He tenido la oportunidad (y la suerte) de impartir una charla en la sede del IMEP (Instituto Mediterráneo de Estudio de Protocolo) en Elche. Es importante resaltar que esta actividad tiene su origen en la visión de María José Cerdá, profesora de la asignatura de nueva creación de gestión de proyectos y de la Directora del Centro Concha Alhama.
Es muy interesante este hecho, ya que se está produciendo un fenómeno en muchas disciplinas, que hasta el momento en nuestro país no tenían demasiada tradición en la aplicación de técnicas de gestión de proyectos, pero que están investigando y percibiendo el valor añadido que pueden generar en sus profesiones. Así, estamos colaborando con diferentes sectores, tales como el legal, marketing, etc. Y en concreto el IMEP, están observando este hecho y además -lo que es más reseñable- están intentado hacerlo llegar a sus alumnos de forma que estén mejor preparados para el mundo laboral.
¡Todos son proyectos!
La conclusión a la que podemos llegar es que en prácticamente todos los sectores de la actividad y en todas las empresas y organizaciones, sea cual sea, se desarrollan proyectos. Y el éxito y su permanencia en el mercado dependen en gran medida, en cómo sean capaces éstas de hacerlo de forma eficiente y en el tiempo adecuado, cumpliendo sus objetivos y compromisos.
Así, como dice PMI (Project Management Institute), un proyecto es un esfuerzo temporal para conseguir un resultado o servicio único. Por lo que efectivamente, la realización de un evento es claramente, un proyecto.
De ahí, que sea de extremado interés para el encargado de llevarlo a cabo, de conocer cuáles son las buenas prácticas reconocidas a nivel internacional, para la gestión eficiente de proyectos.
El conocimiento en gestión de proyectos
Existen numerosas asociaciones y organismos a nivel mundial, que realizan una gran labor de recopilación y de divulgación del conocimiento existente sobre cómo gestionar proyectos. Nos gustaría resaltar la ya citada PMI, que desde USA, se ha convertido en el referente mundial en esta disciplina. De hecho, una de sus misiones es la de filtrar y determinar qué “cosas” funcionan bien a la hora de gestionar un proyecto.
Y de escribirlas en un manual; el PMBoK (Project Management Book of Knowledge), en el cual se detallan los procesos y herramientas más adecuados y que permiten conocer las buenas prácticas en gestión de proyectos.
El Event Manager: el líder del equipo!
Todo proyecto debe tener un líder, alguien, que coordinará e integrará a resto de participantes en el proyecto y que deberá tener en cuenta todos los aspectos que le pueden afectar. De forma debe diseñar un plan a seguir y ejecutarlo. Ejerciendo un control sobre lo que está sucediendo, siendo capaz de proponer medidas correctoras adecuadas, en caso de que se detecten (a tiempo!) desviaciones sobre los objetivos previstos.
Esta figura es el Director de Proyectos o Project Manager. En concreto en el sector de los eventos, el especialista en su gestión es el Event Manager, y como acabamos de indicar, es un director de proyectos en toda su extensión; y en resumidas cuentas, debe conseguir que el cliente cumpla sus objetivos; es lo que nos gusta llamar “el compromiso del Director de Proyectos”.
Este sector, sufre como pocos el fenómeno del intrusismo profesional, ya que parece que todo el mundo es capaz de organizar un evento. Esto no es así!. Si no importaran aspectos como el presupuesto, los plazos y el uso eficiente de recursos, probablemente no haría falta un especialista, pero la dura realidad, nos dice que los recursos son escasos y las restricciones muy importantes, por lo que los profesionales sobre los que un cliente delegará la celebración de un evento, deben ser profesionales y disponer de las habilidades necesarias.
Un evento = imagen del cliente
Cuando una organización decide invertir tiempo y recursos en la realización de un evento, no lo hace por capricho, sino porque considera que va a ser beneficioso y por tanto espera tener un retorno futuro sobre ella. A veces no es fácil poder calcularlo, pero si el evento fracasa, y se da una imagen negativa del cliente, el resultado será doblemente negativo: pérdida de confianza del cliente y sensación de haber “tirado el dinero” por parte del cliente.
No podemos permitirnos el lujo de fracasar!.
Profesionalización y valor añadido
De lo expuesto en los anteriores párrafos, podemos concluir que el Event Manager, debe ser un profesional formado y especializado en todos los aspectos que encierra la gestión de un evento, y sobre todo debe conocer perfectamente cómo gestionarlo.
Por lo que además de su formación específica, es muy conveniente que conozca y domine las técnicas, herramientas y modelos de gestión de proyectos que se han probado como eficaces, de forma que sirva como complemento a su perfil profesional y pueda añadir valor a su cliente.
Además, el dominar el vocabulario común, le permitirá relacionarse mucho mejor con los agentes participantes en el evento, ya que la tendencia es que los proyectos sean cada vez más complejos y que participen en ellos profesionales de diferentes áreas e incluso de diferentes países.
Asociaciones como PMI, permiten a los profesionales obtener certificaciones reconocidas a nivel mundial y que sirven como una gran tarjeta de presentación profesional; así básicamente proponen dos muy interesantes; CAPM (Certified Associate in Project Management) para recién titulados y profesionales que quieran empezar en esta área y PMP (Project Management Professional) que es la certificación senior más demandada a nivel mundial.
