Cuando comienzas la planificación de un evento o un proyecto, una de las primeras cosas en las que piensas es: ¿qué puede salir mal? Un evento es también un proyecto; tiene fecha de inicio y fin, gestiona muchos recursos diferentes, cuenta con un presupuesto y debe entregar a su finalización un producto o servicio único. Debe cumplir el business case, conseguir los beneficios planificados y por los que la organización o nuestro cliente ha decidido dedicar sus recursos. Este aspecto, aparece en la propia descripción que PRINCE2® (AXELOS® –UK-) hacen sobre ello.
Lo que significa, que si se producen fallos como en la seguridad en el acceso al recinto, en las comunicaciones, o en cualquier otra área, el impacto puede ser enorme y generar también un gran impacto negativo en la reputación del mismo. Un aspecto clave sobre todo para eventos que se repiten anualmente.
John Digby de Event Safety Alliance, USA, afirma que “la cultura en los negocios de los grandes eventos y en la música, está evolucionando hacia la seriedad en el cumplimiento de la seguridad”. Esto deriva en un mayor esfuerzo por identificar, valorar y aplicar planes de respuesta a los riesgos que puedan amenazar el desarrollo de los eventos. La gestión de riesgos es parte indispensable y fundamental del plan de gestión de un proyecto o evento, como afirma Marina Tranchitella, General Manager y PMP de Sport Club International en Sao Paulo.
La gestión sistematizada de un evento, es el proceso de identificar, analizar y luego responder a cualquier riesgo que surja durante el ciclo de vida de un proyecto para ayudarlo a mantenerse encaminado y alcanzar su objetivo. La gestión de riesgos no es solo reactiva.
Pero, ¿cómo trabajar para resolver lo desconocido? Utilizar sistemáticamente procesos y herramientas de gestión de riesgos, integrando a todos los participantes en la gestión del evento. Matrices de riesgos, listas, registros de riesgos y mucho más se aplica con éxito para poder identificar y priorizar los riesgos más importantes y así poder desarrollar estrategias adecuadas. Esta gestión sistemática sirve para consolidar el know how del evento y para que en las siguientes ediciones, se utilice lo aprendido en la previa.
Eventos complejos como el Burning Man, un evento que se celebra desde 1986 y que ha crecido hasta convertirse en un fenómeno cultural que atrae a gente de todo el mundo, se celebra todos los años en Black Rock City (Nevada) y se reúnen más de 75.000 asistentes. Es un punto de encuentro en el Black Rock City, Nevada donde se crea un campamento temporal y los artistas construyen grandes obras de arte que desaparecen con el fin del festival.
Al finalizar este evento, el equipo realiza una retrospectiva completa de lo que ha ocurrido respecto a lo planificado y al cumplimiento de las hipótesis y riesgos identificados, utilizando estos resultados como punto de partida. Si bien, su estrategia, parte por tratar cada edición como un proyecto totalmente nuevo, algo único, por lo que revisan todos los aspectos como si fuera la primera vez.
Evidentemente ¡sí!. Tanto es así, que es obligatorio realizar una gestión de riesgos en un evento aunque sea de forma sencilla. Lo más sencillo sería tan sólo identificar los posibles riesgos. A simple vista puede parecer poco, pero no es así. Cuando hablamos de gestionar riesgos, hay un principio que dice: “el mero hecho de identificar un riesgo, reduce su probabilidad de que ocurra, o que si lo hace, su impacto sea menor”.
Es una gran idea, ya que es cierto que si conocemos una posible amenaza –u oportunidad-, podemos pensar qué hacer para que no impacte negativamente en nuestro proyecto. En cambio, si ni siquiera nos la imaginamos, ¡tendremos sorpresas!. Además, estamos haciendo pensar a todo el equipo y resto de interesados de una forma más previsora favoreciendo la visión tanto al corto como al medio plazo. La identificación de riesgos es crucial, pero, ¿hasta dónde hay que llegar a la hora de identificarlos?Analizamos esta cuestión en este otro artículo sobre La mosca que arruinó el proyecto.
En enfoque hacia la gestión en el caso que estamos hablando lo podemos ver con un ejemplo muy sencillo. Imaginemos que tenemos que organizar un evento en el que el aforo es libre, la sala puede albergar hasta 200 personas y el cliente quiere ofrecer un catering. Y claro, no quiere quedar mal ;-).
El problema es que no sabemos cuánta gente va a acudir. Es habitual usar alguna aplicación como eventbright para controlar los asistentes que se han apuntado. En el caso que analizamos, se han apuntado 120 personas. La pregunta es ¿para cuántas personas se debe comprar el catering?. Si nos quedamos cortos, los asistentes quedarán insatisfechos y nuestro cliente dará una imagen pobre, y si nos pasamos, estaremos malgastando el dinero de nuestro cliente.
Podemos aplicar gestión de riesgos desde la planificación del evento. Y para eso, como estamos hablando del futuro tenemos que usar hipótesis; algo que consideramos como cierto y que necesitamos para nuestra planificación y que deba comprobarse si se cumple o no. Y también sobre la que podemos valorar los riesgos.
En base a eventos similares que hemos organizado, aparecen normalmente entre un 5-10% de asistentes que no se han apuntado. Pero, al ser un evento gratuito, entre el 30-40% de los apuntados no asiste, por lo que el número de asistentes planificados sería:
Un ejemplo de hipótesis puede ser:
Vamos a usar una técnica de estimación PERT, con 3 escenarios: el más probable, uno optimista y otro pesimista.
La estimación sería de 85, podemos contar con un margen razonable de un 10% por lo que el catering lo contrataríamos para 94 personas.
A partir de aquí podemos pensar en posibles escenarios, como, por ejemplo, qué pasaría si vienen todos y alguno más que no estuviera apuntado… La clave es pensar sobre ello, y dependiendo del proyecto, de su importancia, criticidad, etc, diseñar una estrategia para luchar contra él. Básicamente, podríamos:
Como podemos ver, la gestión de riesgos, que funciona y que se está utilizando en los grandes eventos para protegerlos y asegurar sus objetivos, la podemos y debemos aplicar también, a cualquier evento que tengamos que organizar, y así aprovecharnos de sus beneficios.
