“El tiempo es oro”, todo los sabemos, y la búsqueda de la eficiencia en todos los aspectos de la gestión del proyecto es un must, por supuesto también a la hora de realizar la planificación. De hecho, desarrollar un plan con mucho detalle, no siempre es buena idea.
Los proyectos e iniciativas que sufren entornos muy cambiantes y con alta incertidumbre, son ejemplos perfectos donde aplicar los marcos ágiles. En cambio, cuando todo es mucho más estable y no se prevén muchos cambios de requisitos, se pueden aplicar otros enfoques más predictivos. También, podemos encontrarnos en situaciones híbridas, donde, dependiendo del momento del proyecto (fase) o incluso de los entregables a generar, se debe seleccionar cuál sería la mejor estrategia.
En estos casos, el proyecto se puede dividir en secciones donde el enfoque de gestión puede ser diferente donde tanto las técnicas de planificación y las herramientas a usar, también lo serán y deberán adecuarse al nivel de detalle necesario, por lo que es importante conocer los trucos para definir correctamente el nivel necesario de definición en cada proyecto.
De lo expuesto anteriormente, identificar la cantidad óptima de nivel de definición de la planificación es un aspecto crucial, y, en este artículo vamos a analizar algunos aspectos a tener en cuenta. Me gustaría comparar la planificación de un proyecto con las luces de un coche; necesitamos luces largas para asegurarnos que tenemos una idea clara de a dónde queremos ir y prever lo que puede pasar en la larga distancia. En un proyecto sería disponer de un plan a alto nivel, que, al igual que la visión con luces larga, no tendrá mucho detalle, ni se necesita que sea así.
Pero, cuando tenemos que tomar una curva o vemos un bache, necesitamos acercarnos mejor y tener una visión más detallada, por lo que necesitamos encender las luces cortas. En nuestro proyecto, estaríamos trabajando en una fase o iteración (sprint) concreta, de duración variable dependiendo del nivel de conocimiento que dispongamos, donde sí que tenemos que definir con mayor precisión el trabajo a realizar que tenemos justo delante de nosotros. De forma que lo equipos de especialistas dispongan de la definición suficiente para realizar sus tareas de forma eficiente.
Efectivamente, dependiendo del tipo de trabajo a realizar y de la capacidad del equipo, el detalle en la planificación del trabajo de la iteración podrá ser mayor o menor, por lo que no podemos definir una regla objetiva que sea válida para todos los casos. Lo que sí que tenemos que asegurarnos es que el tiempo dedicado a la planificación no sea excesivo ya que lo estaríamos restando del tiempo dedicado a generar valor y desarrollar los entregables del proyecto. El concepto de Just-in-time planning es muy interesante ya que nos indica que, en algunos casos, hay que esperar hasta el último momento posible para realizar la planificación, lo que ayuda a focalizar el esfuerzo de gestión. Sería una planificación emergente, que se va desarrollando conforme lo hace el trabajo del proyecto. Si bien, nuestra recomendación es siempre ir comprobando que la visión del proyecto (las luces largas) están alineadas con dicha planificación.
En ocasiones no es fácil ser capaces de identificar el nivel de detalle, y, según mi experiencia os puedo indicar algunos factores que hay que tener en cuenta:
Por tanto, como hemos visto, es necesario identificar la mejor estrategia a la hora de decidir cuál será el nivel de detalle de nuestro proyecto. Muchos factores hay que tener en cuenta, tanto los relativos al trabajo concreto, el horizonte de planificación y, como no, no olvidar cuáles son los requisitos de información de nuestro cliente.
