Como es sabido, el PMBOK© (Project Management Body of Knowledge) es la guía de las buenas prácticas en gestión de proyectos que ha desarrollado PMI© (Project Management Institute de USA). En él, a diferencia de cualquier método en gestión de proyectos que podría haber desarrollado una empresa u organización, no se indica explícitamente y en detalle, cómo se debe gestionar un proyecto, sino que se describe el conocimiento de las herramientas y formas de dirigir proyectos, que funcionan bien.
De hecho, es un compendio de las experiencias vividas por muchos project managers en todo el mundo y en diferentes sectores a la hora de gestionar proyectos. Así, el dominio del PMBOK©, tiene un valor adicional, que consiste en recibir las lecciones aprendidas de otros proyectos.
El enfoque de PMBOK
Este manual es denso y si no se orienta bien su análisis y lectura, puede llegar a ser un poco pesado para los se acercan a él por primera vez. Esto nos puede dar la falsa impresión de que esta complejidad, hace que sólo sea apropiado para aplicar a proyectos u organizaciones de gran tamaño, complejidad o con altos presupuestos.
Nada más lejos de la realidad, evidentemente los grandes proyectos se deben gestionar lo más profesionalmente posible y siguiendo una metodología que aproveche las experiencias anteriores, pero sin duda, también se puede aplicar a cualquier otro sencillo. Eso sí, dimensionando y seleccionando los procesos adecuados.
… Y el Project Manager (de cara al examen PMP©)
Pero a la hora de entender mejor el manual y por consiguiente poder afrontar con garantías el examen para obtener la certificación PMP© (Project Management Professional) que emite PMI©, hay que entender perfectamente cuál es la posición tipo y la organización tipo que se describe en el manual y en la que se sitúa el director de proyecto.
Así, en las preguntas que pueden salir en el examen, hay que pensar que nos encontramos gestionando un gran proyecto internacional, inmersos en un equipo multidisciplinar y multicultural, donde la comunicación es compleja.
Por lo que la preparación del examen, también tiene un valor añadido, y es el de –si no se ha trabajo en proyectos de este tipo-, obligar a dar un salto hacia arriba, subir un escalón y situarnos en cómo gestionar proyectos complejos. Lo que sin duda, posteriormente nos servirá para hacer lo propio en otros más sencillos y por tanto aprovecharnos de las buenas prácticas de otros.
La estructura empresarial que PMI espera.
Las técnicas de gestión de proyectos, se pueden utilizar en cualquier tipo de estructuras empresariales, si bien la estructura denominada matricial, en la que aparece la figura del director de proyecto, incrustada en una estructura funcional típica, como vemos en el esquema siguiente:
Este tipo de estructura tiene grandes ventajas, ya que orienta a la organización hacia la dirección de proyectos, permitiendo mantener las estructuras tradicionales de la empresa. Si bien, hay que tener mucho cuidado en establecer y definir las responsabilidades y comunicación entre el director del proyecto y los directores de departamentos, ya que a estas dos figuras, los trabajadores de la empresa asignados al proyecto, deberán reportar, lo que puede generar disfunciones y malos entendidos.
La figuras del patrocinador vs cliente: ¿Quién es el máximo responsable del proyecto?
El Director del Proyecto es el encargado de desarrollar un plan para poder obtener los objetivos del cliente o de la empresa. Es el que se pone a la disposición de ellos para asegurar resultados, desde el inicio del mismo (Acta de constitución –Project Charter-), una vez desarrollado el Plan y conforme se ejecuta.
Además, en todo proyecto, aparecerá una figura que será la que determine los requerimientos o requisitos del proyecto, aportará o localizará la financiación y en resumidas cuentas, será el responsable último del proyecto. A esta agente, le denominamos Patrocinador, y suele ser un profesional de alta posición en la organización y en quién ésta otorga su confianza y encarga el desarrollo del proyecto.
Así, el Patrocinador es el máximo responsable, pero no el que va a desarrollar el trabajo de gestión de proyecto más detallado ni el día a día del mismo. Para esto, se debe designar a un Project Manager. Este stakeholder puede estar incluido en una Junta de Proyecto, si bien él sería la cabeza visible.
De lo expuesto, podemos concluir que la empresa autoriza al Patrocinador a desarrollar un proyecto con unos objetivos y/o restricciones definidos.
Pero no hay que perder de vista, que los proyectos se generan a partir de una necesidad, bien a partir de un contrato de un cliente o a por iniciativas internas de una compañía. Así, podemos encontrarnos:
Resumiendo
El conocimiento de gestión de proyectos es tan aplicable y beneficioso tanto para pequeños como grandes proyectos, pero a la hora de leer el PMBOK© y de preparar (si es tu caso) el examen para conseguir la certificación PMP©, debes tener en cuenta que nos están situando en un gran proyecto, complejo y con muchos agentes involucrados.
De hecho, es muy importante determinar la posición del Director del Proyecto en la estructura organizativa. Así, el estándar podríamos determinarlo dentro de una estructura matricial, dependiendo de un Patrocinador y de un Cliente.
