Cada vez es más importante y extendida la aplicación de la gestión de riesgos en los proyectos, y por consiguiente, está aumentado su integración en los procesos de las organizaciones y empresas que desarrollan proyectos. De hecho, si se desea asegurar el éxito a la hora de alcanzar los objetivos, es imprescindible aplicar de manera diaria y sistemática la gestión de riesgos, tanto en los proyectos/programas como en las propias empresas.
Riesgos vs planificación del proyecto
Hay muchas relaciones entre la planificación y la gestión de riesgos; una de ellas es la posibilidad de identificación de los riesgos temporales que se identifican estudiando directamente la planificación temporal y el camino crítico. Además de tener que incorporar en la propia planificación -cronograma- del proyecto, las actividades de gestión de riesgos, tales como reuniones con el cliente, sesiones de identificación de riesgos, etc.
En gestión de riesgos, es muy útil la realización de simulaciones de Monte Carlo, herramienta que permite crear múltiples simulaciones y escenarios sobre cómo se podría comportar un proyecto, importando o creando un cronograma. Pero para que los resultados sean coherentes y nos den información, tiene que ser creada a partir de un cronograma, tal y como se dice: “lo más aproximado a la realidad posible”. Evidentemente esta afirmación es cierta, pero la aproximación debe de ser establecida desde el principio del proyecto y siempre se debe intentar realizar un cronograma lo más correcto posible y no porque se vaya a hacer una simulación de Monte Carlo debe de estar más aproximado que si no lo hubiera. De hecho, una planificación deficiente, generará resultados imprecisos y poco fiables. De ahí, que para poder gestionar riesgos, un pre-requisito es que se haya realizado una buena gestión de proyectos en general, y un buen cronograma en particular.
Herramientas para gestionar los riesgos: ¿qué aporta Primavera P6?
Existen diversos software en el mercado, para gestionar los riesgos del proyecto de manera exhaustiva (insertar distribuciones e incertidumbres a las actividades, probabilidades y árboles de decisión, Monte Carlo…), tal y como Primavera Risk Analysis, @Risk, etc… En cualquier caso, Primavera P6 no es un software de gestión de riesgos, aunque dentro del mismo hay un apartado el cual te permite gestionarlos.
Como queda expresado en el PMBOK, la gestión de riesgos es un proceso iterativo en el que se identifica, se analiza, se genera un plan de respuesta, y se monitorea y controla.
Primavera P6 permite registrar todos los datos e información que se va generando en dichos procesos; vamos a profundizar en cada uno de los procesos mencionados.
Una vez identificado el riesgo, Primavera da la opción de registrar el mismo, sirviendo como un registro de riesgos, y pudiendo insertar:
– ID, Nombre y Categoría y Tipo de Riesgo (amenaza u oportunidad)
– Fecha probable de ocurrencia
– Estado (funciona si se está trabajando en una base de datos con diferentes personas en el mismo proyecto)
– Fecha de identificación y persona la cual lo identificó
– Propietario del riesgo (Risk Owner).
El único análisis que realiza Primavera P6 es el análisis cualitativo. El análisis cualitativo se basa en rangos de estimaciones de Probabilidad por Impacto, y sus resultados son escalados a una matriz que se denomina Matriz de Probabilidad e Impacto. Generalmente, los valores y rangos de esta matriz se establecen cuando se empieza a desarrollar el Plan de Gestión de Riesgos.
Una de los puntos flojos de uso de Primavera P6 en la gestión de riesgos es que no te permite establecer esos rangos en función del proyecto, por lo que vienen ya pre-definidos. La probabilidad se establece en 5 valores, que son Muy Alto, Alto, Medio, Bajo y Muy Bajo. El impacto se basa en porcentajes, también en los 5 valores descritos anteriormente. Se subdividen en impacto en Coste e impacto en Tiempo, y los porcentajes son aplicados sobre el total (de coste y tiempo) de las actividades asociadas al riesgo.
Por otra parte, y referido al análisis de los riesgos, existen dos tipos: cualitativo y cuantitativo. El análisis cuantitativo depende del anterior, y es opcional para algunos proyectos, mientras que en otros no se aplica.
Primavera P6 no realiza un análisis cuantitativo, el cual es un análisis más profundo que entra dentro de distribuciones de probabilidades, valor monetario esperado, método de Monte Carlo, etc…por lo que ya se necesitan de software más especializado para realizarlo.
En función del tipo de riesgo identificado (amenaza u oportunidad) habrá diferentes respuestas. Éstas pueden ser insertadas en Primavera, introduciendo una descripción detallada de las acciones a llevar a cabo. Así, al aplicar una respuesta, se necesita re-estudiar su valoración para ver cómo de eficaz son las acciones establecidas. Esto también es permitido en Primavera, y es un dato obligatorio a insertar para todos los riesgos identificados.
Una vez un riesgo ha sido identificado y registrado en Primavera, se procederá a su monitoreo y control. Para ello puede haber una persona designada para realizar la gestión de todos ellos (Risk Manager), o puede ser la misma persona que lleve la planificación la que realice esta tarea, siempre con ayuda de los Risk Owners.
Este monitoreo y control es referido a una revalorización del riesgo, la actualización de fechas más probables de ocurrencia y actualización del estado del riesgo.
Conclusión
Aún no siendo una herramienta específica en la gestión de riesgos, Primavera P6 permite la implantación a un buen nivel de la gestión de riesgos en los proyectos, creando un registro dentro de la misma herramienta y analizando y gestionando posteriormente los mismos. Por lo que añada a su conocida y reconocida potencia en la planificación y control de las actividades y recursos, una gestión de riesgos que acerca dichas planificaciones a la realidad.
