y colgar de la pared de nuestro war room (si el equipo está localizado) o tenerlo siempre presente en un espacio virtual.
Este documento, que puede ser no muy formal, se denomina “Ground rules” o reglas básicas del equipo. Y lo podemos usar a nivel de todo el proyecto o incluso de manera más concreta, por ejemplo, es muy usual definir las ground rules para las reuniones. De manera que antes de que ésta comience todos los participantes sabes qué se espera de ellos.
Podemos ver un ejemplo a continuación:
De hecho, PMI (Project Management Institute) incluyó en la version 6 de su PMBoK (Project Management Body of Knowledge) el Acta de Constitución del Equipo, en la que, además del comportamiento esperado, podemos incluir las reglas básicas de funcionamiento del equipo en cualquier aspecto (logística, horarios, vestimenta, etc).
Además, podríamos definir aspectos tales como:
Como vemos, el establecer las reglas básicas y el Acta de Constitución del Equipo son herramientas muy sencillas y muy potentes y que realmente van a ser muy efectivas si se crean involucrando al equipo y negociándolas entre todos. De manera que estén consensuadas y el equipo las sienta “como suyas” y que no les han sido impuestas.
Las podemos usar en todo tipo de proyectos y con diferentes enfoques, desde predictivos, híbridos y -sobre todo- ágiles. Es en estos últimos donde los equipos están más empoderados y tienen mayor implicación en la planificación y desarrollo, por lo que es fundamental que exista un sentimiento de colaboración y responsabilidad compartida sobre el resultado final.
