Uno de los momentos críticos a la hora de empezar un proyecto o tener que preparar una conferencia o incluso planificar un viaje, es cuando nos enfrentamos al papel en blanco; de la nada hay que empezar a desarrollar nuestras ideas.
A veces uno no sabe por dónde empezar y se puede generar un bloqueo mental. Una de las herramientas que yo uso de forma masiva son los mapas mentales o mind maps; consisten en escribir y dibujar, a partir de la idea central, todo lo que se nos ocurre, de forma jerarquizada.
La base: la idea central
La idea genial es que se intenta reproducir el funcionamiento del celebro, dibujando ideas a partir de una central y relacionándolas radialmente. Una vez generamos las ideas secundarias, podemos seguir desarrollando niveles inferiores más detallados hasta donde consideremos oportuno y finalmente relacionar los conceptos. Es una metodología realmente sencilla con la que se consiguen resultados excelentes.
Un ejemplo práctico.
Acabamos de realizar unas sesiones de consultoría con una empresa agroalimentaria en San Javier, y hemos practicado su funcionamiento. Estos son los pasos básicos de un ejemplo inventado para el desarrollo de un nuevo producto:
PASO 1: Idea central
PASO 4: Relacionar las ideas. De este proceso, se generan ideas nuevas, nos damos cuenta de las interrelaciones existentes entre ellas y empezamos a tener una visión global del asunto.
PASO 5: Refinar: Se pueden usar colores y gráficos a lo largo del diseño del mapa mental. En este caso, hemos optado por hacerlo al final. De forma que en este paso, marcamos y resaltamos lo que consideramos más importante en diferentes colores. Añadimos notas y posibles responsables.
Y ahora qué…
Como hemos indicado, es un proceso muy sencillo, que tiene dos vertientes fundamentales:
1.- El mismo proceso de creación del mapa mental, genera un conocimiento y reflexión sobre el asunto a desarrollar que en sí mismo es realmente positivo y útil para el responsable del mismo.
2.- La información generada se puede explotar y usar para la gestión del proyecto en múltiples formas, por ejemplo:
– Sirve para desarrollar la EDT (Estructura Detallada de Tareas -WBS-, base de la gestión posterior del proyecto).
– Podemos utilizarla como base para la identificación de los riesgos del proyecto.
– Nos ayuda a diseñar el organigrama del equipo de proyecto.
– Identificar a los agentes intervinientes y afectados por el proyecto (stakeholders).
– Si estamos pensando en un informe; no ayuda a desarrollar un índice.
– …
Y sobre todo nos da una visión global e integradora del proyecto, vamos, que ésto es Project Management.
A mano o a máquina
Los mapas mentales se pueden hacer manualmente sobre un papel, como en el caso expuesto, pero también se puede utilizar cualquiera de los muchos programas que se han desarrollado ad hoc; los hay de pago y software libre.
En mi opinión, cualquiera es válido, no es necesario que sean programas muy complejos, ya que lo importante no es el envoltorio, sino lo que se genera en el proceso. Podéis encontrar bastantes en www.softonic.com
