Lo que no debes olvidar para aprobar un examen de PRINCE2

La realización de un examen siempre es un momento crítico, de hecho, nos jugamos el éxito o el fracaso en sólo un momento. Por lo que si no lo afrontamos adecuadamente y no dominamos la logística y la dinámica del mismo, lamentablemente, podemos tirar por tierra todo el esfuerzo que hemos desarrollado antes del mismo, aunque estemos preparados desde el punto de vista académico.

Aplica Project management a tu examen

De ahí que, personalmente, le doy mucha importancia a la hora de analizar cómo se deben preparar estas pruebas. Básicamente, mi consejo es que afrontes tanto la formación del examen, como el examen en sí mismo como un proyecto, por lo que debes planificar las actividades que vas a realizar y –muy importante-, debes controlar y monitorizar cómo se van desarrollando de forma que puedas detectar desviaciones y por lo tanto actuar para corregir.

De hecho, la realización de los exámenes de PRINCE2® –Foundation y Practitioner- no son diferentes en este aspecto, y si queremos aumentar nuestras posibilidades de superarlos con éxito, debemos tener en cuenta algunas buenas prácticas que la experiencia previa, tanto personal como de los numerosos alumnos que los han realizado antes, nos confirman.

Los dos exámenes que analizamos en este artículo, son muy diferentes tanto desde el punto de vista de objetivos, como de la forma en que se desarrollan para valorar su superación.  Así, me gustaría exponeros las principales diferencias.

Se pueden realizar en modalidad online o presencial. No hay grandes diferencias dese el punto de vista práctico, quizás es más una cuestión de preferencia personal. Si bien, en mi opinión, el examen Practitioner, como iremos analizando más adelante, es más cómodo realizarlo en modo papel ya que para contestar a las preguntas, en muchos casos, hay que retroceder al enunciado del mismo, de forma que se puede disponer de una visión conjunta tanto de la pregunta como de la información. 

Características del examen para conseguir la certificación Foundation

En primer lugar, me gustaría resaltar la diferencia de enfoque entre los dos exámenes para conseguir estas dos certificaciones; el primero –Foundation- es un examen tradicional tipo test, con cuatro respuestas a cada pregunta y con una sola respuesta correcta. Los fallos no descuentan (al igual que en el Practitioner), por lo que hay que responder a todas. Es un examen que va a valorar el conocimiento técnico del método PRINCE2®, por lo que está centrado en preguntas más concretas que demuestren que se domina. Además, las preguntas son independientes unas de otras y son muy directas.

Otros datos de interés:

• Dura 60 minutos.
• Son 75 preguntas, pero hay que tener en cuenta 5 preguntas son de prueba y que no cuentan para la calificación. PRINCE2® las utiliza para comprobar que son válidas y que posteriormente incorporará en otros exámenes (no están identificadas, por lo que no nos deben preocupar en absoluto).
• Se aprueba con 50%, por lo tanto, hay que conseguir 35 aciertos.
• No se puede usar el manual ni ningún recurso adicional.
• Esta certificación es válida “para siempre”, no hace falta renovarla.

Características del examen para conseguir la certificación Practitioner

En cambio, el examen Practitioner es más complejo y, en mi opinión, más interesante de realizar, ya que se basa en demostrar la capacidad de entender y desarrollar PRINCE2® en un caso concreto. Así, en primer lugar, se describe el escenario de un caso completo (con una información básica para todas las preguntas y adicional concreta para alguna de ellas) y todas las cuestiones tratan sobre él. Un aspecto que facilita el mismo es que en el examen se indica sobre qué temática se van a realizar las preguntas.

En este examen vamos a encontrar 5 distintos tipos de preguntas:

• Clásicas (Classic): Tipo test de 4 respuestas con una correcta.
• Múltiples respuestas (Multiple response): Preguntas tipo test con 5 posibles respuestas y que hay que elegir las dos que son correctas. Para que nos cuente como acierto, se deben acertar las dos. Me gustaría resaltar una variación concreta en la que, para poder responder a la cuestión, se incluye en la información adicional a la misma una lista de conceptos agrupados con temáticas. De forma, que nos preguntarán si alguno de estos conceptos están correctamente incluidos en las categorías o, por el contrario, deberían moverse a otras. Os adjunto una pregunta a modo de ejemplo de este tipo de cuestiones:

¿Qué dos afirmaciones se deber archivar bajo el epígrafe de opciones de negocio?. Recuerda que hay que elegir dos.

1. Elaborar un calendario de promoción como un regalo de Navidad a sus clientes actuales y potenciales.
2. Utilizar un fotógrafo profesional para crear las fotografías para el calendario.
3. Crear las fotografías para el calendario internamente en la empresa.
4. Externalizar la   creación   del   calendario   a   una   empresa   de   marketing profesional.
5. No hacer nada.

• Unir (Matching): En este tipo de preguntas hay dos columnas, debiendo relacionar los conceptos de la primera con los de la segunda.
• Secuencia (Sequence linking): Al igual que en el caso anterior, tenemos dos columnas; en la primera aparecen unos conceptos y en la segunda, el orden que deben seguir.
• Afirmación/razón (Assertion/reason): En este caso, se nos presentan dos columnas; en la primera se indica una afirmación, sobre la que debemos decidir si es verdadera o falsa y en la segunda columna se indicar la razón o causa de la misma. También se debe identificar si es correcta o no. En caso de que ambas sean ciertas, tendríamos dos posibilidades; que la segunda explique la primera o que no tengan ninguna relación. Se debe acertar con la combinación correcta. Es un tipo de preguntas que, personalmente me gustan mucho. Os pongo un ejemplo, como veis hay 5 opciones de respuesta dependiendo de la veracidad o no de las afirmaciones:

a) Verdad/Verdad Y: la razón explica la aserción.

b) Verdad/Verdad PERO: la razón no explica la aserción.

c) Verdad/Falso.

d)Falso/Verdad.

e) Falso/Falso

Otros datos:

• Dura 150 minutos.
• Está estructurado en 8 grupos de preguntas y dentro de cada una de ellas hay 10 marcas. Lo que da un total de 80 marcas. Para aprobar se deben conseguir 44 aciertos (55%). En realidad, cada marca es una pregunta individual, que están agrupadas en áreas concretas que se indican en el encabezamiento. Así, en el examen, por ejemplo, nos dirá pregunta sobre: Business Case, y todas las marcas –preguntas- tratarán sobre este tema.
• Hay que renovar la certificación cada 5 años como máximo, debiendo realizar un examen reducido.
• Se puede usar el manual oficial de PRINCE2®. Por lo que hay que explotar al máximo esta opción. De hecho se pueden apuntar y escribir en sus hojas los comentarios que consideremos oportuno. Una buena idea es la de marcar con separadores en las hojas tanto los temas como los procesos, de forma que podamos localizar rápidamente las dudas que nos puedan surgir. Como podemos ver en la siguiente fotografía.

Buenas prácticas generales para afrontar los exámenes

En general, y para los dos exámenes, hay que tener en cuenta que se debe leer muy bien cada pregunta, incluso subrayando (si haces el examen en presencial) los aspectos clave e identificando el problema que nos plantean.

En los exámenes presenciales en papel, las respuestas se marcan en una hoja anexa, que posteriormente se corregirá mediante un lector óptico, por lo que es importante marcar correctamente la solución y asegurarse que no queden marcas fuera de la respuesta seleccionada.

Las respuestas que involucren aspectos como “siempre” o “nunca”, no suelen ser correctas salvo que incumplan un precepto o un principio de PRINCE2®.

En concreto, hay que tener en cuenta:

• Cuando aparece la palabra “debería –should–“, se está indicando que algo debería ser aplicado según el escenario del examen porque es consistente con los principios y buenas prácticas de PRINCE2®. En este caso, para responder correctamente habrá que evaluar si es consistente o no.
• Cuando aparece la palabra “debe –must–“, se entiende que es algo obligatorio.
• Cuando se indica que algo “es –is-“ o “será –will-“, se entiende que es algo que no se discute y que se da por cierto en PRINCE2®.

Es importante no sobre-analizar, de hecho, normalmente la primera respuesta que consideramos suele ser la correcta. En cualquier caso, no suele ser muy útil el “buscarle los tres pies al gato”, sino poner el foco en entender la pregunta.

Buenas prácticas para el examen Foundation

Gestión del tiempo

El dominio de la dinámica del tiempo del examen es fundamental y algo que no se nos puede escapar, así, debemos tener en cuenta que dedicar demasiado tiempo a una pregunta puede ser muy negativo, ya que podría estar restando tiempo a otras y además nos generará más angustia, sobre todo en la parte final del examen.

Además, para controlar el tiempo y que éste no nos controle, te recomiendo lo siguiente:

• Lee la pregunta, descarta dos de las respuestas y de la que quedan, realiza una reflexión, seleccionando la que consideres más apropiada.
• Si la pregunta no la tienes clara y te surgen muchas dudas, no debes quedarte atascado en ella; elimina las dos respuestas que te parezcan perores, y de las restantes selecciona una y la respondes en el estadillo de respuestas. Pero la marcas para revisarla posteriormente. De hecho, es muy importante que a estas preguntas le dediques muy poco tiempo y que el tiempo de calidad lo uses para responder a las preguntas que sí crees que sabes.
• Como el examen tiene una duración de 60 minutos, puedes establecer un punto de control a los 30 minutos. Al llegar al ecuador del examen deberías haber llegado a la pregunta 40. Ten en cuenta que puede que hayas marcado preguntas para revisar, a la que no has dedicado casi nada de tiempo. Dependiendo de en qué pregunta estés, podrás valorar en disminuir el tiempo dedicado a cada pregunta o ir más relajado; tienes el control.
• Finalmente, debes disponer de entre 10 y 15 minutos para revisar las preguntas que has marcado. En este momento puedes dedicarles más tiempo, con la tranquilidad de que ya tienes todas respondidas y ahora buscar mejorar el resultado.

Buenas prácticas para el examen Practitioner.

Todo lo expuesto anteriormente, en lo relativo del control del tiempo, para el examen Foundation se puede aplicar en este caso, pero ajustándolo a sus características particulares, a saber; el examen dura 150 minutos y, como hemos indicado tenemos 8 grupos de preguntas, por lo que te recomiendo que realices 2 puntos de control; a los 60 y a los 120 minutos. Siguiendo lo expuesto en el punto anterior, debes ir respondiendo a todas las preguntas, dejando para el final las que te generen más dudas o sean muy farragosas.

De hecho, una característica de este examen es que hay preguntas que son muy sencillas y rápidas de contestar y otras muchísimo más complicadas a las que para poder responder tienes que dedicar mucho más tiempo. Podemos apreciar la diferencia entre las preguntas tipo unir frente a las de múltiples respuestas y en concreto a la variación que indicábamos en el punto anterior

No hay que olvidar que ¡todas cuentan igual!, por lo que parece una buena idea dedicar tiempo a las más sencillas y el que nos sobre a las más complicadas.

Así, en los diferentes puntos de control deberíamos estar en una situación parecida a esta:

• Punto Control 1 (60 minutos): 4 preguntas (40 marcas): puedes haber marcado unas 10 marcas para revisar.
• Punto de Control 2 (120 minutos): 4 preguntas (40 marcas): puedes haber marcado unas 10 marcas para revisar. En este punto habrías revisado todo el examen, y nos quedarían 30 minutos para revisar las dudosas o incluso terminar de hacer las preguntas que no haya iniciado. Sería el caso del tipo de preguntas como las variantes de múltiples respuestas.

En cualquier caso, evidentemente podemos aplicar tolerancias, que te recomiendo no superen los ±10 minutos.

Como veis los dos tipos de exámenes son muy distintos y, por tanto, la estrategia para afrontarlos también lo debe ser, pero para ambos debemos aplicar buenas prácticas, lo que aumentará nuestra posibilidad de aprobarlos, a la vez que reducirá nuestra ansiedad al reducir la incertidumbre de lo que va a ocurrir y cómo responderemos.

Planificación de proyectos con PRINCE2: Foundation y Practioner