En la gestión de proyectos, Kanban es un sistema basado en el uso de tarjetas, que nos permite ver de un vistazo el estado actual de la actividad en los proyectos y tareas de los que somos responsables. De este modo, conseguimos centrar nuestra actividad en la realización de las acciones que debemos llevar a cabo en cada momento, con el objetivo tener controlando el desarrollo del trabajo.
El tablero Kanban es una de las herramientas más populares utilizadas en gestión ágil de proyectos (Metodología Scrum) por su efectividad para la mejora de la transparencia, la productividad y la eficiencia de las organizaciones.
La realización de las tareas de nuestro día a día, lleva asociado un flujo constante de información que debemos gestionar. A pesar de haber trabajado a tope, hay días en los que uno tiene la sensación de haber hecho muy poco, y que termina el día con más trabajo que al principio.
El sistema Kanban puede ayudarnos a organizarnos mejor y a llevar el control de las tareas realizadas y las que están pendientes.
Kanban es un tablero muy sencillo de montar, empleando únicamente una panel o tablero, rotuladores y post-its. En Scrum se denomina Scrum Board.
El tablero se estructura en cuatro columnas, que representan el flujo de actividad que deberán recorrer las tareas a realizar, las columnas se nombran:
Definimos las diferentes tareas que vamos a realizar en nuestro proyecto y que vamos a gestionar con nuestro tablero Kanban, cada una de las tareas la anotaremos en una tarjeta.
Es importante que definamos adecuadamente las tareas, para ello realizaremos lo siguiente:
La Entrada (Backlog/To Do) es la etapa donde vamos acumulando las tareas que se van recibiendo.
Según la cadencia de trabajo que hayamos definido iremos pasando tareas desde la “Entrada” hasta la fase “Pendiente”.
En este punto es donde comienza el trabajo efectivo sobre la tarea. En ese momento es cuando pasamos la tarjeta de “Pendiente” a “En curso”.
Las tareas que están “En curso” no deben ser muchas. Si la columna “En curso” contiene muchas tareas podemos pensar que algo no es correcto y se está generando un cuello de botella; en este caso deberemos analizar las causas y actuar para desatascar el cuello de botella y que las tareas fluyan con normalidad a lo largo del tablero.
En el momento en que terminamos la tarea la pasamos a la columna “Hecho”.
