Cuando se habla de planificar un proyecto, a todos nos viene en mente un cronograma y casi seguro tipo gantt. Pero esto no es exactamente así; la planificación en términos generales tiene que ver con el desarrollo de un plan. Es decir con idear los pasos y tareas que se deben realizar para completar con éxito los objetivos de un proyecto.
En esta lineas, me gustaría centrarme en la planificación temporal. Esta vez sí, en los cronogramas!. Y creo interesante comentar que lo más importante no es el calendario que se acepta como bueno al incio de la obra.
Sino que lo que interesa es determinar si éste es realmente el correcto, o mejor aún, si conforme se va desarrollando el proyecto, éste se va ajustado a lo planificado inicialmente.
Aunque parezca de perogrullo es usual dedicar un gran esfuerzo en el desarrollo del cronograma inicial, estudiando las hipótesis, aquilatando los rendimientos y duración, revisando las relaciones entre las tareas,… De forma que al final del proceso podamos informar de cuál va a ser la duración del proyecto y cómo se va a desarrollar éste.
Sería suficiente si viviésemos en un mundo perfecto, pero lo malo (o lo bueno, según se mire) es que no. Los proyectos en general y los inmobiliarios en particular, están continuamente siendo afectados por situaciones internas o externas que modifican el entorno a través del cual fue realizada su primera planificación.
Así, como hemos dicho, lo realmente importante es saber si las hipótesis ideadas se van confirmando y que las estimaciones teóricas que tan bien aguanta el papel se van corroborando con la realidad. No es lo habitual, todo el mundo lo sabe, por lo que para conseguir realizar una efectiva gestión del seguimiento del proyecto, se debe estar continuamente mirando tanto a lo que ha sucedido como a lo que se preve sucederá.
Evidentemente, no quiere decir que, si lo que planifiquemos va a ser inexacto por definición, lo más inteligente será no dedicar mucho tiempo a esta tarea. Ya que cuanto menos exigente sea el estudio inicial mayor número de problemas e imprevisiones sufrirá, lo que afectará negativamente a los resultados.
En algún otro artículo de este blog, hemos tratado la importancia de la gestión de riesgos, (un excelente Project Manager como es José Antonio Puentes decía que las reuniones de seguimiento de proyecto deben ser reuniones de gestión de riesgos) y de lo conveniente que es estar gestionado esta faceta desde el inicio hasta el final del proyecto.
Es lo que denominamos «real time«, es decir control a tiempo real. Se deben implementar los sistemas de comunicación adecuados de forma que el gestor de proyecto disponga de la información adecuada de lo que ha pasado en su proyecto, lo que está pasando y desde luego la suficiente para poder volver a imaginar o estimar qué sucederá en el futuro.
Parece evidente que en proyectos de media o larga duración, como suelen ser lo del sector de la construcción, la precisión de las estimaciones no serán las mismas cuando se trata de tareas inminentes que cuando pretendemos estimar otras que se producirán dentro de varios meses o años.
A partir de esta idea, se está empezando a desarrollar sistemas de control temporal basados en el concepto de «interactive schedule«, es decir agenda interactiva. Consiste en a partir de una planificación global ajustada, trabajar muy exhaustivamente sobre las tareas inminentes (dividiendo el proyecto en fases cortas), de forma que el esfuerzo del equipo se centre en optimizar al máximo los recursos en la fase estudiada y al finalizar ésta, proceder a reestudiar otra vez el resto de tareas futuras pendientes de realizar. Así progresivamente hasta la finalización del mismo.
De esta forma se consigue una visión a largo plazo, actuando en el corto y por lo tanto obteniendo resultados inmediatos.
Otra de las ventajas es que el conocimiento profundo del proyecto, y entendemos éste como también lo que puede suceder (risk management), facilita enormemente la toma de decisiones cuando se plantee alguna situación en la que haya que hacerlo. Pudiendo priorizar con mayor efectividad y ayudando a combinar dos conceptos complementarios como son el «nice to have«, lo que me gustaría hacer o que tuviese el proyecto, pero no es absolutamente necesario (sólo lo haré si es posible) y el «must«, que conforma el núcleo duro del proyecto, lo que es obligatorio hacer para conseguir los objetivos del proyecto.
Para terminar, mi opinión al respecto de quién sería la persona más adecuada para poder realizar las tareas de gestión temporal de un proyecto, es que debe ser el que más lo conozca y que además tenga la capacidad para prevee qué puede sucerderle en el futuro, vamos que tenga un poco de sentido común…
