Manifiesto por el buen uso de los fondos europeos: lo que el Project Management puede hacer

Sin duda la pandemia ha generado un sinfín de problemas y retos que están afectando profundamente tanto a la economía como a la sociedad de todos los países del mundo. En concreto en Europa el impacto ha sido especialmente duro en Italia y España. Afortunadamente estamos siendo testigos de un ejercicio de solidaridad conjunta en la Unión Europea, materializada en una importante aportación de fondos a estos países para ayudar a superar esta situación.

Desde el punto de vista de la gestión, surgen muchas opiniones críticas sobre la forma en cómo estos fondos deben gestionarse para que su impacto sea el mayor posible. No hay que olvidar que según el Tribunal de Cuentas Europeo entre 2014 y 2020 España solo ha gastado el 39% de las ayudas que recibe. El 61% restante se pierde por falta de eficiencia en la tramitación, burocracias, falta de proyectos o falta de control efectivo del gasto.

Un riesgo que no nos podemos permitir

Si se sigue con esta tendencia más 54.000 millones de euros estarían en riesgo de perderse. De hecho, y gracias a un mecanismo de recompensa que vincula el gasto a los proyectos realizados y a su vinculación a los resultados obtenidos es fundamental que se establezcan los mecanismos adecuados y de que se disponga de las habilidades de gestión adecuadas para conseguirlo.

Prohibido improvisar

Esta preocupación también la podemos ver en Italia y la Associazione Europrogrettisti Italiani y el Instituto Italiano di Project Management, han desarrollado un manifiesto en el que indican unas propuestas a seguir así de forma que la buena gestión, la gobernanza y las buenas prácticas en gestión de proyectos, programas y portfolios sean aplicadas de forma intensa y que los proyectos se aprovechen de la experiencia existente.

Lo que la gestión de proyectos, programas y portfolios pueden aportar

Desde mi experiencia profesional debe decir que la gestión de un proyecto sin que haya sido correctamente analizado, autorizado y planificado y sin que se haya realizado un análisis de riesgos, es realmente difícil y garantiza problemas por no decir que anticipa un escenario negativo y de fracaso más que posible. Por lo que disponer de profesionales formados en gestión de proyectos/programas/portfolios y que dispongan de las habilidades necesarias es, no solo beneficioso, sino imprescindible en la situación actual.

De hecho, la aplicación de conocimiento, técnicas y buenas prácticas no es algo nuevo, más bien es muy utilizado y reconocidos sus buenos resultados. Asociaciones internacionales como PMI® (Project Management Institute – USA), AXELOS® y APM® (UK), IPMA®, y otras, disponen de estándares y metodologías muy maduras que han demostrado su utilidad en incontables situaciones.

Hay que resaltar que en 2008 la Comisión Europea desarrolló su propio método para gestionar proyectos, basado en las buenas prácticas y el conocimiento existente, así como en su experiencia propia, se denomina Open PM2. Un aspecto muy relevante y que, por tanto, nos gustaría destacar, es que la propia Comisión Europea reconoce y resalta la importancia que tiene a la hora de conseguir el éxito en los proyectos, disponer de un marco adecuado de gestión que permita planificar, controlar y monitorear y disponer de la información suficiente en cada momento para la toma de decisiones.

Las propuestas

Nos gustaría reproducir a continuación un resumen de las propuestas que han desarrollado los organismos anteriormente citados por su interés: Puedes ver el texto completo en el siguiente enlace (en italiano)

1 Es imperativo que las partes involucradas en diversas capacidades en la gestión de los fondos europeos:

1. Sean seleccionados adecuadamente por las administraciones públicas o por los organismos de los clientes, sobre la base de habilidades específicas y experiencias profesionales
2. Que posean los conocimientos y habilidades necesarios en el campo de de la gestión de proyectos, programas y portfolios en el ámbito europeo y según lo definido por los estándares y los mejores prácticas existentes, con la visión de actualización y formación continua y especializada.
3. Actuar de acuerdo con los principios de ética profesional y transparencia

2 Es fundamental que las administraciones públicas implicadas en la gestión de programas y en el financiamiento e implementación de proyectos, están listos para abordar este desafío; en particular, es necesario:

1. Adoptar modelos organizativos orientados a proyectos para facilitar su gobernanza, incluso mediante el establecimiento de oficinas de gestión (PMO), la identificación de gestores de cartera y programas, y la adopción de metodologías de gestión de proyectos definidas por reglamentos técnicos nacionales e internacionales, superando así los modelos organizativos ‘funcionales’ o en ‘silo’ actuales, utilizados y que está previsto para administrar el gasto de fondos.
2. utilizar un enfoque inclusivo y transversal de los fondos europeos y nacionales, destacando la complementariedad entre fondos y la conexión de objetivos estratégicos comunes, que se lograrán mediante una serie de acciones relacionadas según el enfoque Portafolio-Programa-Proyecto Gestión (PPPM), que facilita esta asociación; de este modo, mediante la gestión integrada y complementaria de los proyectos financiados, será posible verificar el logro real de los objetivos estratégicos y evaluar el impacto y valor público producido por administraciones
3. Prever una mayor coordinación entre los distintos responsables de Programas, en particular en lo que respecta a las medidas de apoyo dirigido a empresas, para evitar la hiperproliferación de licitaciones y superposiciones.
4. Reconocer el papel de las autoridades locales y territoriales, de absoluta importancia en la implementación de intervenciones financiadas con fondos europeos en su territorio, atribuyendo así a estos órganos las herramientas, competencias y la función de gobernanza necesaria para la gestión de proyectos financiados.
5. Adoptar procedimientos simplificados y homogéneos para facilitar acceso a la financiación y aumentar la tasa de éxito de propuestas de calidad, en particular:

• Introducir el método del «programa de trabajo -Work Plan-«, normalmente aplicado a nivel europeo, lo que permite programar los plazos, el techo disponible.
• Adoptar criterios de asignación de recursos que premien la calidad de las propuestas de proyectos.
• Que los tiempos de evaluación de las propuestas están preestablecidos y garantizados.
• Que sean promovidos por las distintas Autoridades Administrativas procedimientos homogéneos tanto en formulación como en las reglas de implementación, que deben ser claras para evitar incertidumbres interpretativas.

Te invitamos a ver este vídeo si te interesa conocer más sobre la metodología PM2 de la Comisión Europea