Cuando un cliente nos pide que le digamos la duración de su proyecto, tenemos que tener en cuenta que para darle el dato, y no equivocarnos deberemos tomar precauciones.
Así, si queremos afinar, tendremos que descomponer el proyecto en partes más pequeñas, que podamos dimensionar más fácilmente. Pero aún si lo hacemos muy bien, corremos el riesgo de que ocurran eventos no previstos que dificulten o eviten que se cumplan nuestras previsiones.
Hablamos del futuro…
Efectivamente, en toda planificación y/o estimación, estamos estableciendo hipótesis más o menos acertadas que se pueden o no cumplir. De ahí, que la identificación y cuantificación de los riesgos a los que se pueda enfrentar el futuro proyecto sea tan importante, ya que por definición, un riesgo es un evento incierto que puede afectar a la consecución de los objetivos de un proyecto.
Para cubrirnos en salud, por tanto, deberemos establecer unos colchones o reservas que absorvan las eventuales situaciones negativas del futuro.
Colchones individuales vs globales.
Cuando hablamos de este tema con los profesionales, casi siempre aparece esta discusión; ¿se debe incluir un colchón en cada partida o capítulo? o por el contrario ¿se debe afinar cada uno de los paquetes de trabajo y acumular en un único concepto todos los colchones?
Para obtener un poco de luz, os propongo analizar la ley de Parkinson, que dice:
«El trabajo se expandirá hasta rellenar el tiempo previsto para su realización«.
Curioso, pero… cierto!
Efectivamente, eso es lo que suele ocurrir, tanto si hablamos de tiempo como de coste. Por lo tanto, en mi opinión, y según me dicta la experiencia, todos las reservas deben estar agrupadas.
Si dejamos que cada partida o cada capítulo tenga su propio margen, corremos el riesgo, según la ley de Parkinson, de que sistemáticamente se consuma y por tanto, la filosofía de los colchones quede desvirtuada y se penalice la eficiencia del proyecto.
Así, podemos plantear dos objetivos (dead line); los del equipo de gestión y los que se pactan con el cliente. La diferencia entre ellos deberá ser el colchón disponible. Además, el disponer de un único colchón, permite una mejor gestión y nos servirá para integrar la gestión de riesgos, con la de costes. Comparando el valor total del riesgo con la reserva disponible.
