En el mundo de la gestión de proyectos, es conocer las lecciones aprendidas de proyectos ya realizados es fundamental; el principio del empiricismo aplica sin duda: solo sabemos lo que funciona, cuando lo hacemos.
Así, la Comisión Europea, a partir de las experiencias propias, de terceros y del conocimiento existente desarrollado en diferentes marcos de gestión de proyectos, decidió crear una metodología que le permitiera, a través del aprovechamiento del conocimiento previo, mejorar la eficiencia de los proyectos, su gobernanza y, en resumidas cuentas, aumentar las posibilidades de éxito de los proyectos.
La buena noticia fue que en 2018, tras unos años de prueba y constatación de sus bondades, PM2 se abrió a todos los profesionales y empresas (relacionadas o no con la Comisión Europea) siendo actualmente una metodología abierta y que se puede aplicar sin tener que pagar licencia alguna por uso.
Lo primero que tenemos que saber si queremos usar PM2 es, que, efectivamente, es una metodología. Esto quiere decir que tenemos todo definido desde el primer momento: pasos a seguir, formularios a utilizar, roles a implementar y, en general, disponemos desde un primer momento de las herramientas para gestionar un proyecto de forma profesional.
Otra de las características de una metodología es que es prescriptiva, por lo que tenemos que hacer “todo” lo que se indica ya que, de lo contrario, no le podríamos sacar todo el jugo. Sin olvidar, que dentro del propio método lo que nos pide es que seamos capaces de ajustar y customizar el modelo general a las características del proyecto, la cultura de la organización, el cliente y las necesidades de control (tailoring o traje a medida).
Además de lo expuesto anteriormente, PM2 es una metodología más que interesante y de gran interés y de hecho una de sus características más reseñables es que está preparada para su aplicación inmediata. Tanto es así, que un equipo de proyecto podría implementar PM2 en muy poco tiempo, ya sus autores han dedicado un gran esfuerzo en diseñar los artefactos a usar durante el ciclo de vida del proyecto y presentarlos listos para usar (ready for use), con explicaciones detalladas sobre como cumplimentarlos.
PM2 es un sistema de gestión de proyectos “ligero” pero muy consistente y sólido y que permite mantener el control sobre el proyecto, según sea necesario en cada momento. Se estructura en lo que se denomina: La casa de PM2, como se puede apreciar en la siguiente imagen:
Donde, a partir de los principios y las buenas prácticas y de la Guía de Gestión de proyectos con PM2, se disponen los 4 pilares fundamentales: Ciclo de vida, gobernanza, procesos y artefactos.
Ya hemos comentado la importancia que tienen los artefactos en PM2 (se pueden descargar en PM2 Alliance) y junto con la definición del ciclo de vida o fases por las que debe discurrir el proyecto, se define completamente cómo proceder.
La gobernanza también es fundamental, y PM2 nos propone toda una serie de roles (y sus responsabilidades) para poder asegurar que no quedan gaps entre los participantes del equipo y que tanto la perspectiva del negocio y del cliente y la de los especialistas que crearán los entregables, están representadas adecuadamente.
Desde el punto de vista profesional, también es posible certificarse con algunas de las disponibles en PM2 Alliance, tanto básicas como más avanzadas como se puede ver en el siguiente esquema. Además, es posible realizar cursos específicos que ayudan a entender con detalle la metodología y a preparar los exámenes adecuadamente.
Finalmente, me gustaría resaltar y recordar la importancia de adaptar correctamente PM2 a las características del proyecto, si bien, cuánto más nos alejamos del modelo inicial menos nos aprovecharemos del conocimiento que se encierra en PM2. Una de las claves, de hecho, es ser capaz de identificar la cantidad mínima de tiempo y esfuerzo de gestión necesario para alcanzar el control deseado y, ahí es donde la experiencia y el conocimiento específico del profesional que ocupe el rol de Project manager es fundamental.
