Lo que no se debe hacer para gestionar nuestro tiempo; Not-to-do list

Cada día nos enfrentamos a un nuevo reto: realizar las tareas que pensamos debemos hacer. Pero es realmente difícil conseguirlo; imprevistos, visitas inesperadas, mala planificación, incluso la procanistinación –demorar las cosas-, hacen que al final del día posiblemente, tengamos un cierto sentimiento de fustración al no haber podido lograr los objetivos previstos.

Diferentes enfoques

Para conseguir mejorar la situación, se han desarrollado sin duda, muchos diferentes enfoques. Casi todos coinciden en que la base es la priorización de las actividades y el disponer de una visión múltiple del tiempo: corto, medio y largo plazo. Muy interesante –y recomendable- es leer alguna de las obras de Stephen Covey como Primero lo primero o los 7 hábitos de las personas altamente efectivas. También hay que resaltar el modelo de David Allen Get things done.

Pero no es la única forma de atacar el problema: también se puede luchar contra los pozos del tiempo, identificando de forma sistemática las cosas que impiden ser efectivo y gestionar, no tanto “lo que debo hacer” como lo contrario “lo que no debo hacer”.

NTD Lista de “Not-to-do”: lo que no debo hacer.

Como ejemplo de lo que comento, el emprendedor canadiense Andrew Wilkinson, ha publicado en un artículo que denomina “the power of anti-goals”, en el que identifica cómo es uno de sus peores días en su trabajo:

Lleno de largas reuniones, con la agenda “super” apretada, debiendo relacionarse con personas en las que no confía o no le gustan. A demás, a lo largo del día se da cuenta de que debe realizar tareas que no le gustan por deber cosas a la gente, no tener control u obligaciones adquiridas. Se da cuenta de que tener que estar en la oficina mucho tiempo o el viajar constantemente no le es satisfactorio. Y finalmente, como consecuencia de todo esto, al final, está cansado.

Así, recapacita sobre qué cosas debería hacer, mejor dicho, dejar de hacer, para que éste mejorarse, serían sus anti-objetivos:

1. Nunca hacer una reunión física con una persona cuando se puede resolver el asunto a través de email o por teléfono.
2. No tener más de 2 horas programadas de trabajo al día.
3. No tener negocios, relaciones u obligaciones con personas que no nos gustan. Aunque genere mal ambiente y sea difícil decir que no.
4. Nunca pierda el control del negocio, no favorezca a las personas que podrían necesitar algo de nosotros (asegúrese de que la regla de reciprocidad no comience).
5. Trabaje desde un café frente a un hermoso parque donde podemos ir y venir como queramos, sin que nadie nos moleste.
6. Organizar videoconferencias o que la gente venga a visitarnos.
7. Nunca programe reuniones por la mañana, duerma cuando sea necesario.

El enfoque es realmente atractivo, de hecho, otro ejemplo lo podemos ver en Tim Ferris, quien identifica 9 hábitos que hay que evitar a toda costa:

1. No responder a llamadas de teléfonos no identificados.
2. No responder a emails ni a primera hora de la mañana, ni a última de la noche.
3. No ir a reuniones que no dispongan de una agenda de temas a tratar clara y con una duración predeterminada.
4. No dejar que la gente divague: focalizar.
5. No ver el correo –ni las redes sociales- constantemente.
6. No hacer sobre esfuerzo sin priorizar.
7. No dedicar excesivo tiempo a las comunicaciones con clientes de poco interés o impacto en el negocio.
8. No llevar siempre encima el teléfono.
9. No llenar el posible tiempo libre con trabajo.

Los pozos del tiempo

En los dos ejemplos encontramos todo un decálogo de cómo poder minimizar, de una manera sencilla, los pozos del tiempo en lo que perdemos nuestra productividad. De hecho, el sistema funciona, ya que el determinar e interiorizar “lo que no debemos hacer”, define “lo que debemos hacer”, por exclusión y nos identifica las pautas a seguir.

Esta forma de enfocar la gestión de las tareas está siendo adaptada por numerosos profesionales. Personalmente estoy muy de acuerdo con esta filosofía, ya que establece unos principios fundamentales, sobre los que se puede diseñar cualquier sistema de control y gestión de tareas. El objetivo, sin duda es mejorar la dinámica del trabajo y, por ende, aumentar la satisfacción y el gusto en el trabajo. En resumidas cuentas: ¡disfrutar más!.

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