A la hora de gestionar y controlar el presupuesto de un proyecto, es muy importante disponer de datos objetivos sobre poder llegar a conclusiones. De forma que cumplamos dos objetivos: el primero saber en qué se ha gastado el presupuesto y el segundo disponer de proyecciones o la previsión de cómo va a terminar el mismo, de forma que si se prevén desviaciones sobre lo planificado, se puedan realizar acciones correctivas.
Presupuesto vs gasto
Si por ejemplo hemos planificado gastar 1M€ a los 6 meses del proyecto, y nos hemos gastado realmente 0.9M€, no podemos afirmar que en realidad nos hemos ahorrado 1M€ – 0.9M€ = 0,10M€. La clave es saber en qué trabajo o actividades se han gastado los 0.9M€, ya que es posible que no hayamos realizado el trabajo previsto. Por lo que necesitamos conocer qué trabajo se ha realizado y cuánto nos ha costado, de forma que lo podamos comparar con el costo del trabajo planificado.
¿Qué es la metodología del valor ganado?
Es una metodologías basada en las buenas prácticas de gestión de proyectos que busca ofrecer medidas objetivas del progreso del proyecto de forma que se puedan definir indicadores que muestren de la forma más fielmente posible la realidad del proyecto.
Se basa en comparar el costo del trabajo planificado PV (Planned Value), tanto con el coste real del trabajo realmente realizado (AC: Actual Cost) y con un nuevo concepto que se denomina Valor Ganado (EV Earned Value), que el coste planificado del trabajo realmente realizado.
Así de la comparación de estos tres valores, se obtienen los ratios e indicadores que nos darán la visión de la situación real del proyecto. Si te interesa más información, te recomendamos leer nuestro artículo: “Cómo acabará mi proyecto”, donde exponemos en detalle estos conceptos.
¿Quién lo utiliza?
Es un método realmente interesante y que se está integrando en la gestión de los proyectos de muchas organizaciones. Uno de los primeros proyectos en los que se usó esta metodología fue en el misil Minuteman durante los años 60 del siglo pasado. El resultado fue magnífico y el Gobierno de los Estados Unidos lo adoptó para gran parte de sus proyectos.
De hecho los proveedores del gobierno y sus agencias como el DoD (Departmente of Defence) y la NASA entre otros, deben usarlo en el desarrollo de los proyectos que superen entre 5M$ y 20M$ y hacerlo según el estandar ANSI/EIA-748.
También aparece en numerosos cuerpos de conocimiento de gestión de proyectos como PMI (Project Management Institute), NDIA (National Defense Industrial Association), PMSC (Program Management Systems Commitee), etc.
Pero hay que tener en cuenta…
En realidad, la aplicación del método del valor ganado no tiene que ver con el tamaño del proyecto sino con que tanto la organización como sus sistemas estén preparados para que los datos que obtengamos sean válidos.
No hay que olvidar que para gestionar un proyecto adecuadamente debemos tener en cuenta los tres mantras en la gestión de proyectos:
Ya que si el equipo de proyecto está ejecutando unos trabajos que son diferentes a los que estaban planificados, los resultados si los analizamos a nivel global del proyecto probablemente no sean fiables, por lo que es imprescindible seguir las buenas prácticas en gestión de proyecto.
Concretando, debemos disponer de una estructura de actividades basada en la descomposición del proyecto (EDT Estructura Desagregada del Trabajo). También os invitamos a revisar nuestro artículo sobre su importancia: “Lo que nos enseñó el proyecto Polaris sobre la EDT”. De manera que el análisis del valor ganado lo podamos hacer a nivel de proyecto completo, por entregable o por actividad dependiendo de lo que queramos controlar.
¿Lo usamos o no?
Efectivamente es un método que realmente funciona, y que se puede usar en todo tipo de proyectos y organizaciones. Además el tener estos datos objetivos de la situación real del proyecto y de posible proyección basada en el rendimiento real, ayuda a la toma de decisiones y al planteamiento de alternativas y planes de excepción. De hecho se dice que una vez se ha ejecutado el 15% del proyecto, la tendencia se mantiene hasta el 85%, por lo que es clave para asegurar los objetivos del proyecto disponer de la información lo antes posible y a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
