PRINCE2® (Projects in Controlled Environments) es una metodología de gestión de proyectos realmente efectiva. Desde que se editó la primera versión en el año 1996, ha sido implementada por gran cantidad de organizaciones, empresas e, incluso, países en todo el mundo. En 2017, se actualizó el manual en el que se definen sus principios, temas y procesos: Managing Successful projects with PRINCE2®, que recoge las experiencias y tendencias en el mundo de la gestión de proyectos.
Esta es una metodología muy ágil y fácil de adaptar. En la nueva versión, se profundiza en la forma de flexibilizar y adecuar el método a las características específicas de cada proyecto y organización. El concepto de tailoring (identificar la cantidad necesaria de gestión para controlar el proyecto correctamente) es clave, además de ser uno de los valores añadidos que un Project Manager puede aportar en el proyecto.
Para entender la pregunta, la podemos reformular de la siguiente manera: ¿Si puedo gestionar mi proyecto con el nivel de control deseado y necesario con 50 horas, mejoraría el resultado final, si le dedico el doble?
Con toda seguridad, no.
Así, la clave no es dedicar mucho tiempo a labores de estimación, planificación y control, sino identificar la mejor estrategia y determinar el mínimo esfuerzo necesario a realizar. Este objetivo no es nada sencillo, en un extremo nos podríamos encontrar con una gestión muy burocratizada -robótica o mecánica-, pero si no se implementan los controles suficientes, estaríamos inmersos en una gestión que podríamos llamar heroica, luchando con las sorpresas y pensando sólo en sobrevivir «día a día».
La gestión por excepción, consiste en que, para cada una las seis áreas de rendimiento de un proyecto -tiempo, costo, alcance, calidad, riesgo y beneficio- se establecen objetivos. En caso de que surja cualquier imprevisto o riesgo que supere estos objetivos, el director de proyecto debe escalar la situación al nivel de gestión superior (Junta de Proyecto –Ejecutivo en última instancia-), para que se tome una decisión.
Pero el proyecto podría volverse extremadamente burocrático, lento y pesado. Ya que, en un proyecto, tanto la incertidumbre como los cambios son características intrínsecas. El enfoque de PRINCE2® está pensado para que cada nivel de gestión tenga capacidad de decisión propia –sin tener que escalar el problema-, hasta un nivel determinado, según el nivel de control deseado.
De esta forma, se intenta reducir la microgestión (se produce cuando el nivel superior vigila y controla todo el trabajo que está haciendo el inferior con excesiva presencia y detalle). Esto es negativo dentro de una organización, ya que el ejecutivo dedica su tiempo a labores que no generan valor, respecto a su rol específico, del cual se espera que tome decisiones relevantes sobre el proyecto y que se oriente hacia aspectos más estratégicos. Y, desde el punto de vista del que está siendo microgestionado, al percibir que no dispone de la confianza de sus superiores, puede desmotivarse, pensando que, haga lo que haga, aunque sea algo muy sencillo, va a ser revisado y enmendado.
Sin llegar a lo que le pasa a Dilbert…
Una vez establecidos los objetivos, también se puede hacer lo propio con las tolerancias, que las podríamos definir como las desviaciones permitidas sobre el objetivo (por arriba y por abajo), que, si no son superadas, el director de proyecto tiene libertad para tomar las decisiones necesarias, sin tener que consultar con el nivel superior de gestión. Solo en caso de que la cuestión o el riesgo superase las tolerancias, nos encontraríamos con una excepción, y en este caso, sí que se debería escalar el asunto para una toma de decisión en el nivel superior.
Como podemos ver en los siguientes 3 pasos:
Hay que resaltar que estas tolerancias son para conseguir un alcance planificado, por lo que, si se quisiera añadir una mejora o una nueva funcionalidad, nunca se podría financiar de dichas tolerancias.
De este modo, el director de proyectos tiene mayor margen de maniobra e independencia y se consigue que el proyecto esté menos burocratizado. Al combinar este principio con la gestión por fases, dividiendo el proyecto en etapas estancas y una estructura de información y reportes adecuada, se puede establecer el nivel de control deseado sobre el proyecto, de una forma realmente eficaz.
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Puedes utilizar estos esquemas generales para descubrir cómo se relacionan las actividades y documentos de PRINCE2 y como referencia en el desarrollo de procesos basados en ésta metodología.
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