En un proyecto, una de las funciones principales del director del mismo, es estimar cuáles serán los costos a los que tendrá que hacer frente. Este cálculo, se debe realizar en diferentes momentos; al inicio, a la hora de definir el Plan de Gestión del Proyecto, durante la ejecución,…) y en cada momento su precisión variará, dependiendo, por supuesto del conocimiento que disponga el Project Mananger del mismo y del nivel de riesgo del mismo.
En cada momento, un presupuesto
Definir el presupuesto de un proyecto con detalle, lleva tiempo, ya que implica conocer el alcance el mismo y el cronograma donde se definirán cuándo se prevé se ejecutarán las tareas.
El sentido común nos dice que en las fases iniciales, en la que se están analizando las posibles alternativas a la hora de desarrollar el proyecto y por tanto está poco definido (además de existir un alto nivel de riesgo inherente de la propia incertidumbre), las estimaciones a realizar serán poco precisas.
De hecho, en el PMBOK se indica que se pueden usar estimaciones ROM (Rough Order of Magnitud) con una precisión de -50% a +75%. Puede parecer mucho, pero hay que recordar, que el alcance no está suficientemente defino.
Conforme se va avanzando en el detalle y en la definición, el margen de la estimación, puede irse cerrando y la precisión de la estimación será mayor, pudiendo llegar a -5% a +10% de los costos.
Hay que indicar que es buena práctica el disponer de rangos en las estimaciones, que permitan asumir las deficiencias en la definición.
¿Cómo puedo estimar?
De lo expuesto anteriormente, podemos deducir que dependiendo del momento o del objetivo de la estimación, deberemos elegir el método más adecuado. Así, los podríamos agrupar en dos tipos de métodos:
Consiste en desagregar el proyecto en partes más pequeñas, hasta el nivel de paquetes de trabajo (incluso calcular el costo de las actividades necesarias para completar dichos paquetes de trabajo), e ir sumándolas, de forma que la suma total será el presupuesto total del proyecto.
Esta agregación de costos debe ser ordenada y siguiendo un esquema tipo como el que exponemos a continuación:
El uso de esta técnica implica disponer de conocimiento con detalle del proyecto y del producto que se pretende desarrollar.
Si en las estimaciones Bottom-up, el presupuesto se va perfeccionando y precisando conforme se va ascendiendo por la pirámide, en los métodos Top-down los costos se estiman en a parte superior de la misma.
Podemos usar varias técnicas:
Se puede usar este método cuando no tenemos mucho conocimiento del proyecto a realizar o se prevé que será muy similar a uno realizado. No conlleva mucho cálculo sino que se basa en el conocimiento y el criterio de los expertos.
En el siguiente esquema se exponen las dos tipos de estimaciones. Así la construcción marcada en rojo (4 módulos) ya ha sido ejecutada (costo 420.000€, 15 meses). A partir de estos datos se puede usar una estimación por analogía para estimar la construcción futura de 4 módulos iguales a los de la inicial. Y una estimación paramétrica calculando ratios tipo €/m2 construido o €/módulo para estimar la edificación de 6 módulos.
Examen PMP
También puedes aprovechar el conocimiento sobre este tema, si te estás o tienen en mente prepararte para el examen de la certificación PMP (Project Management Professional), donde puedes encontrarte preguntas tipo como la que te exponemos:
Ej: La Línea Base de Costos LBC de un proyecto es de 300.000€, siendo la Reserva de Contingencia de 50.000€ y la de Gestión de 30.000€. ¿Cuál sería la estimación definitiva?
a.- 350.000€ a 380.000€.
b.- 300.000€ a 380.000€.
c.- 313.500 a 363.000€.
d.- 300.000€ a 360.000€.
La podemos calcular de la siguiente manera:
El costo de la LBC incluye la Reserva de Contingencia, por lo que los 50.000€ ya estaría incluidos en los 300.000€. Así, para calcular el presupuesto total, debemos sumar las Reservas de Gestión.
Presupuesto total = 300.000€ + 30.000€ = 330.000€.
Como es una estimación definitiva, ésta tendrá un rango de -5% a +10%, por lo que la solución final será
Presupuesto total = 313.500 a 363.000€.
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