Como dijo Peter Drucker «El tiempo es el recurso más escaso, y a menos que se administre, nada más puede administrarse». De hecho, estamos observando que la gestión del tiempo es uno de los problemas más acuciantes para las personas relacionadas con la gestión de proyectos. De hecho, muchas personas sienten que, debido a los imprevistos, las exigencias de los clientes y demás factores, es imposible desarrollar una gestión eficiente y adecuada del tiempo.
Pero si aplicamos el concepto Growth Mindset desarrollado por Carol Dwerk (profesora de la Universidad de Standford) y con la que afirma que cuando encontramos un reto, se puede abrazarlo y verlo como una oportunidad de aprender y que los errores son una parte fundamental y natural del proceso de mejora, podemos concluir que, efectivamente, hay muchas estrategias que se pueden aplicar para dominar la carga de trabajo sin que ésta nos domine y, así, conseguir mantener el nivel de trabajo de manera sostenible.
Punto de partida: Ley de Parkinson
Es uno de esos conceptos que, pese a su sencillez, en el momento en que se escuchan por primera vez, transforman la manera en cómo vemos las cosas. Cyril Northcote Parkinson publicó un artículo satírico en The Economist (1955) que tuvo un gran éxito y que contaba como a una secretaria se le asignaba la única tarea de preparar una sola tarjeta de invitación en su jornada diaria. La cuestión era que, efectivamente, dedicada todo el día a esa única actividad. De ahí que formuló su famosa Ley de la Dilatación: “Una tarea tiende a expandirse y ocupar todo el tiempo que se le asigne”.
Time Boxing: focalización en el valor (KSF)
Si combinamos las ideas expuestas anteriormente, podemos llegar a la conclusión de que es posible hacer cosas de manera diferente (challenge the status quo) y de que no disponer de una estrategia para la gestión del tiempo y el trabajo, no es una buena idea.
De ahí que la aplicación de la técnica de Time Boxing (cajas de tiempo) es tan interesante y capaz de aumentar la eficiencia en el trabajo y en la entrega de resultados.
Hay que tener en cuenta que solo funcionará (KSF: Key Success Factor) si el trabajo que hay que ejecutar está priorizado y ordenado en base al valor, ya que al fijar el tiempo que se dispone para la realización del trabajo, éste se convierte en una variable flexible, de manera que el objetivo no es la realización de todo el trabajo, sino el asegurar que el trabajo más importante se ha realizado con el nivel de calidad esperado y, si algo no se ha podido terminar, que sea lo menos relevante.
Al fijar el tiempo y saber que cuando éste se cumpla, el trabajo se deberá entregar “esté como esté”, sin duda la mentalidad cambia y se centra en la generación del máximo valor a través de centrarse en las actividades prioritarias y, también se reduce el tiempo no eficaz.
Un ejemplo clásico: aplicación en una reunión
La técnica se puede aplicar en cualquier situación que se considere adecuada, como, por ejemplo, una reunión. Para ello, los aspectos clave serían:
El combo: Estrategia de planificación del tiempo compleja
Efectivamente la técnica de Time Boxing es realmente útil, pero de cara a implementar una estrategia general, podemos integrar otras como:
También hay que tener en cuenta que es importante la gestión de riesgos e incidencias que puedan surgir y que afecten a la estrategia de trabajo. De hecho, se pueden definir ciertos Buffers (reservas) que serían bloques de tiempo sin contenido que se pueden absorber para dar respuesta a las situaciones no previstas o como tiempo de recuperación o descanso extra en momento de estrés y tensión.
Ejemplo de aplicación del Combo para una semana
En este ejemplo vamos a crear un esquema visual semanal de una persona que trabaja en una empresa y está, aplicando los siguientes conceptos:
Planificación inicial
Resultado al final de la semana:
Del análisis del ejemplo anterior, podemos ver que, al surgir imprevistos durante la semana, no ha sido posible concluir todas las tareas, si bien, como hemos apuntado anteriormente, la clave es que las que no se han podido terminar… son las menos importantes.
En cualquier caso, este modelo ayuda a reducir la frustración por no poder realizar todo el trabajo y ser demasiado “perfeccionista”, además de entender que es un proceso de aprendizaje y la planificación puede ir ajustándose y afinando conforme se van realizando las semanas del trabajo. Así, se puede identificar un patrón de “incidencias/imprevistos”, de manera que si, sistemáticamente, se detecta que entre normalmente surgen entre 3 y 5 imprevistos por semana que obligan a dedicar unas 5 horas, se debe tener en cuenta a la hora de seleccionar las tareas a incluir en la lista de la semana (To Do para la semana), lo que hace que la planificación sea más realista y se pueden alcanzar los objetivos marcados.
Además, también se pueden incluir los objetivos personales y definir tiempo para uno mismo, como un tiempo dedicado para la meditación cada mañana o para realizar actividades de cualquier otra índole.
Conclusiones
Efectivamente, la gestión del tiempo no es fácil y más en el mundo cambiante y exigente en el que nos encontramos. Pero esta dificultad no tiene que ser un bloqueador para resignarnos y asumir que no se puede hacer nada al respecto, sino todo lo contrario.
De hecho, combinar diferentes técnicas y realizar una planificación estratégica previa tanto a medio plazo como a corto plazo (semana y día) ayuda a ser consciente tanto de las capacidades y el trabajo a realizar como de las posibilidades reales de poder conseguirlo, lo que nos da mayor control y, por tanto, también nos ayuda a reducir la ansiedad de la incertidumbre.
