Uno de los problemas a la hora de definir objetivos es incluir en las estimaciones “colchones” de tiempo o costo de manera que la persona y/o equipo que la realiza no los muestra y le sirve para poder amortiguar posibles errores en su creación.
Pero el ocultar estos “colchones” tiene un efecto perverso ya que podemos encontrarnos que la Ley de Parkinson se aplica en todo su esplendor.
¿En qué consiste la Ley de Parkinson?
Personalmente desde la primera vez que oí hablar de ella se me quedó grabada ya que es como la vida misma y es un motor de la procrastinación y el trabajo poco eficiente y que no aporta valor.
Fue en 1955 cuando el historiador naval británico Cyril Nothcote Parkinson escribió un relato satírico en “The Economist” en el que explicaba que a una mujer se le había dado una tarea: enviar una tarjeta postal al día. Así, la trabajadora se mantenía todo el día ocupado en la ejecución de la tarea, dedicando horas a elegir la tarjeta adecuada, a escribirla de diferentes formas hasta que quedaba convencida. Por supuesto que la tarea se podría ejecutar en 3 minutos, pero… ¿Qué haría el resto del tiempo?.
A partir de este relato se desarrolló la teoría que dice tal que así: “una tarea tiende a expandirse y ocupar todo el tiempo que se asigne”.
Lo podemos comprobar con un ejemplo sencillo: imaginemos que nos encargan la redacción de un informe. Supongamos que hoy es lunes, así revisamos nuestra agenda, nuestra disponibilidad y pensamos que, con toda seguridad, el miércoles tendremos la tarea completada. Pero, para ir del lado de la seguridad, nos comprometemos a tener el informe terminado el viernes. ¿Cuándo lo entregaremos realmente? por supuesto hay excepciones, pero en la mayoría de los casos el trabajo se entregaría el último día.
Es posible que incluso no hayamos procrastinado y el informe esté preparado el mismo miércoles, pero como solo nosotros sabemos la realidad de la estimación y nuestro compromiso, es posible que dediquemos tiempo y recursos a mejorar el documento, añadir más información, refinar el estilo, etc, pero estas tareas no mejorarán el resultado final y no aportarán valor.
¿Solución?
La solución más directa es la de hacer visibles dichos “colchones” y denominarlos “reservas” de manera que nuestra estimación sea: el objetivo el miércoles, pero según el entorno y el nivel de riesgo que afecte a la tarea, sería conveniente añadir 2 días más de reserva. Pero, no hay que olvidar, que ahora, el objetivo es 3 días.
Si le funciona a Elon Musk, ¿por qué a nosotros no?
De hecho, como Elon Musk aplica la reducción de tiempos en sus empresas y proyectos con resultados dispares como puedes leer en este artículo. Y es famoso por recortar radicalmente las estimaciones de sus equipos. Probablemente porque él considera que estas estimaciones incluyen colchones ocultos y una forma de eliminarlos es directamente recortar los plazos. De hecho, le ha funcionado y ha hecho que los equipos trabajen muy focalizados y con mucha intensidad y que eliminen todo lo que no aporta valor. Pero el recortar plazos sin más puede tener consecuencias no deseadas, por ejemplo:
Conclusión
Por mi experiencia mi opinión es que la Ley de Parkinson siempre tiene que estar presente a la hora de definir objetivos y hacer que nuestros equipos se comprometan a ellos. Pero debe establecerse una cultura común y unas reglas comunes que todos debemos respetar: definir estimaciones realistas y estimar las reservas adecuadas en base a la incertidumbre y riesgos potenciales. Se pueden revisar y negociar pero solo se deberían modificar si identificamos mejores formas de ejecución o si aplicando el principio del empiricismo, la realidad nos demuestra otra cosa.
