Una parte fundamental de la gestión de un proyecto es la de identificar a los diferentes agentes, organismos, asociaciones, etc que se verán afectados o afectarán por el proyecto tanto en el momento de su desarrollo como cuando su producto esté finalizado.
De hecho, un proyecto tiene razón de ser si con él se cubre una necesidad o requisito, y según PMI© (Project Management Institute), la gestión de un proyecto consiste en aplicar conocimiento y técnicas a las actividades de un proyecto para alcanzar sus objetivos, gestionando recursos y sus diferentes restricciones, las necesidades del cliente y las necesidades y requisitos de los stakeholders que se podrán ver afectados.
Si no identificas a los agentes, tu proyecto está en peligro
Evidentemente, si no somos capaces de identificar a los actores clave en el proyecto que se verán afectados a lo largo de su ciclo de vida, podemos encontrarnos con desagradables sorpresas, ya que cuando éstos aparezcan podrán solicitar o exigir, dependiendo de su capacidad de influencia/poder, que se incorporen nuevas funcionalidades o se realicen cambios, lo que sin duda nos generará problemas.
Así, a los agentes podemos preguntarles y hacerles participar de muchas cosas, como:
Sobre las que construiremos nuestro proyecto.
Implicación
Una de las claves del éxito del proyecto es que los stakeholders principales se involucren con en el proyecto y lo sientan como “suyo”, que perciban que es positivo y que crea valor en su entorno.
Este tema lo hemos tratado en otros artículos como «La gestión de los interesados de un proyecto a través del mapa de empatía» que os invitamos a leer.
De hecho, podríamos desarrollar diferentes categorías y clasificaciones para los agentes, utilizando varios criterios, pero en este artículo nos gustaría recalcar la diferencia entre estar realmente implicado en el proyecto y la de ser partícipe del mismo.
¿Eres cerdo o gallina?
Para comprender mejor este concepto, podemos usar la conocida historia del cerdo y la gallina que se reúnen para abrir un restaurante. Tras una larga sesión de brainstorming, la gallina le propone al cerdo que su local podría tener como plato estrella “huevos con bacon”.
El cerdo no está de acuerdo ya que le expone no sería una situación equilibrada, ya que él estaría realmente involucrado (¡proveedor del bacon!), y su compañera tan sólo debería proveer los huevos, de forma que si bien sería un agente importante, no estaría tan involucrado como él.
¿Quién es quién en el proyecto?
Como hemos visto, ser gallina o cerdo en el proyecto, no conlleva connotaciones negativas, sino tan sólo habla del nivel de implicación que se puede tener en el mismo. Pero ¿cómo actúan en el proyecto los principales actores?
Pero no hay que olvidar que cuanta mayor sea la implicación de los agentes, sobre todo de los clave y en especial del Patrocinador y el Director del Proyecto, potencialmente mejores serán los resultados, por lo que parece lógico relacionar el cumplimiento de los objetivos del proyecto con el resultado personal de estos dos agentes, de forma que su futuro también esté alineado y dependa del buen fin del proyecto.
