Gestiona por objetivos: MBO, SMART y OKR

Hay momentos en el año, como final del verano con el arranque del “curso”, que son propicios para planificar nuevas metas y nuevos retos. Y desde luego, para establecer objetivos. La gestión por objetivos (MBO: Management By Objectives) es una de las técnicas más efectivas para gestionar equipos. Este término fue popularizado por Peter F. Drucker en 1.954, en su obra “The practice of Management”. Se basa en que, desde un punto de vista empresarial, la organización acuerda y establece con sus empleados una serie de objetivos de forma que, al alcanzarlos, se lograrían sus metas estratégicas.

 

MBO: Management By Objectives

Para que lo expuesto anteriormente tenga sentido y realmente funcione, tanto los empleados y miembros de los equipos como los directivos, deben trabajar conjuntamente para definir los objetivos a cumplir –en cada nivel de gestión-, así como los criterios que definirán si se han cubierto o no.

De forma que la principal cuestión y principio a seguir, es que todos los agentes intervinientes conozcan y comprendan perfectamente los objetivos, estén identificados por ellos y que, además, su cumplimiento, esté alineado con la estrategia de la organización.

Una vez definidos los objetivos para cada nivel de gestión y para cada individuo, se puede realizar un seguimiento sobre el nivel de cumplimiento de los mismos y, para un periodo determinado, establecer un programa de incentivos por alcanzarlos o superarlos. Lo que implica que se deba, negociar entre la persona que establece el objetivo y el que lo tiene que cumplir, las condiciones y los detalles del mismo.

Es toda una filosofía ya que intenta que el foco no se ponga en las actividades, en cómo se deben hacer las cosas, sino en los resultados, incentivando la innovación y la proactividad y en definitiva en dar más responsabilidad y “poder” a los miembros de los equipos para desarrollar su trabajo: empower the teams.

 

¿Cómo debe ser un objetivo? SMART.

No es suficiente con decir que alguien tiene que hacer algo en un determinado tiempo y con unos recursos definidos, para que se realice. La implicación de la persona es fundamental y, sin ella, el objetivo a definir será “papel mojado”. En consecuencia, para que un objetivo funcione, tiene que cumplir algunas características concretas, como por ejemplo:

  • Que sea específico, es decir que se defina el alcance del mismo y con el nivel de detalle suficiente para que las dos partes (el que establece el objetivo y el que tiene que realizarlo) nivelen sus expectativas y dispongan de suficiente información para valorar su realización. Aquí los detalles son importantes, y cuestiones como “qué, cuándo, cómo, dónde, con qué, quién” no se pueden desdeñar.
  • Que se pueda medir, ya que, si bien las definiciones cualitativas pueden ayudar a entender el nivel requerido, solo si lo ponemos “en números” podremos asegurarnos que hemos entendido todo perfectamente y podremos ir comprobando en el tiempo –y a final-, el nivel de cumplimiento. Así, decir “El objetivo es mejorar la productividad este mes”, no nos ayudará mucho, ya que “mejorar la productividad” es algo vago que puede dar lugar a la interpretación; estamos pensando en mejorar un 2% o un 50%… Hay que concretar.
  • También se deben poder asignar a una persona o grupo claramente, de forma que ésta pueda valorar si está en su mano y en su buen hacer la consecución del objetivo concreto.
  • Evidentemente también tiene que ser realista. Como he comentado en puntos anteriores, por muy bien que esté definido el objetivo, si este no se percibe como alcanzable, la persona o grupo, no estará motivado ni creerá que puede conseguirlo. Con lo que lograremos todo lo contrario: la desmotivación del equipo. Por otro lado, la persona que tenga que conseguir un objetivo tiene que pensar que es un reto, pero posible, y que le demandará un esfuerzo, por lo que pondrá a prueba sus habilidades y capacidades.
  • Y para completar sus características, podemos concluir que tiene que estar acotado en el tiempo. Si decimos que el objetivo es aumentar las ventas un 12%, es evidente que no es lo mismo si hay que conseguirlo en 12 meses que en 3 semanas. Por lo que no se nos puede olvidar definirlo con la mayor precisión posible.

Estas 5 características se denominan SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Time-Bound), lo que sirve como regla mnemotécnica para definir correctamente un objetivo. Es un acrónimo en inglés muy interesante, ya que la palabra smart significa inteligente.

SMART - Objetivos Específos, Medibles, Alcanzables, Realistas y Limitados en el Tiempo

Motivación: hazlo relevante

Me gustaría enfatizar la importancia que tiene la motivación del equipo o persona que tiene que realizar el trabajo/esfuerzo para conseguir los objetivos. De ahí, que la gestión por objetivos MBO se basa en que la dirección de la empresa separa transmitir a través de ellos, la estrategia de la misma y que de su cumplimiento se beneficiarán tanto los posibles accionistas como el resto de trabajadores de la organización.

Hay que conseguir que los equipos estén convencidos de que están haciendo algo realmente relevante e importante para su organización. De ahí, que la comprobación final que debemos hacer para asegurarnos que un objetivo está correctamente definido es que éste sea motivador para la persona o grupo a quién se dirige. Definitivamente, no pueden estar impuestos en ningún caso.

 

Un paso más OKR: Objectives and Key Results

En la década de los 90, INTEL a través de John Doerr empezó a implementar la filosofía de gestión por objetivos, desde la cúpula de la organización hasta los niveles inferiores, definiendo objetivos estratégicos y desgranándolos en otros necesarios para conseguir los más importantes. Desarrollaron una metodología denominada OKR (Objetivos y Resultados Clave)  mediante la que se definen objetivos y los resultados más importantes que deben generar éstos. A día de hoy, otras grandes empresas como Google y Linkedin la aplican.

Un OKR relaciona un objetivo (con sus características descritas anteriormente) con los resultados clave a realizar para conseguirlo. Como se puede ver en el siguiente esquema, a partir de los grandes objetivos se establecen resultados clave anuales, trimestrales (incluso mensuales), de forma que se pueda ir comprobando el grado de cumplimiento de cada uno. Una forma de hacerlo es valorar mensualmente su estatus en términos porcentuales. Por ejemplo, si se considera que está al 70%, se podría valorar en 0,7. De esta forma, se pueden ir acumulando las valoraciones del cumplimiento actual de los objetivos y disponer, así, de una imagen precisa de la situación. Si el equipo consigue rápidamente alcanzar el 1, significaría que el equipo ha alcanzado los objetivos, pero también nos diría que éstos no han sido lo suficientemente desafiantes.

OKR (Objetivos y Resultados Clave) 

Un ejemplo típico de aplicación es el del equipo de futbol americano que juega en la NFL. La organización tiene un objetivo importante que es generar rentabilidad económica a través del equipo. Y a partir de este  punto, se van desarrollando el resto.

 

Ejemplo OKR (Objetivos y Resultados Clave)

No hay otra… hay que trabajar con objetivos

Las lecciones aprendidas mandan y no cabe duda de las bondades y beneficios de definir objetivos en todos los niveles de la organización, pero, eso sí, deben ser motivadores y estar bien definidos para que puedan gestionar correctamente.

El ámbito de aplicación, por tanto, es tanto la empresa y la organización como en la gestión de proyectos o Project management. Donde conforme se va produciendo la delegación entre los diferentes niveles de gestión, los objetivos son una herramienta clave.

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2018-08-30T12:48:28+00:00

Sobre el autor:

Ángel Nájera Pérez
PhD en Gestión de Proyectos
PMP® PRINCE2® Practitioner RMP® P3O® PMO-CP® SDC/SMC/SPOC®, Auditor ISO 21.500,
CEO Wolf Project
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