Todo proyecto tiene un objetivo y es cubrir las necesidades de un cliente o usuario, o simplemente aprovechar una oportunidad o mejorar el funcionamiento operativo de una organización.
Puede generarse externamente debido a un contrato, o puede ser gestado y lanzado directamente por la compañía u organización ejecutante.
En la norma ISO 21.500 (Directrices para la dirección y gestión de proyectos) explica, aunque brevemente, muy acertadamente, la motivación de porqué una organización desarrolla un proyecto:
Así podemos ver claramente, que todos los proyectos de una organización deben estar alienados con su estrategia corporativa y su objetivo es el de ayudar a alcanzar los objetivos corporativos superiores. Esto es muy importante tenerlo en cuenta, ya que conseguir cumplir los parámetros de coste, tiempo y alcance en un proyecto, no es garantía de éxito, además el resultado final debe servir para cumplir la estrategia global.
La gobernanza del proyecto
De ahí, que cuando se pregunta “¿quién es el máximo responsable de un proyecto?”, aunque la respuesta puede parecer que sea del director del proyecto, en realidad es la propia organización que ha delegado en la Junta del Proyecto o en el Patrocinador o Ejecutivo del proyecto.
Seguidamente, ésta delega en el Director del proyecto y de su equipo para desarrollar el plan de proyecto y desarrollar las actividades necesarias para conseguir los entregables necesarios para obtener el producto final del proyecto.
Cada proyecto es diferente, por lo que se debe establecer cómo se van a relacionar los agentes, su responsabilidad y capacidad de decisión, por lo que cuando hablamos de gobernanza del proyecto, según la definición de la propia norma ISO 21.500, tenemos que pensar que:
“Es el marco mediante el cual una organización es dirigida y controlada. La gobernanza del proyecto incluye, pero no se limita, a aquellas áreas de la gobernanza de la organización que están directamente relacionadas con las actividades de un proyecto”.
O como se indica en el PMBOK© (Project Management Book of Knowledge de PMI©): “Es una función de vigilancia que está alineada con el modelo de gobernanza de la organización y que se desarrolla a lo largo de su ciclo de vida”.
E incluye aspectos como:
En el siguiente esquema podemos ver el enfoque general de este asunto, desde el punto de vista de ISO 21.500.
Aspecto crítico para el proyecto
Al establecer la estructura de gestión y toma de decisiones, es un aspecto clave en el éxito del proyecto, sobre todo en proyectos complejos y de alto riesgo, como afirma el PMBOK©. Por lo que el no dedicar tiempo y esfuerzo en desarrollar esta parte y en elegir a los agentes más indicados, puede suponer la diferencia entre el éxito o el fracaso de la organización.
Así, podemos ver como en el método PRINCE2™, una de sus temáticas fundamentales es la de la organización, en la que se definen los diferentes roles de los agentes que deben participar en el desarrollo de un proyecto.
Y en el siguiente esquema, se pueden ver los agentes y niveles de gestión necesarios para desarrollar controladamente un proyecto. Se tienen que considerar todos, pero es cierto que dependiendo de la dimensión y complejidad del proyecto, un agente puede desempeñar varios roles. Esto se debe definir en la estructura de la gobernanza del proyecto.
