En el desarrollo de un proyecto, el Director del proyecto, es la figura fundamental que debe disponer de la visión global de la situación. Si bien, cada uno de los especialistas que pueden participar en el mismo, conocen su área con detalle, él es el único que integra todos los aspectos.
Así, cuando el proyecto se desarrolla, es muy importante conocer la situación del proyecto y cuál está siendo sido su rendimiento o desempeño. El PMBOK© (Project Management Book of Knowledge), a la hora de controlarlo y compararlo con el planificado, el que estaba previsto realizar, nos propone usar el método del valor ganado, por el cual se analiza de forma conjunta, el trabajo realizado y el previsto integrando tanto el alcance como el tiempo y el costo.
Datos objetivos orientados hacia la toma de decisiones.
El método merece la pena, ya que a partir de la comparación entre el trabajo planificado y autorizado (PV), el realmente realizado (AC) y el valor devengado (o ganado) del proyecto (EV) (trabajo realizado a precio planificado), se pueden obtener unos coeficientes de rendimiento que indican de forma objetiva, la situación actual del mismo;
SPI: Índice de rendimiento del cronograma: comparamos el EV con el PV (SPI=EV/PV).
CPI: Índice de rendimiento del costo: comparamos el EV con el AC (CPI=EV/AC).
Además para el cálculo de estos coeficientes, no es necesaria la participación activa del project manager, ya que se utilizan los valores del trabajo planificado incluidos en el plan de proyecto aprobado (línea base del costo) y los valores del trabajo que realmente se ha realizado. Información que puede introducirse en los sistemas del proyecto directamente.
Estos coeficientes, ofrecen a los interesados del proyecto información objetiva y específica, de forma que según su magnitud, podemos comprender de forma clara la situación del mismo y así tomar decisiones basadas en datos y no en opiniones.
Así, si los índices son iguales a 1, el proyecto irá según el plan, y si al contrario van variando, podemos concluir lo siguiente.
Si SPI > 1 Estamos haciendo más trabajo del planificado, por lo que vamos adelantados y
Si CPI > 1 Estamos consiguiendo que el dinero que se ha invertido en el proyecto está siendo más eficiente y por lo tanto estamos desarrollándolo por debajo del presupuesto.
En ambos casos, al ser > 1, es positivo. De la misma forma, los índices menores de 1, nos indicarán lo contrario y por lo tanto nos indicarán que el proyecto va retrasado y que se está gastando más dinero que el previsto.
En este artículo nos gustaría incidir las proyecciones, de forma que si necesitas más información sobre el cálculo de estos índices con más detalle, te invitamos a que te pongas en contacto con nosotros en info@wolfproject.es
¿Cómo acabará el proyecto?
No hay que olvidar, que los índices de rendimiento del proyecto, nos hablan sobre la situación del mismo en un momento dado, en una fecha concreta, pero no de cómo acabará!. No podríamos afirmar que una situación negativa aseguraría que el proyecto tendrá resultados negativos a la conclusión.
Esta información es clave y su valor muy alto. Probablemente me interese mucho conocer cuánto nos hemos gastado en el proyecto o cuanto trabajo hemos realizado, pero lo que realmente nos puede quitar el sueño, es disponer de una previsión de cómo acabará el proyecto. Y lo antes posible, de forma que tengamos tiempo para poder anticiparnos, tomar medidas y acciones correctivas que nos permitan conseguir nuestros objetivos.
Así, para poder realizar una proyección o previsión lo más acertada posible, el Director del Proyecto, debe analizar el trabajo realizado, pero también lo que queda por hacer, los riesgos a los que se enfrenta el proyecto, la situación del entorno y cualquier aspecto que pueda afectar al proyecto y a sus objetivos.
Y esto sólo lo puede hacer él…
Formas de realizar proyecciones
Una vez que hemos delimitado la importancia de la disponer de estimaciones lo más fiables posibles en todo momento, podemos analizar las posibles formas de conseguirlas. De hecho, sería aconsejable hacerlo por varios caminos y estudiar diferentes escenarios.
No hay que olvidar que estamos hablando del futuro!, realmente no tenemos la certeza de que ocurrirá lo que se pronostique, por lo que cuánta más información dispongamos, máqs objetivamente se podrán tomar las decisiones.
La primera opción sería la de revisar el trabajo restante del proyecto, y basándonos en el rendimiento alcanzado anteriormente y del estudio del entorno, riesgos, estimaciones, etc, realizar una nueva estimación.
Otras formas…
También podemos desarrollar proyecciones basadas en los datos e información generada a partir de los índices del valor ganado a través de modelos.
En cualquier caso, nos podemos encontrar con varias posibles situaciones, a saber:
– Sea cual sea la situación del proyecto hasta el momento, podemos pensar que lo que nos queda por realizar se hará según lo planificado. Así, si hasta el momento analizado hemos sufrido una desviación, ésta no será corregida, sino que se mantendrá.
Para ilustrar estos conceptos, vamos a utilizar un ejemplo, en el cual durante los tres primeros meses, nos hemos retrasado 1. Así, podríamos calcular la proyección de la siguiente forma:
– Otra opción puede ser que basándonos en el rendimiento del proyecto hasta la fecha, el resto del mismo, seguirá con la misma. De forma que este escenario sería de marcado carácter continuista; si el proyecto ha ido bien, estimamos que seguirá la tendencia y terminará aún mejor, pero si por el contrario, el rendimiento no ha sido óptimo, así seguirá.
Dentro de este escenario, podemos plantear que se seguirá la tendencia en el presupuesto de costes, pero que el cronograma se realizará según el plan. O finalmente, que la tendencia tanto en costes como en cronograma se mantendrá hasta la finalización. En dicho caso usaremos:
¿Cómo debe ser mi proyecto de eficiente para conseguir un objetivo?
En los casos anteriormente descritos, nuestra misión era la de dimensionar una estimación de cuál sería el valor de la estimación a la conclusión (EAC: Estimate at complete), pero también nos podemos encontrar con la necesidad de tener que cumplir con nuestro objetivo (BAC: Budget al complession), y en este caso, el dato que necesitaríamos sería el conocer cómo de eficiente debe ser nuestro proyecto hasta el final. En resumidas cuentas, cuál debe ser el rendimiento.
En el siguiente esquema podemos ver representadas todas las curvas y conceptos:
Al igual que en caso de los índices de rendimiento del proyecto SPI y CPI, lo ideal es conseguir un índice que de una forma objetiva nos permita valorar el esfuerzo necesario y las posibilidades de poder alcanzar nuestra meta de rendimiento.
En este caso, usaremos el denominado índice rendimiento necesario para completar el proyecto (TCPI: To Compleate Performance Index), es decir, cuál debe ser el índice de rendimiento del proyecto para completarlo, cuya fórmula es la siguiente:
Del análisis del resultado podemos obtener que si el TCPI es mayor que 1, el rendimiento del proyecto restante, debe ser superior al planificado, de forma que tendremos que intentar aumentar la eficiencia de nuestros recursos y rebajar su costo. Se estima que conseguir rendimientos superiores al 1,3 es difícil y se debe, por tanto, valorar si el objetivo es realista y alcanzable o por el contrario, deberíamos plantear acciones de otro tipo.
De la misma forma, si el TCPI es menor que 1, significará que el resto de trabajo podría no ser tan eficiente como lo habíamos planificado, pudiendo eventualmente absorber desviaciones sin afectar al cumplimiento de los objetivos establecidos.
Además, podríamos plantear objetivos diferentes al BAC, así tanto si tenemos que mejorar nuestros objetivos como establecer otros, podemos repetir el proceso que hemos indicado en el punto anterior, analizando los resultados del TCPI de la misma forma. En este caso, la fórmula a utilizar sería la siguiente:
A notar que en los dos casos, las fórmulas son exactamente iguales, cambiando tan solo el objetivo a alcanzar: si es uno cualquier, estableceremos un EAC, y si el objetivo es el BAC, entonces, el EAC = BAC.
Conclusiones
La toma de decisiones en un proyecto debe producirse lo más objetivamente posible. Así, el método el valor ganado nos proporciona las bases para conocer la situación real actual del proyecto, pero no nos avanza con certeza cómo acabará éste.
Para ello, el Director del Proyecto es la pieza clave, el que al conocer la globalidad del proyecto, puede realizar proyecciones de cuál será el final previsto del proyecto. En este caso, a partir de los datos del valor ganado, podemos desarrollar unas proyecciones que, dependiendo el escenario elegido, nos darán una previsión.
Si bien, no hay que olvidar que la última palabra la tiene el Director del Proyecto, quien debe justificar la proyección elegida,… lo más objetivamente posible.
