Planificar el año que viene como prerrequisto para el éxito del 2016.

future
Como cada año (no falla ninguno), el año en el que vivimos se acaba y en breve comienza el siguiente, en este caso el 2.016.

Personalmente identifico cada nuevo año como una oportunidad para recapacitar sobre lo que ha pasado últimamente, pero sobre todo para pensar y reflexionar sobre mis prioridades y cuáles serán mis objetivos a medio y largo plazo.

Esta reflexión la considero clave tanto desde el punto de vista personal como profesional, ya que nos permite abandonar el “día a día” e intentar ver nuestra situación desde un punto de vista más global e incluso más objetivo; the big picture!.

 

El horizonte de planificación

Si hablamos de gestión de proyectos, uno de sus principios es de que sólo se puede ejecutar lo que está planificado, como ilustra una de las geniales frases de Churchil “If you fail to plan, then plan to fail” (Si fallas en planificar, prepárate a fallar). Pero en la vida es difícil tenerlo todo tan definido como para poder seguir a rajatabla esta máxima.

Pero sí podemos aprovecharnos del concepto y si lo completamos con el de “horizonte de planificación”, como el período en el cual podemos desarrollar un trabajo con un nivel adecuado de definición.

Así, desde el punto de vista de la planificación personal, podemos identificar acciones y objetivos muy claros a corto plazo, pero no nos tenemos que olvidar que también los debemos tener a medio y a largo. De forma que el horizonte de planificación lo podríamos dividir en tres; corto, medio y largo plazo, dependiendo del nivel de precisión que necesitemos en cada caso, evidentemente mayor conforme el horizonte es más corto.

objetivos

 

Objetivos alineados

Muchas son las opciones que tenemos para orientar nuestros objetivos, de hecho a la hora de decidir cómo enfrentarnos a la incertidumbre del futuro, tenemos dos alternativas:

OPCIÓN 1: Pensar que vivimos en un mundo tan cambiante y complicado por lo que no es adecuado ni prudente planificar demasiado en lo que queremos conseguir dentro de 5 años, ya que probablemente, nuestro entorno y las oportunidades que surjan serán tales, que convertirá esta reflexión en una pérdida de tiempo. Así, conforme aparecen las oportunidades, se valoran y se aprovechan sin más.

sin rumbo

Como podemos ver en el esquema anterior, nuestra situación va cambiando conforme vamos identificando y desarrollando opciones diversas. De esta forma, nuestra actitud es flexible y adaptativa al entorno y las oportunidades.

O como decía Stephen Covey: “Para un velero sin rumbo, cualquier viento es favorable”.

 

Pero el problema puede surgir si no aparecen esas oportunidades. En un mundo tan complejo y conectado, las opciones son ilimitadas y además cada vez son más difíciles de desarrollar por los conocimientos específicos necesarios, que no se adquieren de forma inmediata, sino al contrario es necesario dedicar tiempo y esfuerzo para ello. La suerte puede jugar un papel importante, pero no parece demasiado fiable…

De forma que el mero hecho de identificar estas opciones ya es una tarea realmente difícil.

El tiempo de la especulación ha terminado y hay que aportar valor.

 

OPCIÓN 2: El enfoque contrario sería basar nuestras acciones sobre un plan definido. Así tendríamos que establecer unas metas a alto nivel y en un horizonte a medio o largo plazo, de forma que las acciones y decisiones que tomemos estén alineadas con la misión general. Como se puede apreciar en el siguiente esquema:

rumbo

La pregunta típica es: ¿Cómo me quiero ver dentro de 5 años?

Sin duda es complicado saberlo, pero he podido comprobar como las personas que tienen una visión clara de qué quieren conseguir, disponen de una motivación y una determinación extra que les impulsa a conseguir sus objetivos. Ya que el saber hacia dónde se va y estar confiado de que es el lugar correcto, da una seguridad fantástica.

Pero… también podemos encontrar alguna pega a este modelo; ¿qué pasa si nos hemos equivocado, si el objetivo para el que hemos estado trabajando y enfocando nuestros esfuerzos no es el correcto?. Esta situación puede ser muy frustrante y nos puede llevar de nuevo a la casilla de salida, con un coste enorme.

 

La tercera vía

Personalmente considero oportuno integrar las dos opciones en un modelo mixto, que conjugue la flexibilidad necesaria en un mundo donde el cambio es el paradigma, con la determinación de avanzar y trabajar hacia un objetivo previamente definido.

Y ahí es donde nos encontramos de nuevo con el horizonte de planificación; creo que es muy importante disponer de una visión de dónde se quiere estar en un futuro a medio y largo plazo (sería como nuestro Master Plan), a alto nivel, sin demasiada definición. Pero identificar nuestro horizonte de planificación personal, dependiendo de nuestra situación, nuestro entorno, el sector donde queremos desarrollarnos, etc. Así, si estamos seguros de lo que queremos y el entorno es favorable, podremos establecer objetivos a corto o medio plazo. Pero si en cambio no lo estamos tanto, estos objetivos deben ser a corto o muy corto plazo (casi como un sprint de SCRUM).

De esta forma, podemos cumplir con el principio de “ejecuta sólo lo que planifiques”, ya que la planificación detallada dependerá de tu nivel de certeza que tengas.

 

¡Monitoreo y control… continuos!

Esa es la clave; doy por sentado que es posible que nos equivoquemos o que sencillamente nuestra situación cambie y tengamos que reorientar nuestros esfuerzos. La única forma de conseguir darnos cuenta es mediante una revisión constante a lo largo del año, de si las hipótesis sobre las que hemos desarrollado nuestro plan siguen siendo válidas.

Así, os propongo dos tipos de control:

CONTROL ESTRATÉGICO: Revisión cada vez que se complete un objetivo, se alcance un hito o periódicamente cada 3 o 6 meses. Donde se debe poner en cuestión si la orientación general es correcta.

rumbo2

 

CONTROL TÁCTICO: Para realizarlo debemos disponer de un plan más detallado, que al menos nos indique los objetivos o acciones a conseguir repartidos a lo largo del año. De forma que podamos comprobar mensualmente si se van obteniendo.

De esta forma seremos capaces de identificar desviaciones sobre nuestro plan (control táctico) y que además este plan esté alineado con nuestra visión (control estratégico).

 

Ahora os muestro el modelo que yo uso para plasmar estos conceptos, en el que debe aparecer tanto nuestra visión justificada como los objetivos concretos. Una herramienta interesante para identificar la misión puede ser el método canvas aplicado al desarrollo personal como describe Tim Clarke en su obra “Business model you”.

Como podéis ver, se identifican tanto los objetivos personales como los profesionales ya que de esta forma disponemos de una visión de conjunto e integradora que ayuda a analizar si los objetivos profesionales y los personales son compatibles o simplemente chocarán y por tanto el cumplimiento de los mismos se pondrá más que en cuestión.

modelo plan para 2016

Debe ser un esquema de alto nivel que nos permita un control adecuado, pero sin dedicar demasiado tiempo a su actualización (no hay que olvidar el principio de que la herramienta debe ser lo más simple posible para que el esfuerzo se centre en la reflexión).

Como todo objetivo que se precie debe ser SMART, por lo que lo tenemos que distribuir a lo largo del año. Por ejemplo si tomamos como ejemplo (típico) de hacer deporte, nos será más fácil cumplirlo si identificamos acciones concretas y cuándo las preveo hacer.

 

Lo que no se puede medir no se puede mejorar

Como conclusión me gustaría apuntar la importancia que tiene el disponer de un plan sobre el que ir contrastando la realidad contra las intenciones, lo que nos dará una visión de las posibles desviaciones y nos dará oportunidad para pensar cómo rectificar. Así me gustaría acabar este artículo con una genial frase de Henry Ford:

Tanto si piensas que puedes como si piensas que no puedes estás en lo cierto.

2018-03-21T10:43:10+00:00

Sobre el autor:

Ángel Nájera Pérez
PhD en Gestión de Proyectos
PMP® PRINCE2® Practitioner RMP® SDC/SMC/SPOC®, Auditor ISO 21.500
CEO Wolf Project
+34 607 147 641
angelnajera@wolfproject.es

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