Un proyecto puede ser algo muy complejo y complicado de gestionar, de hecho, intentar hacerlo sin una estrategia clara y sin tener definidos los productos que se esperan conseguir, puede dar como resultado el fracaso del mismo. En el mejor de los casos, el proyecto no será lo eficiente que se desearía y se malgastarán recursos replanificando y rehaciendo los entregables hasta que el producto final se adecúe a las necesidades.
Divide y vencerás
El enfoque de la gestión de proyectos es clara: divide el proyecto en partes más pequeñas; entregables. Así, el producto que el proyecto pretende realizar se debe desagregar jerárquicamente, de forma que las partes resultantes, sí que puedan ser manejadas adecuadamente.
Esta descomposición, PMI (Project Management Institute) la denomina EDT (Estructura Desagregada del Trabajo –WBS Work Breakdown Structure), y el método PRINCE2, Estructura Jerarquizada de Productos.
En el siguiente esquema podemos ver un ejemplo sencillo:
Un aspecto interesante que aporta PRINCE2 es la de vincular y relacionar todos los productos entre sí, a través de un flujograma de productos, lo que nos da una visión completa tanto de los productos (entregables) que generará el proyecto, como de la forma en que deberán ser realizados.
Productos de gestión
El objetivo de la gestión de un proyecto es la creación de los diferentes entregables del proyecto (productos especializados según PRINCE2). Estos, como hemos indicado, son los “trocitos del proyecto”, que deber ser elaborados, validados y aprobados por el cliente, como podemos ver en el siguiente esquema basado en la metodología de PMBOK (Project Management Book of Knowldege PMI).
Pero, además en un proyecto hay más productos o entregables que son necesarios para que se puedan conseguir estos “trozos”, son los denominados de gestión. Por ejemplo el proyecto para el diseño de un edificio, el proyecto de ejecución, sería un entregable de este tipo.
Paquetes de trabajo
Al elemento del nivel inferior de la EDT, se le denomina Paquete de Trabajo (Work Package). Se deben codificar todos estos elementos, de forma que todo el equipo de proyecto identifique correcta e inequívocamente a cada uno.
Así, el Director del Proyecto, podrá asignar estos paquetes de trabajo a los miembros de su equipo de proyecto o a otros equipos externos. De forma que su misión principal, en este caso, sería la de asegurarse de que todos los paquetes de trabajo sean asignados y sean completados.
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