En tiempos como los que vivimos la proactividad es una actitud que no debemos abandonar. De hecho, según los expertos que han vivido situaciones de aislamiento prolongado como astronautas y científicos polares, el pensamiento positivo es fundamental para superarlas. Y, además, el disponer de tiempo para reflexionar nos ayudará a estar más preparados para cuando termine, qué lo hará.
Tener, por tanto, objetivos es fundamental. Pero no siempre somos capaces de definirlos correctamente y cómo llevarlos a la práctica. En el mundo empresarial podemos resaltar el método OKR (Objectives and Key Results), -desarrollado en la década de los 90 en INTEL por John Doerr basado en la gestión por objetivos, estableciéndolos desde la cúpula de la organización hasta los niveles inferiores, definiendo objetivos estratégicos y desgranándolos en otros más pequeños necesarios para conseguir los más importantes, de forma que cada uno de los miembros de la organización está trabajando orientado hacia los objetivos estratégicos de la misma-.
La RAE define objetivo como “Término o fin de los actos de las potencias y fin o intento a que se dirige o encamina una acción u operación”.
De lo que se puede deducir que nuestras acciones (o las que desarrollamos en nuestros proyectos) están encaminadas hacia la consecución de un objetivo. De otra forma nos aportarían poco valor, ya que significaría que estamos dedicando recursos para conseguir fines que no hemos definido como importantes. La selección de los objetivos que queremos conseguir no es algo rápido ni inmediato, sino que exige reflexión y análisis previo. El no hacerlo nos va a impedir focalizar nuestros esfuerzos en alcanzar el futuro deseado.
“Establecer metas es el primer paso en volver lo invisible en visible”. Esta frase de Anthony Robbins ilustra perfectamente lo que queremos decir.
Para esta importante cuestión, os recomiendo aplicar una estrategia mixta entre una visión a medio/largo plazo y una a corto. Se puede empezar conociendo la situación actual y imaginando la deseada en el futuro. Como se puede entender, podemos hacerlo desde nuestro prisma personal, para nuestra empresa o para cualquiera de nuestros proyectos. Así, identificaremos los objetivos estratégicos que probablemente nos lleven tiempo conseguir. Por otra parte, y alineados con ellos, se generarán otros objetivos menores con un tiempo de consecución, probablemente, también menor. Por lo que, en realidad, podríamos encontrarnos con muchos objetivos tanto a largo como a corto plazo.
De ahí que, es inevitable priorizar, decidir qué objetivos acometeremos primero. Muchos son los aspectos a considerar: desde el uso de recursos que consuma, lo fácil que sea alcanzarlos, la complejidad de las relaciones con otros agentes, riesgos, etc. Si bien, al finalizar este proceso deberíamos tener una lista priorizada de objetivos y localizados, también, en el tiempo (mi recomendación: usar un road map). No hay que olvidar los objetivos que se pueden obtener de forma rápida o (quick wins), que sin tener que ser estratégicos, ayudan a mantener el interés y la motivación.
Larry Elder decía que una meta sin plan es solo un deseo. Estoy completamente de acuerdo con él. De hecho, cuando trabajamos en proyectos, nos encontramos con que nuestros clientes tienen muchas ideas y mucha motivación, pero en muchos casos no son capaces de conseguir resultados por no haber dedicado tiempo a pensar sobre los pasos a seguir para conseguir sus objetivos. De hecho, el no disponer de un plan es un problema que puede hacer fracasar a las buenas ideas. En este punto la recomendación es de adoptar un enfoque ágil, de forma que, si bien, es conveniente disponer de una visión a alto nivel sobre cómo se deberían desarrollar las acciones (plan de proyecto), éste no debería ser demasiado definido, de forma que conforme va evolucionando la idea y se van realizando las acciones, se tenga la oportunidad de ir adaptando e incorporando los requisitos, nuevas ideas o el feedback de los que, eventualmente, tengan que usar el resultado final (Podemos dividir el trabajo en fases cortas o sprints).
De hecho, para conseguir un objetivo podemos necesitar poner en marcha diferentes iniciativas o proyectos, por lo que el área de Project management o, cuando los objetivos son más ambiciosos, Programme management, aplicarían de forma definitiva.
Y, podríamos añadir, si puedo trabajar con el de forma eficiente. Hay diferentes formas de definir un objetivo. Os vamos a comentar 5 que son las más usadas.
Es la más usada y la que os recomiendo de forma general. SMART es un acrónimo que en inglés significa inteligente. Por lo que es una buena forma de recordar los componentes o variables que compondrá el objetivo.
Específico: Detallar lo que se quiere conseguir.
Medible: No se puede gestionar lo que no se mide. Por lo que, tanto para evitar ambigüedades como para poder valorar objetiva y cuantitativamente que se ha conseguido -o no- un objetivo, debemos ser capaces de medir.
Motivador: Una variable que podemos incluir, y que considero muy útil es si es motivador. Un equipo dará lo mejor de sí si piensa que el trabajo que realiza es realmente relevante.
Asignable: Refuerza la motivación.. De hecho, cada objetivo debe estar asignado directamente y debe tener un propietario.
Realista: Si la persona o equipo que tiene que realizarlo no lo considera posible, la motivación será baja y puede crearse un ambiente de pérdida de tiempo. También se puede interpretar como Result-based (orientado a los resultados) de forma que confirme que servirá a los objetivos estratégicos deseados.
En el tiempo: Se tiene que definir claramente cuándo se plantea conseguir el objetivo. De nuevo, para evitar confusiones y malos entendidos.
Es un acrónimo en inglés y analizan las variables del objetivo desde un punto de vista menos concreto y a más alto nivel.
Positivo: Se define lo que se quiere obtener y no lo que se quiere evitar. Aumenta la motivación y la predisposición.
Understood (entendible): Cuanto más sencillo y conciso, mejor. Todo el mundo debe entenderlos.
Relevantes: Se debe demostrar que son importantes.
Éticos: Cada vez mas importantes. En las organizaciones este concepto está muy relacionado con la RSC (Responsabilidad Social Corporativa).
De nuevo, otro acrónimo en inglés que significa “claro”.
Challenging (desafiante): Para ser motivadores deben presentar un desafío.
Legal (legal): Dentro del marco legal en el que se desarrollan.
Enviromentally sound (inofensivo para el ambiente): Enmarcado dentro de la RSC y la mentalidad actual.
Apropiatte (apropiado): Debe estar alineado con la estrategia y ser conveniente.
Refinable (optimizable): Deben poder evolucionar acordes con la realidad de la organización. Otra palabra podría ser: adaptables.
Sell (vender): Se debe definir qué aportará a la mejora de las ventas de la organización.
Serve (servir): Cómo servirá a los usuarios.
Speak (hablar o comunicar): Cómo mejorar la comunicación con los clientes.
Save (ahorrar): Cómo permitirá ahorros y aumentar la eficiencia.
Sizzle (impactar o asombrar): Cómo ayudará a crear impacto en el mercado.
Finalmente la quinta opción es la que definió John Witmore y puede servir como complemento de los anteriores métodos, ya que intenta, de alguna forma, relacionar el objetivos con la forma en cómo conseguirlo.
Goal (Objetivos): El objetivo debe ser definido correctamente. Se pueden usar los 4 métodos anteriormente descritos.
Reality (Realidad): Definir la realidad actual del proyecto: situación inicial.
Options (Opciones): Identificar opciones y recursos disponibles, incluyendo, incluso los riesgos asociados a cada una de ellas.
Will (Deseo): También lo podemos enunciar como: justificación.
Desde nuestro punto de vista, pensamos que, a partir de los métodos descritos anteriormente, debes elaborar el tuyo propio, incorporando los aspectos que mejor encajan en tu organización y su cultura.
Os dejamos un formato que nos gusta utilizar.
Además, para poder monitorear si somos capaces de cumplir los objetivos, demos crear métricas o indicadores (KPIs) que nos ayuden a entenderlo. Hay que lograr encontrar el equilibrio entre el control que queramos aplicar (número de KPIs) con el esfuerzo que nos puede llevar hacerlo. De forma que las métricas no son el fin, sino el medio que nos ayuda a tener control y poder tomar decisiones adecuadas en el momento correcto.
Os hemos preparado esta infografía como resumen:
