Un proyecto es un esfuerzo temporal para obtener un producto o un servicio. Desde el punto de vista de una organización o empresa los proyectos se usan para, a través de los resultados del mismo, materializar sus beneficios. Podemos pensar en beneficios económicos, pero también hay otros como aumento de la eficiencia, reducción de tiempos, mejora de la compañía, etc.
De hecho, hay proyectos que en su ADN más que tener objetivos económicos, están orientados a mejorar la sociedad en algún aspecto concreto.
Son los que podríamos denominar proyectos sociales. Me gustaría comentaros un caso concreto: hace unos años estuve en la ciudad de Mendoza (Argentina) y tuve la oportunidad de comprobar cómo se desarrollaba un proyecto social realmente interesante y que consistía en la autoconstrucción de viviendas de interés social.
En ese momento, la región estaba teniendo una gran afluencia de inmigrantes de países vecinos que llegaban con muy pocos recursos y que se instalaban –como podían- en chabolas, careciendo de las más mínimas condiciones de salubridad. Esto generaba gran cantidad de problemas y en concreto, las autoridades de la municipalidad de la ciudad, se dieron cuenta que era muy difícil que una familia que entraba en una zona de este tipo pudiera prosperar, evolucionar y salir adelante decentemente. Uno de los problemas era la falta de autoestima y su incapacidad para superar las dificultades.
A partir de varios programas piloto, apreciaron que, cuando a una familia que vivía en una chabola se le re-instalaba en una vivienda digna, se producía un cambio radical en el incremento de su autoestima y su manera de afrontar sus problemas. Lo que generaba una mejora en su situación y facilitaba que dicho grupo familiar pudiese abandonar el estado de miseria.
Por tanto, parece que la solución es clara: construir viviendas dignas en zonas ordenadas urbanísticamente hablando y comunicadas adecuadamente con transporte público –para facilitar el traslado a los puestos de trabajo-. Pero hay un gran problema; la Municipalidad local no dispone de suficientes recursos para hacerlo.
Entonces se planteó el fomento de proyectos de viviendas que fuesen construidas por sus propios usuarios –autoconstrucción-. El reto era importante ya que, en la mayoría de los casos, no disponían de conocimientos de construcción. Por lo que el proyecto debería incluir algunos aspectos clave como:
El proyecto, por tanto, se basó en el diseño de viviendas básicas muy sencillas construibles con muy pocos conocimientos de construcción, utilizando materiales de la zona que en su gran parte eran facilitados gratuitamente por la Municipalidad de Mendoza o que pudiesen ser manofacturados por los propios auto-constructores.
Si tenéis experiencia en gestión de proyectos, os será fácil encajar los expuesto anteriormente con las actividades de un proyecto típico que se puede gestionar siguiendo las bases y buenas prácticas descritas, por ejemplo, en el PMBOK® (Project Management Body of Knowledge de PMI® –Project Management Institute USA-). Pudiéndose, además, definir un ciclo de vida bastante directo y tipo cascada o waterfall.
En dicha guía se describen los procesos que hay que tener en cuenta para gestionar un proyecto y aumentar las posibilidades de éxito, clasificándolos en 10 áreas de conocimiento: Integración, alcance, tiempo, coste, calidad, recursos, comunicación, riesgos, adquisiciones e interesados. Dependiendo del tipo de proyecto, el director del mismo o Project manager, deberá seleccionar los procesos y herramientas más adecuados para el nivel de control deseado, lo que se conoce como tayloring.
(Más info en el documento Dinámica de Procesos del PMBOK6)
En proyectos del tipo que hemos expuesto en este artículo, la gestión de agentes es fundamental y sin una correcta atención a ellos, el fracaso está prácticamente asegurado.
La clave para que los interesados sean el motor del proyecto, es conseguir que se involucren en él y perciban los beneficios que el proyecto va a generar tanto a su entorno, como a ellos mismos. El no hacerlo, pone al proyecto en riesgo. En el caso de proyectos sociales, es muy importante comunicar cómo los resultados del proyecto van a generar beneficios en la sociedad.
Además, los proyectos sociales, pueden generar beneficios económicos a las empresas: –La rentabilidad de la innovación social– ya que –recordando el proyecto anterior-, podrían invertir en entregar materiales gratuitamente a los auto-constructores, pero al publicitarlo, mejorarían su imagen como empresa comprometida (RSC Responsabilidad Social Corporativa) y dispondrían de un valor diferenciador sobre su competencia. Por lo que sus ventas podrían aumentar y también sus beneficios económicos.
Me gustaría exponeros los cuatro procesos que se describen en el PMBOK® a la hora de gestionar a los agentes e incrementar su compromiso en el proyecto, además de resaltaros los aspectos más relevantes. Los procesos son:
Las relaciones entre ellos, así como las entradas y salidas más importantes se pueden ver en el siguiente esquema.
El primer paso es identificar a las personas, organizaciones, departamentos, administraciones, etc que pueden influir, afectar o serán afectados por el proyecto, antes, durante o una vez finalizado éste. De forma que el equipo de proyecto pueda valorar sus intereses, preocupaciones y, en general, qué pueden esperar del proyecto o qué necesitan de él. Se debe utilizar esta información para incluir, en el alcance del proyecto, los aspectos clave. En este punto se debe crear el Registro de Interesados, con toda la información relevante. También se debe valorar la posición del agente en el momento del análisis (a favor, en contra, neutro) y cuál queremos que sea en el futuro.
Seguidamente, ya en planificación se definirán las estrategias a aplicar para conseguir la implicación de los agentes y conseguir los objetivos marcados en el punto anterior. Es muy importante que estas estrategias estén incluidas en el Plan del proyecto y por tanto aprobadas por el Patrocinador o la Junta de Proyecto, en su caso.
En ejecución, se pondrán en marcha las estrategias -cuyas actividades relacionadas se irán controlando y monitorizando), a la vez que el director del proyecto y su equipo afrontan cualquier problema o crisis que eventualmente pueda surgir a los interesados en cualquier momento.
Como veis, la gestión de los interesados es más que obligatoria en el proyecto y el sistematizar su gestión facilita el trabajo. Si quieres conocer más a fondo cómo conseguirlo, en Wolf Project impartimos formación especializada en gestión de proyectos y en concreto basada en buenas prácticas como las necesarias para conseguir la certificación PMP®.
