En muchas ocasiones nuestros clientes y alumnos nos preguntan sobre qué es mejor: preparar la certificación PMP (Project Management Professional) o las de PRINCE2. Para responder a esta pregunta hay que conocer que la certificación PMP está basada en el PMBOK (Project Management Book of Knowledge) que es una guía de buenas prácticas y que define un marco donde desarrollar todo tipo de proyectos.
En cambio PRINCE2 es un método concreto que desarrolló la OGC (Office of Government Office) del Reino Unido, para establecer cómo se deben gestionar los proyectos estableciendo y concretando las buenas prácticas en procesos y temas específicos.
De forma que si una organización quiere implementar una estructura de gestión por proyectos, tendría dos opciones: desarrollar un modelo diseñado ad hoc para la propia organización y basado en las buenas prácticas, o también puede adoptar la metodología PRINCE2 y adaptarla a sus necesidades.
Gestión heroica vs robótica
Las dos opciones son válidas si se desarrollan de forma adecuada y con sentido común. De hecho la clave es balancear las necesidades de control con el esfuerzo necesario para conseguirlo, lo que quiere decir que no en todos los proyectos se puede utilizar las mismas herramientas, ni los mismos procesos ni en la misma intensidad. Por tanto el determinar esta approach o el enfoque adecuado es fundamental.
De hecho PRINCE2, es un acrónimo de Projects in Controlled Environments, es decir desarrollar proyectos en un entorno controlado, pero para cada caso la necesidad de control será diferente ya que además de lo expuesto anteriormente también hay que conocer y tener en cuenta los recursos y el equipo de gestión de proyectos del que se dispone. Ya que un sobre esfuerzo en controlar podría generar perjuicios muy graves tales como desmotivación del equipo al no tener “nada actualizado” y al tener que dedicar demasiado de su tiempo en “hacer papeles” y no en resolver el core de su trabajo y en generar valor al proyecto. Es como enfrentar un tipo de gestión robótica vs heroica, si no tenemos suficiente control.
Ventajas de utilización de PRINCE2
Muchas son las ventajas de que se utilice y aplique PRINCE2, pero nos gustaría indicar los resultados que se obtuvieron de una encuesta que realizó la Queensland University of Technology (QUI) sobre diferentes profesionales de gestión de proyectos en diferentes sectores y países. Me gustaría resaltar lo siguiente:
Se define el Plan de Revisión de Beneficios, en el que se indica cuáles serán los beneficios que se obtendrán en el proyecto incluso una vez finalizado éste. Así, si pensamos en un un hotel, el proyecto podría consistir en el diseño, la construcción y el amueblamiento del mismo, pero los beneficios del proyectos se obtendrán en la fase de operaciones. Pero para que podamos asegurar la viabilidad del mismo, el director del proyecto debe comprender las implicaciones que sobre el estudio de viabilidad podría suponer un retraso o un determinado sobrecoste. Como podemos ver en el siguiente esquema, donde las fechas rojas representan los gastos y las azules los ingresos o beneficios que genera el proyecto.
Por lo que desde nuestro pinto de vista, adoptar directamente el método PRINCE2 puede ser realmente interesante. Sobre todo desde el punto de vista del director de proyecto que dispone de una base concreta y específica sobre la que crear su propio modelo de gestión de proyectos adaptado a sus necesidades y a las de su proyecto.
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