Cuando pensamos en cómo gestionar un proyecto, sin duda nos viene a la cabeza la palabra planificación: crear un plan, más o menos definido, que defina cómo prevemos se debería desarrollar las tareas del proyecto y cómo y cuándo se generarán los entregables. En realidad, lo que necesitamos es un medio para comunicar la estrategia del proyecto válido para los equipos de especialistas, el cliente, la junta de proyecto, áreas departamentales y, en general, a los principales stakeholders.
Debido a la cada vez mayor complejidad de los proyectos, en generarlos y su posterior control, cada proyecto debe adaptarse a las necesidades del proyecto, el entorno y las propias características de la organización que lo desarrolla. A grandes rasgos, podemos identificar una tipología de proyectos bien porque se han realizado proyectos similares o porque está definido lo que se quiere conseguir, el nivel de incertidumbre no es demasiado alto. Un enfoque predictivo sería la mejor opción.
En contraposición, encontramos proyectos en los que se conoce la necesidad del cliente, pero no está tan claro cuál será exactamente la solución ni cómo se resolverán los requisitos ni las funcionalidades. En estos casos, la incertidumbre es alta y por tanto, una planificación predictiva no sería demasiado eficiente y optar por enfoques más ágiles sería una mejor idea.
En otros casos, para complicar la situación, puede que nos encontremos con una mezcla de las dos situaciones en una parte del proyecto o a nivel global.
En los proyectos de consultoría en los que participa Wolf Project, cuando nos enfrentamos a la decisión de seleccionar la mejor herramienta de planificación y gestión, utilizamos este mismo criterio y nos hacemos la siguiente pregunta: ¿Usar herramientas predictivas, tipo Gantt o usar otras más sencillas y emergentes como flujos de trabajo y tableros Kanban?
Identificamos las claves a tener en cuenta para ayudar a seleccionar la mejor opción, describiendo los pros y contras de cada una.
En cualquier caso, generar un calendario de trabajos puede resultar fácil, pero lo realmente difícil es que esté correctamente realizado y que sea creíble. Lo primero que debemos tener en mente es que el resultado sea creíble y realizable.
Es quizás la herramienta más conocida cuando pensamos en generar una planificación y consiste básicamente en dibujar en un calendario las actividades a realizar en el proyecto y grafiarlas con una barra, indicando cuándo se prevé que comience y termine. Puede parecer muy sencillo, pero para poder realizar una buena planificación, recomendamos tomar de ejemplo el Practice Estandard for Scheduling editado por PMI® y que es un estándar que recopila las experiencias y lecciones a tener en cuenta cuando tenemos que generar una planificación.
Otros recursos a tener en cuenta son los marcos que ayudar a determinar “la salud” de nuestro cronograma, como el 14-Point Assessment Metrics desarrollado por DCMA, Defense Contract Management Agency y que establece unos criterios para poder determinar su calidad. También podemos resaltar el modelo Deltek Acumen Fuse.
De cara a generar una buena planificación, os recomiendo que no os olvidéis de los siguientes aspectos:
Así, una planificación realizada con un Gantt debería tener un aspecto similar al siguiente esquema realizado con el open software Project Libre:
*Planificación realizada con Gantt con el open software Project Libre
Esta planificación, tiene todas las características que hemos hablado. Además, la planificación por productos permite ir “abriendo” y “cerrando” las tareas de los diferentes paquetes de trabajo, entregables o fases, simplificando la gestión. Así podemos generar una vista a alto nivel del proyecto. Muy útil para reportar a los niveles directivos y al cliente del proyecto.
*Vista a alto nivel del proyecto
En la vista WBS se identifican los entregables del proyecto, estructurados de forma jerárquica:
*Vista WBS
Si tenemos muchas tareas y queremos tenerlas controladas adecuadamente y el cronograma actualizado, el esfuerzo necesario va a ser muy importante y podemos caer en el error de dedicar más tiempo a la “herramienta” que al trabajo a realizar. Además, si el nivel de incertidumbre es alto y se prevén muchos cambios, el mero hecho de mantener actualizado el cronograma a un nivel de detalle pequeño es todo un reto y su eficacia, discutible.
Cuando esto sucede, podemos emplear un enfoque diferente, más basado en la comunicación directa entre los miembros del equipo y donde las vinculaciones se traten de una forma verbal e incluso no se indiquen, ya que el equipo será capaz de auto-gestionarse y organizarse.
La herramienta que más se está usando en estos casos y con mucho éxito, es el tablero Kanban, importado –evidentemente- de la metodología Kanban y que se usa como artefacto clave en los equipos gestionados con Scrum.
Es una simplificación de Kanban y usualmente se usa a nivel de los equipos desarrolladores o especialistas (delivery), para gestionar el trabajo a realizar en un periodo cerrado de tiempo (sprint). Se compone de los siguientes elementos (se puede ir ampliando conforme se considere oportuno):
Una de las ventajas de este sistema es que es visual y muy sencillo, por lo que el foco se pone en la comunicación del equipo. De ahí que para que realmente sea efectivo, hay que utilizarlo con reuniones tipo daily meetings, en las que el equipo –cada uno independientemente- expone lo que ha realizado buscando transparencia y aumentar la comunicación.
En esta reunión que no debe durarmás de 10 – 12 minutos, todos los participantes exponen lo que hicieron el día anterior, lo que van a hacer hoy y los impedimentos que encuentran para ello. De forma que todo el equipo pueda colaborar y resolver los problemas grupalmente.
Se puede realizar en modalidad física: con post-it (cada actividad es uno) que cada miembro del equipo va moviendo a través de las diferentes columnas –un momento ideal sería en las daily meetings-. También se puede hacer con software en modo digital. En estos momentos hay múltiples opciones tales como TRELLO, ASANA, MONDAY, TEAMS, JIRA,.. que pueden funcionar análogamente al mundo “físico”. En este último caso, hay que tener mucho cuidado de no eliminar o reducir las reuniones face-to-face del equipo, ya que, como hemos indicado, la comunicación es clave.
Paso1: Identificar los entregables o funcionalidades que se pretenden generar en el periodo de tiempo que se tiene por delante (sprint), para que el equipo de especialistas defina las actividades a realizar para conseguirlo, descomponiendo dichos entregables.
Paso2: Estimar las actividades. Se suelen usar técnicas denominadas light weight estimation, es decir que se estima de forma rápida y por analogía. Un método muy utilizado es el de puntos, por el cual, se define una actividad como base (todos los miembros del equipo conocen el esfuerzo necesario para conseguir realizarla –se ha realizado muchas veces antes-), y el resto de actividades se refieren a ella. De este modo, si se considera que el esfuerzo necesario será el doble, si la actividad base tiene un valor de 1, a ésta le asignaremos un 2. Y se creará el burndown chart, es una representación gráfica del trabajo por hacer en un proyecto en el tiempo muy sencillo para controlar la evolución del trabajo, una vez se inicie la ejecución del sprint.
Paso3: Antes de comenzar la ejecución, seleccionar las actividades a realizar por parte de cada miembro del equipo, De forma que cuando comience, actualice el post-it o ticket si se realiza con software– a DOING. Cuando se finalice, podrá pasar a DONE.
Importante: priorizar de forma que las actividades situadas en la parte superior sean más prioritarias, aporten más valor al sprint, esas son las que deben realizarse primero. Y si no fuese posible entregar todo el trabajo, deberían quedar las tareas situadas en la parte inferior.
Estamos analizando dos herramientas, o mejor dicho, dos formas de planificar muy diferentes con un enfoque también muy distinto. Pero realmente, más que tener que enfrentarlas y seleccionar una, lo que está ocurriendo es que se usan conjuntamente en un mismo proyecto para beneficio del equipo de gestión.
Esto es posible porque la la planificación a alto o medio nivel, en la que se ve la totalidad del proyecto y/o fases, se puede planificar y gestionar muy eficientemente con un diagrama de Gantt, y una vez que determinamos el trabajo a realizar en una fase (si es corta) o en un sprint (entre 2 y 3 semanas), se puede usar un tablero Kanban de forma realmente eficiente y útil.
Tanto es así, que estos software de gestión de tareas, permiten a través de plug-ins, visualizar las tareas en un diagrama de barras. Y lo que es más representativo, herramientas de software potentes tipo PPM (Project and Portfolio Management) como TRISKELL permiten planificar conjuntamente con los dos enfoques, lo que nos da una idea de cuál es la tendencia de evolución natural en la planificación de proyectos.
