En un proyecto, la planificación es muy importante, de hecho, sin una correcta planificación, el desarrollo del mismo, puede llegar a ser muy complejo y poco eficiente.
Pero, también es cierto que es casi imposible que los planes se desarrollen según lo previsto, por lo que hay que estar muy atentos a los cambios del entorno y a cualquier situación o riesgo que puedan afectar al cumplimiento de objetivos.
Así lo ve thecoolruller en su blog:
Los componentes del equipo humano son claves
Sin duda, el factor humano es clave; dentro de los procesos de PMI©, se les dedica un área de conocimiento específica y una vez que éstos entrar a participar en el proyecto, se deben gestionar y desarrollar lo más eficazmente posible, ya que de ello dependerá en gran parte, el éxito del proyecto.
Pero, como ya hemos indicado, no siempre todo va como la seda, sino que en muchos casos hay que afrontar errores o fallos de funcionamiento del equipo; falta de seguimiento en los procesos, poca implicación, rendimiento pobre o cualquier situación que pueda afectar al proyecto o al resto de equipo, realizada por uno de sus miembros.
Transformar lo negativo en positivo
Es obligación del director del proyecto, detectar estos posibles aspectos negativos, gestionarlos y sobre todo intentar transformarlos en algo positivo que ayuden a mejorar el sistema y mejorar el funcionamiento. Así, los fallos y las crisis dentro del equipo son inevitables y el éxito dependerá de cómo somos capaces de afrontarlos.
Tuckman habla de que un equipo, cuando empieza a trabajar junto, pasa por diferentes etapas:
1º Form: Formación del equipo.
2º Storm: Aparición de problemas y desajustes en el funcionamiento del equipo.
3º Norm: Se llega a un consenso en cómo resolver las cuestiones detectadas en el punto anterior, de forma que el equipo funciona más eficientemente.
4º Perform: En este momento mejorara el rendimiento del equipo.
Esto hará que el equipo funcione mejor y pueda crecer positivamente.
Cómo gestionar el momento…
Es un momento delicado, hay que balancear los sentimientos negativos generados por el fallo o error, con la necesidad de que el equipo salga reforzado y que aumenten tanto el rendimiento como la confianza y motivación del miembro del equipo.
En el número de mayo de 2013 de PM Network, aparece un artículo muy interesante de Roberto Toledo PMP, partner de Alpha Consulting, en el que desarrolla el modelo de gestión de la retroalimentación o feedback, denominado; hamburguesa.
Roberto, desarrolla este modelo, identificando diferentes capas en esta hamburguesa ideal;
Así, desde la elección del momento y el lugar adecuado; nunca improvisado (tapa inferior de pan), hasta la distribución de las posibles mejoras a aplicar y que puedan afectar tanto al miembro del equipo como al resto de la organización (tapa superior del pan), además tendremos que tener en cuenta:
· La carne:exponer los hechos y los datos objetivos con detalle y sin verse afectados por las emociones.
· El queso: exponer las emociones que han generado el error y hacerlo de forma abierta, para aumentar la confianza.
· La lechuga: Planificar los pasos a seguir y el plan para corregir el error y/o prevenir futuros errores.
En resumen…
La misión del director del proyecto es el de transformar lo negativo en positivo y focalizar los esfuerzos del equipo en aumentar su rendimiento. Y para eso, nos sirve el método de la hamburguesa…
