Cada vez más, el éxito de una organización o empresa, depende de su capacidad para desarrollar e introducir proyectos en el mercado de forma eficiente y en el momento justo. De hecho, uno de los gurús más influyentes en esta disciplina, como Harold Kerzner afirma que los tiempos han cambiado y que la supervivencia de una empresa depende de cómo de rápido y eficaz sea de desarrollar sus soluciones.
Así, desde el mundo empresarial, no importa el sector, se percibe que el valor se generará a través de sus proyectos, por lo que, muchas de ellas desean orientar sus organizaciones hacia su desarrollo ordenado y eficiente. La gestión de proyectos o Project management, es la forma con la que una organización se focaliza y orienta a sus equipos y recursos hacia la consecución de sus objetivos, y es el camino hacia esta nueva forma de gestionar sus empresas.
Modelos de gestión
En realidad, cada empresa tiene una personalidad propia, una forma de hacer las cosas y que se plasma en sus políticas, forma de comunicarse, cómo se toman las decisiones y cómo tratan a sus empleados. En el PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), a estos aspectos se les denomina FAO (Factores Ambientales de la Organización) y son claves a la hora de comprender cómo afrontar el cambio en una organización.
Tradicionalmente, las empresas se suelen organizar a través de departamentos y jerárquicamente. De forma que, a partir del CEO o Director General, aparecen las diferentes áreas funcionales, cuyos directores son los que coordinan y dirigen las actividades y operaciones de las mismas. Lamentablemente este diseño organizativo, no está orientado hacia proyectos, sino hacia la gestión de operaciones, por lo que las organizaciones que desean evolucionar hacia caminos más proyectizados, deben realizar un cambio radical, sobre todo desde el punto de vista filosófico.
Change Management
Pero este cambio no es sencillo, ni se produce de forma fácil. Todo lo contrario; es un proceso difícil, con múltiples retos que para poder acometerlo con éxito se debe planificar cuidadosamente y ejecutar con la máxima implicación de todos los miembros de la organización.
De hecho, en este artículo, me gustaría identificar algunas de las barreras que hacer que este cambio fracase, sea un camino realmente difícil o por el contrario se realice adecuadamente. De las múltiples razones que existen, voy a nombrar las 10 que, a mi entender, son las más representativas y que hay que tener siempre en mente. No están ordenadas de mayor a menor, ya que, para cada organización, será diferente:
- Flexibilidad: Cada organización es diferente, lo que implica que no todos los enfoques son válidos en todas ellas. Así, se debe identificar sus características y diseñar el modelo que mejor se adapte, teniendo en cuenta el mayor número posible de variables.
- Gap generacional: Cada vez las nuevas tecnologías de la información se están introduciendo en la gestión de proyectos. Pero esto es sólo la punta del iceberg, la forma de ver la vida y las relaciones puede generar un conflicto intergeneracional: modelos tradicionales más verticales vs modelos más horizontales y colaborativos.
- Incorrecta identificación del enfoque adecuado: Básicamente hoy en día, se gestionan proyectos de una forma predictiva, basadas en la planificación y lideradas por el Director de proyectos (PMI®, PRINCE2®, ISO 21.500) o mediante modelos más ágiles, como SCRUM, donde los roles son diferentes y aplican principios distintos. El no ser capaz de identificar cuál de las dos –o su combinación ideal- es la adecuada, es garantía de fracaso.
- Falta de implicación del equipo de gestión de proyectos: El equipo debe asumir completamente los nuevos procesos; ¡son los que van a realizar el trabajo!. Por lo que deben participar en todo el proceso y se les debe tomar en cuenta. Una cuestión clave que cada miembro del equipo se preguntará en este punto es: “¿Qué gano yo con todo esto?”. Si la respuesta no es adecuada…
- Falta de formación en gestión de proyectos: Probablemente sea uno de los más críticos. Si la organización en general y el equipo de proyecto en particular, no conocen perfectamente los principios de gestión de proyectos, no serán capaces de entender muchos de los procesos y sus objetivos, lo que generará desmotivación y falta de interés. Además de que podría aparecer la opinión de que “no sirve para nada”.
- Falta de empuje por parte de la dirección: Al igual que cuando se pretende implantar un sistema de gestión de calidad tipo ISO 9000, no solo la implicación, sino el empuje continuo de la alta dirección es clave. Sin duda, cualquier cambio va a generar trabajo y esfuerzo extra, y si la dirección no está siempre motivada, empujando a los niveles inferiores (para que éstos hagan lo mismo con las personas que dependen de ellos), poco a poco, se va desinflando la ilusión y se corre el riesgo que el día a día, haga fracasar el intento.
- Barreras culturales: Hay que entender la cultura en la que operan las organizaciones, de forma que se identifique cuál sería el mejor enfoque.
- Inventar: Todos los manuales de gestión de proyectos que traten sobre el cambio nos dirán lo mismo: ¡No inventes!. Es mucho más eficiente, e inteligente, basar cualquier modelo sobre uno que ya ha demostrado que funciona. De forma que basándonos en él, podamos ir diseñando el más adecuado para nuestra organización. En cambio, si diseñamos un nuevo modelo desde cero, con toda seguridad, la organización tendrá que “pagar” el aprendizaje de prueba-error.
- Falta de credibilidad: La propuesta de cambio tiene que estar sustentada sobre algo creíble; se puede obtener a través de la selección de consultores de prestigio, de la aplicación de modelos que ya han demostrado su eficacia o con la implicación, no solo verbal, sino con la asignación de recursos, de la organización.
- No planificar el cambio adecuadamente: Finalmente, todo lo expuesto anteriormente puede quedar en “agua de borrajas”, si no se planifica adecuadamente cada paso que se vaya a dar. De hecho, la gestión del cambio de una organización se debe tratar como un programa, dentro del cual se irán generando diferentes proyectos que proporcionarán los beneficios que todos sumados configurarán la nueva organización. Además, la visión global de todo el proceso, permite realizar una planificación a corto, medio y largo plazo, generando confianza y mejorando la comunicación.
