Si viviésemos en un mundo perfecto, una vez hubiésemos planificado con detalle nuestro proyecto, definiendo las tareas, asignándolas a cada agente y localizándolas en el tiempo, podríamos desarrollar cada una de nuestras actividades de forma ordenada y lineal… según lo previsto en el master plan.
Pero esto es algo muy difícil; si algo es seguro es que el cambio existe y que actúa en todos los proyectos; modificaciones de requerimientos, peticiones, desviaciones, cambios normativos,… Por lo que debemos asumirlo y estar preparados para afrontarlo.
¿En qué consiste el concepto de multitarea?
Es habitual, por tanto, que tengamos que realizar diferentes tareas, de distinto índole, al mismo tiempo. Esto no quiere decir que estemos haciendo dos cosas a la vez, sino que, probablemente, sí se tengan que desarrollar en paralelo.
El origen de la multitarea es debido, en muchos casos, a una insuficiente programación y/o falta de coordinación-comunicación entre agentes. Además de no haber identificado con efectividad los posibles riesgos a los que se enfrenta el proyecto.
No es posible evitar las multitareas.
Evidentemente, cuanto mejor se planifique un proyecto y mejor se controle se ejecución, menos probabilidades tendremos de tener que ser multitareas. Pero como dice José Espejo (PMP y CEO de QUATRO SOLUTIONS), los directores de proyecto no tienen el lujo de poder trabajar en una tarea y luego en otra. Ya que la complejidad y los cambios en los mismos, obligan en muchos casos, a tener que ser capaces de realizar varias tareas al mismo tiempo.
Así, un Project manager que no esté preparado para gestionar proyectos con multitareas, puede ser, de hecho un riesgo para el mismo.
¿Cómo luchar contra las multitareas?
O mejor dicho, cómo se puede gestionar mejor estas situaciones. Mi consejo es aplicar la filosofía Project, es decir: en el momento que surge el problema, se analiza y prioriza. Y así, durante este proceso de priorización, podremos delegar actividades a otros agentes o miembros del equipo y quedarnos con las más importantes.
Una vez las tengamos, lo ideal es estructurar la jornada en varios paquetes, de forma que se trabaje con las tareas, de una en una. Dejando los huecos entre ellas para atacar las tareas de baja prioridad, como leer correos, etc.
Resumiendo, para ser un buen Project manager, también hay que ser un buen gestor de multitareas, de modo que además de pensar en cómo combatirlas, también hay que hacer lo propio en cómo desarrollarlas mejor.
