Muchos, cuando oyen hablar sobre Project Management, se imaginan algo muy complejo, con técnicas avanzadas y que está tan solo al alcance de los grandes proyectos, con muchos recursos y mucho dinero que gastar.
Me gusta decir, que esto no es así, de hecho, podemos darle la vuelta a la tortilla y pensar que si las grandes empresas y los proyectos más complicados, han optado por utilizar técnicas de Project Management, por qué no nos vamos a aprovechar de este conocimiento para nuestros proyectos, quizás un poco más pequeños, pero no hay que olvidarlo, no menos importantes ni para nosotros ni para nuestros clientes.
Un campeonato de futbolín!
Para demostrar esto, en una de las empresas donde colaboré hace unos años, decidimos organizar un campeonato de futbolín, y hacerlo utilizando técnicas de Project Management. Lo hicimos porque nuestro equipo de gestión de proyectos estaba creciendo con bastante miembros junior, que no habían oído hablar del Project Management.
La idea era poder comparar las diferencias existentes entre la gestión organizada y planificada de un proyecto, y la más espontánea, como puede ser organizar un evento de este tipo.
Así, especificamos nuestros objetivos, desarrollamos la EDT, un cronograma básico y una matriz de responsabilidades.
El resultado,… un éxito!
He de reconocer que el resultado fue todo un éxito, desde el punto de vista de la organización. Y lo bueno fue, que las conclusiones a las que llegaron los miembros del equipo que participaron como equipo de proyecto, fue que habían perdido muy poco tiempo en desorganización y malos entendidos, de hecho, habiendo planificado todo con tiempo y siguiendo el plan diseñado, todo el mundo sabía lo que había que hacer y cuándo.
Este proyecto fue pequeño y con poca carga de gestión, pero todos pudimos ver el valor añadido de gestionar profesionalmente cualquier asunto.
No lo digo yo solo.
Si tenéis ocasión, os recomiendo que le peguéis un vistazo a las libretas de Oxford, que ellos llaman “Project Book”; son las típicas libretas para el cole, pero en las que han insertado dos hojas sobre cómo gestionar nuestros proyectos de forma básica;
Muy interesantes sus comentarios, sobre cómo la organización sistemática y planificada de las acciones y tareas que tenemos que hacer, mejoran nuestra productividad y por supuesto, nos hacer rebajar nuestro nivel de estrés.
